Les documents sont fréquemment interconnectés. Il peut s'agir de notes de livraison et de factures correspondantes, ou de messages électroniques, de plans ou de comptes-rendus relatifs à un projet spécifique. Les relations de document vous aident à accéder rapidement et facilement aux informations associées à un document grâce à une liste de résultats disponible dans le Web Client et la visionneuse.
Exemple d'application :
Les bons de commande sont stockés dans une armoire électronique. Les factures et bons de livraison associés sont stockés dans une autre armoire. Ces documents appartenant tous à la même commande et ayant tous le même numéro, la relation est définie avec ce numéro. Si vous sélectionnez la commande avec le numéro 123456 dans la liste de résultats ou l'ouvrez dans la visionneuse, vous pouvez utiliser la relation de document pour répertorier la facture 123456 et la note de livraison 123456 dans une autre liste de résultats et les ouvrir ensuite à partir de là dans la visionneuse.
Dans la configuration, vous pouvez définir les documents pour lesquels vous souhaitez établir des relations, ainsi que les autres documents que vous souhaitez voir liés. Les documents liés peuvent se trouver dans la même armoire électronique ou dans une armoire différente. Vous définissez les relations entre les documents grâce à leurs entrées dans l'index ou les champs système.
Configurer des relations de document
Vous trouverez davantage d'informations sur la configuration des relations de document directement dans l'interface utilisateur par le biais des icônes d'informations 
. Vous trouverez ci-dessous des informations supplémentaires au sujet des règles concernant la connexion entre les documents.
Règles de lien
Champ d'index/système
Pour une règle, sélectionnez tout d'abord un champ dans l'armoire électronique avec les documents que vous souhaitez mettre en relation. Déterminez ensuite l'apparence que doit avoir l'entrée de champ afin d'être reconnue comme document lié.
Opérateur
Sélectionnez un opérateur pour préciser l'entrée du champ. Différents opérateurs sont disponibles en fonction du type de champ (texte, date, numérique). La règle est déjà complète pour les opérateurs Est vide et N'est pas vide mais les autres règles nécessitent davantage d'informations.
Type d'entrée + entrée
Entrée spécifique à l'utilisateur :
Saisissez ici une entrée fixe avec laquelle comparer l'entrée du premier champ sélectionné.Entrée prédéfinie :
Ici se trouvent des valeurs telles que Nom d'utilisateur ou Date actuelle. Ceci fait alors référence à l'utilisateur qui utilise la relation de document ou à la date à laquelle la relation de document est utilisée. Ce type peut être utilisé pour cibler des documents stockés par l'utilisateur lui-même.
Les fonctions système Groupe de l'utilisateur et Rôle de l'utilisateur sont attribuées aux champs index de type mot-clé et texte. Cela permet de vérifier si l'utilisateur appartient à un groupe ou à un rôle saisi dans ce champ index. Ce n'est qu'ensuite que l'utilisateur peut accéder aux documents. À l'exemple d'application
L'assignation se fait à l'aide des opérateurs suivants :
Mot clé :
Contient — au moins un mot-clé correspond à l'un des rôles/groupes d'utilisateurs
Champ Texte :
Est égal — le champ de texte correspond à l'un des rôles/groupes d'utilisateurs
N'est pas égal — le champ de texte ne correspond à aucun des rôles/groupes d'utilisateursChamp de l'armoire électronique des documents source :
Choisissez ce type afin de lier les documents à mettre en relation selon leurs entrées d'index. Sélectionnez ensuite un champ d'index ou système de l'armoire électronique source.
Si vous créez plusieurs règles, vous pouvez les associer à l'aide de ET et OU.