Configuration DocuWare - Présentation

Configuration DocuWare contient 28 modules que vous pouvez utiliser pour configurer DocuWare. Cette vue d'ensemble indique les autorisations requises pour qu'un module de configuration soit visible dans Configuration DocuWare. Cette vue d'ensemble concerne DocuWare Cloud ; si l'installation sur site diffère de ces paramètres, cela est signalé.

Paramètres généraux

Paramètres de l'organisation

Gérez les paramètres généraux de votre organisation DocuWare.

  • rôle requis : Administrateur d'organisation

  • droit fonctionnel requis : aucun

  • disponible sur site : oui

Vue d'ensemble du produit

Affichez votre plan d'abonnement au produit et votre volume de stockage et assignez les licences d'utilisateur.

  • rôle requis : Administrateur d'organisation

  • droit fonctionnel requis : aucun

  • disponible sur site : non

Gestion des utilisateurs

Créez et gérez des utilisateurs, des rôles et des profils et octroyez des droits d'accès aux armoires et aux outils de configuration.

  • rôle requis : aucun

  • droit fonctionnel requis : Gérer les utilisateurs

  • disponible sur site : oui

Rapports d'audit

Affichez tous les événements journalisés pour DocuWare et assurez la transparence sur ce qu'il advient de vos documents et données.

  • rôle requis : aucun

  • droit fonctionnel requis : Afficher les rapports d'audit

  • disponible sur site : oui

Services de messagerie

Connectez DocuWare à des serveurs IMAP ou Exchange pour que les utilisateurs de votre organisation puissent archiver leurs messages électroniques.

  • rôle requis : Administrateur d'organisation

  • droit fonctionnel requis : aucun

  • disponible sur site : oui, nécessite également une licence Connect to Mail

Reconnaissance texte et codes-barres

Personnalisez les paramètres pour que DocuWare puisse reconnaître le texte et les codes-barres dans les documents.

  • rôle requis : aucun

  • droit fonctionnel requis : Configurer la reconnaissance de texte et de codes-barres

  • disponible sur site : oui, nécessite également une licence Barcode+Forms

Solutions clés en main

Importez des solutions clés en main contenant l'ensemble des armoires, workflows, formulaires etc. nécessaires.

Capturer

Traitement des documents

Définissez la façon dont les documents sont importés et indexés avec un scanner, lors de l'impression ou à partir de dossiers contrôlés.

  • rôle requis : aucun

  • droit fonctionnel requis : Configurer le traitement de document

  • disponible sur site : oui, (la configuration complète nécessite également des licences DocuWare Import et Barcode & Forms)

Formulaires

Enregistrez les données de manière structurée dans des formulaires électroniques et utilisez-les comme termes d'index dans l'armoire, par exemple, pour un traitement ultérieur automatique.

  • rôle requis : aucun

  • droit fonctionnel requis : Configurer les formulaires

  • disponible sur site : oui, nécessite également une licence DocuWare Forms

E-mail Outlook

Stockez les messages électroniques de comptes IMAP ou Exchange (voir services de messagerie) et indexez-les automatiquement pendant l'importation.

  • rôle requis : aucun

  • droit fonctionnel requis : Configurer Connect to Outlook

  • disponible sur site : oui, nécessite également une licence Connect to Outlook

Généralités sur les messages électroniques

Stockez les messages électroniques de comptes IMAP ou Exchange (voir services de messagerie) et indexez-les automatiquement pendant l'importation.

  • rôle requis : aucun

  • droit fonctionnel requis : Configurer Connect to Mail

  • disponible sur site : oui, nécessite également une licence Connect to Mail

Indexation

Assistance d'indexation

Définissez la façon dont les documents sont importés et indexés avec un scanner, lors de l'impression ou à partir de dossiers contrôlés.

  • rôle requis : aucun

  • droits fonctionnels requis : Configuration de masques de champ, configuration de listes de sélection

  • disponible sur site : oui

Intelligent Indexing

Configurez Intelligent Indexing pour indexer automatiquement vos documents afin d'éviter tout travail inutile au moment du stockage.

  • rôle requis : aucun

  • droit fonctionnel requis : Configurer Intelligent Indexing

  • disponible sur site : oui, nécessite également une licence Intelligent Indexing

Autoindex

Utilise les métadonnées d'un document existant dans une autre application pour l'indexation dans DocuWare.

  • rôle requis : aucun

  • droit fonctionnel requis : Configurer Autoindex

  • disponible sur site : oui, nécessite également une licence AutoIndex

Stockage de documents

Armoires

Créez des armoires et définissez des champs index pour structurer vos données. Configurez des boîtes de dialogue pour stocker et rechercher des documents.

  • rôle requis : aucun

  • droit fonctionnel requis : Configurer les armoires

  • disponible sur site : oui, nécessite également une licence Task Manager pour une configuration complète

Relations de document

Appelez les documents associés à un autre document. Les liens sont disponibles à la fois dans la liste de résultats et dans la Visionneuse.

  • rôle requis : aucun

  • droit fonctionnel requis : Configurer les armoires

  • disponible sur site : oui

Politiques de suppression

Indiquez les documents à supprimer d'une armoire à des intervalles spécifiés.

  • rôle requis : aucun

  • droit fonctionnel requis : Configurer les règles de suppression

  • disponible sur site : oui

Transfert

Transférez des documents vers une autre armoire électronique à des intervalles spécifiés.

  • rôle requis : aucun

  • droit fonctionnel requis : Configurer le transfert de document

  • disponible sur site : oui

Synchronisation

Gardez deux armoires au même niveau en les synchronisant à des intervalles spécifiés.

  • rôle requis : aucun

  • droit fonctionnel requis : Configurer la synchronisation de l'armoire

  • UNIQUEMENT disponible sur site

Collaboration

Notifications

Configurez des notifications par message électronique à envoyer automatiquement lorsque des documents sont stockés, ou des entrées d'index modifiées.

  • rôle requis : aucun

  • droit fonctionnel requis : Configurer les notifications

  • disponible sur site : oui, nécessite également une licence Task Manager

Request

Exportez des documents vers une armoire électronique autonome. Cela signifie que ces documents peuvent également être recherchés et affichés sans DocuWare. Cela est utile, par exemple, en cas de collaboration avec des prestataires de services externes.

  • rôle requis : aucun

  • droit fonctionnel requis : Configurer Request

  • disponible sur site : oui

Tampons

Créez des tampons pouvant être apposés sur des documents dans la visionneuse pour les marquer ou modifier les données d'index.

  • rôle requis : aucun

  • droit fonctionnel requis : Configurer le tampon

  • disponible sur site : oui

Personnalisé

Bacs

Créez des bacs pour modifier des documents, les agrafer ou les pré-indexer par exemple, avant de les stocker dans une armoire.

  • rôle requis : aucun

  • droit fonctionnel requis : Configurer les bacs

  • disponible sur site : oui

Intégrations

Smart Connect

Connectez des applications de tout type à DocuWare. Transférez des dossiers de n'importe quelle interface logicielle en tant qu'index vers DocuWare, ou recherchez directement dans DocuWare depuis d'autres applications.

  • rôle requis : aucun

  • droit fonctionnel requis : Configurer Smart Connect

  • disponible sur site : oui, nécessite également une licence Smart Connect

Services Web

Connectez DocuWare à des services Web pouvant être utilisés pour communiquer et s'intégrer à des applications externes.

  • rôle requis : aucun

  • droit fonctionnel requis : Configurer les services Web

  • disponible sur site : oui

Webhooks

Exportation des données au format JSON, sur certains événements, vers un service Web tiers.

  • rôle requis : Administrateur d'organisation

  • droit fonctionnel requis : aucun

  • disponible sur site : oui

Exportation de données

Permet l'échange de données avec des applications tierces en exportant des index dans le format préféré de l'application.

  • rôle requis : aucun

  • droit fonctionnel requis : DocuWare Export

  • disponible sur site : oui, nécessite également une licence DocuWare Export

FTP

Téléchargez des documents dans vos bacs via FTP.

  • rôle requis : Administrateur d'organisation

  • droit fonctionnel requis : aucun

  • disponible sur site : non