Tous les utilisateurs d'une organisation peuvent accéder aux connexions aux serveurs IMAP ou Exchange pour archiver des courriers électroniques depuis leurs boîtes de réception dans DocuWare.
Attribuez un service de messagerie à votre compte de messagerie pour établir la connexion au fournisseur.
À partir de septembre 2024 DocuWare a remplacé l'authentification par cookie pour les applications tierces par l'authentification moderne et sécurisée oAuth2. La prise en charge de l'authentification de base dans DocuWare reste inchangée et peut toujours être utilisée si votre service de messagerie la prend en charge.
Cependant, pour les clients de Gmail (Workspace), l'authentification de base devient obsolète. L'arrêt des connexions via l'authentification de base ou les mots de passe d'application a été annoncé par Google d'ici la fin du mois de septembre 2024. oAuth2 est destiné à remplacer l'authentification de base en tant qu'alternative plus sûre.
Pour plus de détails, voir ci-dessous.
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Créez des connexions aux serveurs IMAP ou Exchange pour importer et stocker les messages électroniques de vos comptes de messagerie dans DocuWare.
Attribuez un service de messagerie à votre compte de messagerie pour établir la connexion au fournisseur. Tous les utilisateurs de votre organisation peuvent accéder au connexions de messagerie créées ici.
Services de messagerie Exchange
Compte Représentant et OAuth2
DocuWare se connecte à votre boîte de réception Exchange via un compte Représentant Exchange et l'utilisation des Services « Exchange Web Services ». Ce compte Représentant a été authentifié par la méthode d'authentification de base dans les versions antérieures de Docuware. À partir du second semestre 2021, cette méthode d'authentification ne sera plus utilisée pour les comptes Office 365 et Exchange Online. C'est pour cette raison que DocuWare s'appuie sur la méthode d'authentification « OAuth2 ».
Clients Cloud : DocuWare Cloud dispose déjà de tous les éléments nécessaires pour se connecter à votre compte de message ie Office 365 avec Oauth2. Accédez à votre plugin Messagerie générale et connectez-vous directement à votre compte Office 365.
D'autre part, un enregistrement de l'application OAuth est nécessaire pour les comptes de messagerie Office 365 / Exchange Online hébergés sur Azure National Cloud (en anglais). Dans ce cas, l'enregistrement est le même que pour les clients sur site - voir ci-dessous.Clients sur site : Suivez les instructions de Microsofts Office Dev Center (en anglais) pour configurer correctement l'enregistrement d'une application OAuth dans le répertoire Active Directory Azure de votre entreprise.
Pour plus d'informations sur la configuration d'une connexion OAuth2, consultez le site Web de l'Assistance DocuWare (en anglais).
Remplacer les intégrations Exchange Web Services par l'API Graph
Microsoft retirera Exchange Web Services (EWS) pour Exchange Online après octobre 2026. Toute intégration reposant sur EWS, y compris DocuWare Connect to Mail, cessera alors de fonctionner.
Pour rester compatible, supprimez ou désactivez vos configurations de messagerie basées sur EWS et recréez-les avec l’API Graph.
Procédure : désactivez ou supprimez la configuration existante, créez-en une nouvelle via la passerelle Graph API et associez-la aux paramètres généraux de Connect to Mail. Il est possible d’ouvrir une configuration EWS existante et de changer simplement la passerelle de « EWS » à « Graph API », mais DocuWare recommande de créer de nouvelles configurations Graph API pour des résultats optimaux.
L’API Graph couvre la plupart des fonctions courantes d’EWS ; certaines fonctionnalités avancées peuvent toutefois ne pas être disponibles immédiatement. EWS et Graph API coexisteront pendant la période de transition, mais DocuWare conseille de migrer au plus tôt.
Seul Exchange Online est concerné pour l’instant ; le support EWS des serveurs Exchange locaux suit son propre cycle de vie.
Comment remplacer les intégrations Exchange Web Services par l'API Graph
Pré-requis : Vous devez disposer d’un accès administrateur Microsoft Entra pour enregistrer l’application et accorder le consentement.
Enregistrez une application dans Microsoft Entra
Allez dans Portail d’administration Entra > App registrations > New registration.
Configurez les redirect URIs, Certificates et Secrets.
Notez l’Application (client) ID.
Demandez les autorisations
Définissez les autorisations Graph API requises (Mail.ReadWrite, offline_access, openid).
.png)
Attribuez les autorisations en mode Delegated ou Application, selon vos besoins.
Consentement et autorisations - Entra App
Aucun « upgrade » automatique : la migration vers Graph API exige un consentement administrateur/utilisateur pour la nouvelle application Entra.
Accordez le consentement une fois par combinaison tenant/application.
Accordez le consentement:
Connectez-vous au portail Entra en tant qu’administrateur.
Ouvrez l’application enregistrée, puis sélectionnez API permissions.
Cliquez sur Grant admin consent for Organization.
Tous les utilisateurs de l’application disposeront désormais de l’accès.
Ajoutez un service de messagerie dans DocuWare
Ouvrez Configurations de DocuWare > Services des messagerie
Ajoutez un nouveau service de type Exchange.
Sélectionnez Authentication type > Use OAuth2 Authentication.
Saisissez les Authentication Details créés dans l’app Entra.
Vérifiez que l’option Use Graph API est choisie comme Email Gateway.
Services de messagerie IMAP
Pour activer les connexions au service de messagerie IMAP à l'aide de l'authentification OAuth2 pour Gmail (Workspace) ou d'autres serveurs IMAP prenant en charge OAuth, certaines mises à jour de la configuration sont nécessaires.
Si vous souhaitez utiliser OAuth2 pour accéder à leurs services Gmail, Outlook.com ou autres services IMAP, établissez une application client OAuth dans leurs comptes de plateforme correspondants, tels que Google Cloud Console ou Azure AD/Entra.
Gmail (espace de travail):
Office365 IMAP:
Envoyer
DocuWare offre la possibilité d'envoyer des e-mails aux utilisateurs directement depuis le système. Par exemple, un client peut recevoir une facture par courrier dans le cadre d'un workflow. Ou un salarié est averti lorsqu'un document le concernant a été archivé.
Entrez une connexion à votre propre serveur SMTP pour envoyer des -mails à partir d'une adresse personnalisée - par exemple "workflow@peters-engineering.com" - et non de l'adresse système DocuWare.
Vous pouvez utiliser une connexion SMTP pour les avis et une pour les workflows. Activer la connexion pour le composant correspondant.
Connexion SMTP obligatoire pour la réinitialisation du mot de passe
L'envoi de l'e-mail de réinitialisation du mot de passe nécessite une connexion SMTP fonctionnelle. Sans cela, les utilisateurs risquent de ne pas pouvoir modifier leur mot de passe.
L'authentification de base (par nom d'utilisateur et mot de passe) est toutefois un mécanisme d'authentification obsolète pour les SMTP Office 365 et Gmail (Workspace). Si vous utilisez le successeur OAuth2, vous devez créer vos propres connexions au service de messagerie SMTP avec l'authentification OAuth2 pour vos SMTP Office365 ou Gmail (Workspace).
Remarque à l'attention des administrateurs
Corrigez les configurations de votre service de messagerie
Une configuration de service de messagerie qui ne fonctionne pas correctement et qui ne délivre pas les e-mails aux utilisateurs DocuWare déclenche des notifications automatiques par e-mail à l'administrateur DocuWare de l'organisation concernée. Elles contiennent des informations sur le problème et des propositions de solution.
Les notifications par e-mail sont envoyées pendant trois semaines au maximum. Pendant cette période, il est recommandé aux administrateurs de résoudre les problèmes. Après cette période, les notifications cessent. Les journaux d'e-mails associés seront supprimés et ne pourront pas être restaurés.
Affichez correctement les caractères non ASCII dans les e-mails
Lors de l’envoi de messages contenant des caractères non ASCII (lettres accentuées, symboles ou écritures non latines), leur rendu dépend du fournisseur SMTP expéditeur, du fournisseur SMTP destinataire et du client de messagerie. Les limitations des standards de codage d’e-mail peuvent produire des caractères illisibles dans l’objet, le corps ou les noms de pièces jointes.
Pour garantir la compatibilité :
Configurer le client de messagerie
Vérifiez qu’il prend en charge l’encodage UTF-8 pour les messages envoyés et reçus. UTF-8 est la norme pour les caractères internationaux.
Choisir un fournisseur SMTP compatible UTF-8
Si vous rencontrez des problèmes avec notre fournisseur SMTP par défaut, envisagez d’utiliser votre propre fournisseur SMTP.
Assurez-vous que votre fournisseur SMTP et celui du destinataire prennent en charge l’extension SMTPUTF8 pour transmettre correctement les adresses et contenus internationalisés.
Conseils supplémentaires
Testez les e-mails contenant des caractères non ASCII avec différents clients et fournisseurs.
Consultez la documentation de votre fournisseur SMTP pour savoir comment activer UTF-8 et les fonctions d’internationalisation.