Services de messagerie

Tous les utilisateurs d'une organisation peuvent accéder aux connexions aux serveurs IMAP ou Exchange pour archiver des courriers électroniques depuis leurs boîtes de réception dans DocuWare.    

Attribuez un service de messagerie à votre compte de messagerie pour établir la connexion au fournisseur.

Le 24 septembre, DocuWare a remplacé l'authentification par cookie pour les applications tierces par l'authentification moderne et sécurisée oAuth2. La prise en charge de l'authentification de base dans DocuWare reste inchangée et peut toujours être utilisée si votre service de messagerie la prend en charge.

Cependant, pour les clients de Gmail (Workspace), l'authentification de base devient obsolète. L'arrêt des connexions via l'authentification de base ou les mots de passe d'application a été annoncé par Google d'ici la fin du mois de septembre 2024. oAuth2 est destiné à remplacer l'authentification de base en tant qu'alternative plus sûre.

Pour plus de détails, voir ci-dessous.

Réception

Créez des connexions aux serveurs IMAP ou Exchange pour importer et stocker les messages électroniques de vos comptes de messagerie dans DocuWare.    

Attribuez un service de messagerie à votre compte de messagerie pour établir la connexion au fournisseur. Tous les utilisateurs de votre organisation peuvent accéder au connexions de messagerie créées ici.

Notez, pour la connexion de services de messagerie Exchange : DocuWare se connecte à votre boîte de réception Exchange via un compte Représentant Exchange et l'utilisation des Services « Exchange Web Services ». Ce compte Représentant a été authentifié par la méthode d'authentification de base dans les versions antérieures de Docuware. À partir du second semestre 2021, cette méthode d'authentification ne sera plus utilisée pour les comptes Office 365 et Exchange Online. C'est pour cette raison que DocuWare s'appuie sur la méthode d'authentification « OAuth2 ».    

• Clients Cloud : DocuWare Cloud dispose déjà de tous les éléments nécessaires pour se connecter à votre compte de message ie Office 365 avec Oauth2. Accédez à votre plugin Messagerie générale et connectez-vous directement à votre compte Office 365.
  D'autre part, un enregistrement de l'application OAuth est nécessaire pour les comptes de messagerie Office 365 / Exchange Online hébergés sur Azure National Cloud. Dans ce cas, l'enregistrement est le même que pour les clients sur site - voir ci-dessous.                      

• Clients sur site : Suivez les instructions de Microsofts Office Dev Center pour configurer correctement l'enregistrement d'une application OAuth dans le répertoire Active Directory Azure de votre entreprise. [https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/client-developer/exchange-web-services/how-to-authenticate-an-ews-application-by-using-oauth#register-your-application]          

Pour plus d'informations sur la configuration d'une connexion OAuth2, consultez le site Web de l'Assistance DocuWare.    

Remarque concernant la connexion des services de messagerie IMAP :

Pour activer les connexions au service de messagerie IMAP à l'aide de l'authentification OAuth2 pour Gmail (Workspace) ou d'autres serveurs IMAP prenant en charge OAuth, certaines mises à jour de la configuration sont nécessaires.

Si vous souhaitez utiliser OAuth2 pour accéder à leurs services Gmail, Outlook.com ou autres services IMAP, établissez une application client OAuth dans leurs comptes de plateforme correspondants, tels que Google Cloud Console ou Azure AD/Entra.

Gmail (espace de travail):

• OAuth 2.0 pour les applications Web côté client > Autorisation > Google pour les développeurs
  

• Configurez l'écran de consentement OAuth et choisissez scopes > Google Workspace > Google for Developers.
  

Office365 IMAP:

• Authentifier une connexion IMAP, POP ou SMTP à l'aide d'OAuth > Microsoft Learn  

Envoyer

DocuWare offre la possibilité d'envoyer des e-mails aux utilisateurs directement depuis le système. Par exemple, un client peut recevoir une facture par courrier dans le cadre d'un workflow. Ou un salarié est averti lorsqu'un document le concernant a été archivé.    

Entrez une connexion à votre propre serveur SMTP pour envoyer des -mails à partir d'une adresse personnalisée - par exemple "workflow@peters-engineering.com" - et non de l'adresse système DocuWare.

Vous pouvez utiliser une connexion SMTP pour les avis et une pour les workflows. Activer la connexion pour le composant correspondant.

L'authentification de base (par nom d'utilisateur et mot de passe) est toutefois un mécanisme d'authentification obsolète pour les SMTP Office 365 et Gmail (Workspace). Si vous utilisez le successeur OAuth2, vous devez créer vos propres connexions au service de messagerie SMTP avec l'authentification OAuth2 pour vos SMTP Office365 ou Gmail (Workspace).

Remarque à l'attention des administrateurs :

Une configuration de service de messagerie qui ne fonctionne pas correctement et qui ne délivre pas les e-mails aux utilisateurs DocuWare déclenche des notifications automatiques par e-mail à l'administrateur DocuWare de l'organisation concernée. Elles contiennent des informations sur le problème et des propositions de solution.

Les notifications par e-mail sont envoyées pendant trois semaines au maximum. Pendant cette période, il est recommandé aux administrateurs de résoudre les problèmes. Après cette période, les notifications cessent. Les journaux d'e-mails associés seront supprimés et ne pourront pas être restaurés.