Les documents dans les processus de travail sont traités par différents employés et archivés dans différentes armoires, ce qui nécessite un équilibre entre des contrôles d'accès stricts pour l'authenticité et l'intégrité des données, et une flexibilité pour un fonctionnement fluide.
Par exemple, les décideurs doivent consulter les documents d'un processus de travail pour accomplir leurs tâches, même s'ils n'ont pas accès à l'armoire dans laquelle le document du processus de travail est archivé. Les autorisations de l'armoire doivent s'appliquer pour garantir que les documents restent protégés et ne puissent pas être consultés ou modifiés de manière inappropriée.
Les actions administratives telles que la création, la modification et la gestion des processus de travail doivent être soigneusement contrôlées. Des interruptions involontaires ou délibérées d'un processus de travail peuvent avoir un impact critique sur l'efficacité de l'entreprise.
Pour garantir à la fois flexibilité et sécurité, le Workflow Manager de DocuWare offre un concept d'autorisations granulaire avec contrôle d'accès et fonctionnalités. Les autorisations au sein du Workflow Manager fonctionnent et interagissent sur deux niveaux : la gestion et la surveillance des processus de travail, et l'exécution des processus de travail.
Autorisations pour la gestion et la surveillance des processus de travail
Pour prévenir les interruptions involontaires ou intentionnelles d'un processus de travail, l'accès au Workflow Designer est protégé – seuls les utilisateurs disposant du droit fonctionnel Concevoir des processus de travail peuvent ouvrir le Workflow Designer dans la Configuration DocuWare.
Pour un contrôle d'accès plus granulaire, le Workflow Designer propose deux rôles : Conception et Contrôler.
Conception : Le rôle de Conception offre des autorisations complètes, notamment la gestion des autorisations et la publication des processus de travail.
Contrôler: Le rôle Contrôleur, en revanche, est plus limité. Un utilisateur ayant ce rôle peut créer, surveiller et arrêter des processus de travail, mais ne peut pas les modifier ni les supprimer.
Le rôle de Conception est donc davantage axé sur la surveillance, tandis qu'un Concepteur se concentre sur la création et la modification des processus de travail. Par exemple, le rôle de contrôleur permet à un chef d'équipe de surveiller les processus de travail de son équipe sans avoir besoin de connaissances approfondies ni des autorisations complètes d'un concepteur.
Aperçu de toutes les autorisations Conception et Contrôler
Autorisation | Rôle Conception | Rôle Contrôler |
|---|---|---|
Ouvrir le Workflow Designer | ||
Lister les processus de travail | ||
Afficher le processus de travail | ||
Créer un processus de travail | ||
Importer un processus de travail | ||
Dupliquer un processus de travail | ||
Modifier un processus de travail | ||
Supprimer un processus de travail | ||
Gérer les autorisations | ||
Publier un processus de travail | ||
Exporter un processus de travail | Administrateur de l'organisation uniquement | Administrateur de l'organisation uniquement |
Afficher les instances (également avec l'option Vue de surveillance des tâches dans le Web Client) | ||
Reprendre les instances (également avec l'option Vue de surveillance des tâches dans le Web Client) | ||
Arrêter les instances (également avec l'option Vue de surveillance des tâches dans le Web Client) |
Autorisations pour l'exécution du processus de travail
Pour garantir un processus fluide, les utilisateurs DocuWare peuvent consulter les tâches qui leur sont attribuées et les accomplir sans avoir besoin d'autorisations spéciales, pas même d'accès à l'armoire dans laquelle le document du processus de travail en cours est archivé.
Cela est rendu possible grâce à un utilisateur système – également appelé utilisateur du processus de travail – pour chaque configuration de processus de travail. L'utilisateur du processus de travail peut être n'importe quel utilisateur DocuWare, comme un utilisateur ayant le rôle de Concepteur ou un utilisateur générique. Les identifiants de cet utilisateur peuvent être utilisés pour accéder à l'armoire lors des activités automatisées au sein du processus de travail, comme l'assignation de données.
L'utilisateur système ou utilisateur du processus de travail peut être désigné uniquement pour l'exécution d'un ou plusieurs processus de travail, évitant ainsi aux employés d'accéder à des armoires contenant des documents sensibles.
Les utilisateurs sont créés dans Configurations DocuWare > Gestion des utilisateurs.
Droit fonctionnel Voir tous les utilisateurs
De plus, le droit fonctionnel Voir tous les utilisateurs est requis pour les rôles de Workflow Designer, Workflow Controller et utilisateur système, afin de garantir le bon fonctionnement des processus de travail.
Il est également requis pour tous les utilisateurs qui traitent des tâches de processus de travail si la liste de tâches du processus de travail contient des noms d'utilisateurs.
Où attribuer les autorisations
Rôle Conception : Configurations DocuWare > Workflow Designer > Canevas.
Rôle Contrôler : Configurations DocuWare > Workflow Designer > Canevas.
Utilisateur système ou utilisateur du processus de travail : Les utilisateurs sont créés dans Configurations DocuWare > Gestion des utilisateurs. Vous pouvez définir un utilisateur système pour une configuration de processus de travail dans Configurations DocuWare > Workflow Designer > Canevas.
Droit fonctionnel Concevoir des processus de travail : Configurations DocuWare > Gestion des utilisateurs > Utilisateur x > Profils de fonctions > Concevoir des processus de travail.
Droit fonctionnel Voir tous les utilisateurs : Configuration DocuWare > Gestion des utilisateurs > Utilisateur x > Profils de fonctions > Voir tous les utilisateurs.
FAQ
Comment DocuWare garantit-il à la fois flexibilité et sécurité dans la gestion des processus de travail ?
Le Workflow Manager de DocuWare utilise un concept d'autorisations granulaire qui équilibre le contrôle d'accès et les fonctionnalités.
Quelles actions un Concepteur peut-il effectuer dans le Workflow Designer ?
Un Concepteur peut gérer les autorisations, créer, modifier, supprimer et publier des processus de travail.
Quel est le rôle d'un Contrôleur dans la gestion des processus de travail ?
Un Contrôleur se concentre sur la surveillance des processus de travail. Il peut créer, arrêter et afficher des processus de travail, mais ne peut pas les modifier ni les supprimer.
Les utilisateurs doivent-ils avoir accès à l'armoire pour accomplir leurs tâches de processus de travail ?
Non, les utilisateurs peuvent accomplir les tâches qui leur sont attribuées sans avoir besoin d'accès à l'armoire dans laquelle les documents sont archivés.
Où peut-on attribuer les autorisations pour les rôles Concepteur et Contrôleur ?
Les autorisations pour les deux rôles peuvent être attribuées dans le canevas du Workflow Designer, dans la section Autorisations.