Transfert

Le module Transfert déplace ou copie des quantités importantes de documents d'un système sur site vers une autre armoire. L'armoire cible peut se trouver dans une autre organisation ou dans un autre système DocuWare.

Transfert remplace Export workflow

Le module Transfert remplace Export workflow dans DocuWare Administration à partir de la version 7 de DocuWare. Avec Transfert, contrairement à Export workflow, toutes les versions de document peuvent être transférées, sous réserve que la gestion de version soit activée pour l'armoire source et cible.

Un transfert inclut désormais non seulement les entrées d'index mais également les entrées système d'un document, ainsi que les informations plein texte.

Comparaison Transfert et Synchronisation

Transfert et Synchronisation sont deux modules de déplacement et de copie des documents et des données d'index d'une armoire vers une autre. Le contexte d'utilisation diffère cependant :

  • Avec Synchronisation vous pouvez conserver deux armoires au même état. Une tâche de synchronisation est exécutée régulièrement ou à heures fixes. Les documents et données d'index peuvent être échangés dans les deux sens : de la source à une armoire cible et vice versa.

  • Un transfert représente un transfert unique de documents vers une autre armoire. Voici par exemple un contexte d'utilisation : des documents sont exportés en masse d'un système sur site vers une armoire Cloud. Contrairement à la synchronisation, un transfert peut également transférer les versions d'un document, à condition que la gestion des versions soit activée pour les armoires source et cible. En outre, la requête de filtre vous permet de spécifier clairement les documents à transférer.

Vous trouverez davantage d'informations sur la configuration dans l'interface utilisateur par le biais des icônes d'informations.

Paramètres par défaut

Le module Transfert est visible dans DocuWare Configuration pour les utilisateurs disposant du droit fonctionnel Transfert.

L'accès à l'armoire source et cible est requis pour créer des configurations de transfert.

Pour que les utilisateurs puissent voir, modifier et exécuter une configuration de transfert dans la vue d'ensemble, ils doivent se voir assigner les droits appropriés dans l'onglet Autorisations de l'assistant.

Droit fonctionnel Transfert

Le droit fonctionnel Configurer le transfert de document est assigné dans la gestion des utilisateurs de la configuration DocuWare.

Droits des armoires

Les droits des armoires suivants sont requis pour exécuter une tâche de transfert :

Armoire source

Armoire cible

  • Afficher les documents

  • Recherche

  • Supprimer les documents (facultatif pour l'option « Supprimer les documents transférés de l'armoire source »)

  • Afficher les documents

  • Stockage

  • Recherche

et les droits des champs

Armoire source

Armoire cible

  • aucun

  • Écriture

  • Autoriser de nouvelles entrées

Les droits des armoires et les droits des champs peuvent être assignés dans DocuWare Configuration :

Droits des armoires : Armoires > Armoire x > Paramètres avancés > Profils définis par l'utilisateur > Profils x > Armoire > Autorisations générales

Droits des champs : Armoires > Armoire x > Paramètres avancés > Profils définis par l'utilisateur > Profils x > Armoire > Champs d'index.

Informations supplémentaires

Vous trouverez plus d'informations sur la configuration des tâches de transfert directement dans l'interface utilisateur via les icônes d'information.

Informations supplémentaires sur l'utilisation de Transfert :

  • L'ID de document est recréé dans l'armoire cible.

  • Les workflows d'exportation existants sont transférés vers le module Transfert. Réinitialiser la planification peut s'avérer nécessaire.

  • Au moins un champ de l'armoire source doit être lié à un champ dans l'armoire cible afin que la configuration puisse être enregistrée.

  • Les champs de tableau sont assignés automatiquement. Les noms et le type de colonnes doivent être identiques.

  • Une configuration affiche toujours l'heure d'exécution de la tâche dans le fuseau horaire dans lequel la configuration a été créée. Si votre fuseau horaire Windows est différent, une liste s'affichera pour que vous puissiez sélectionner votre fuseau horaire. Cela permet de personnaliser plus facilement l'exécution de la tâche puisque vous n'avez pas besoin de calculer le décalage horaire : cependant, l'heure d'exécution n'est pas repoussée automatiquement.

  • Le transfert ne transfère pas les documents qui se trouvent dans la corbeille. Si l'option Supprimer les documents de l'armoire source après le transfert est sélectionnée lors de la configuration du travail de transfert, les documents seront supprimés de l'armoire source après le transfert vers l'armoire cible et seront donc déplacés vers la corbeille.