De nombreux documents à archiver ont déjà des métadonnées et des termes de recherche dans d'autres systèmes existants. L'outil Autoindex de DocuWare transfère ces données et les ajoute à l'armoire en tant que saisies index.
Vous pouvez utiliser des filtres pour sélectionner certains documents dans l'armoire en vue d'une indexation supplémentaire.
Les nouveaux mots d'index sont pris dans une source de données externe. Cela peut être une armoire DocuWare, une base de données (tableau, affichage ou commande SQL) ou un fichier. Un « matchcode » est utilisé pour assigner les enregistrements de données dans l'armoire à la source de données externe et inversement.
Lorsque les enregistrements de données associés se trouvent dans l'armoire et dans la source de données externe,
les contenus des champs dans l'enregistrement de données externes peuvent être extraits en tant qu'entrées d'index pour le document stocké
les entrées fixes (par exemple, « posté ») ou dynamiques (par exemple, la date actuelle) peuvent être assignées au document stocké en tant que mots d'index
les entrées d'index dans le document stocké peuvent être copiées dans l'enregistrement de données externes
les entrées fixes (par exemple, « utilisé ») ou dynamiques (par exemple, la date actuelle) peuvent être écrites dans l'enregistrement de données externes.
La section d'installation d'Autoindex n'est disponible que si vous avez acheté une licence DocuWare Autoindex et que le droit d'Autoindex est activé pour l'utilisateur ou le profil (dans la configuration DocuWare sous Général > Administration des utilisateurs).
En savoir plus sur l'utilisation de DocuWare Autoindex
Déclencheur
Vous pouvez trouver des informations sur la configuration d'Autoindex dans l'interface utilisateur par le biais des icônes d'informations 
. Voici quelques informations supplémentaires.
Programmation
L'intervalle de temps pour la répétition ne peut pas être inférieur à 60 minutes. Pour démarrer la tâche Autoindex immédiatement après l'enregistrement d'un document, utilisez le déclencheur d'événement d'armoire.
Données d'index
Source de données
Vous pouvez trouver des informations sur la configuration d'Autoindex dans l'interface utilisateur par le biais des icônes d'informations . Voici quelques informations supplémentaires.
Base de données de l'armoire
Autoindex peut surveiller et modifier les données d'index des documents archivés. Dans DocuWare Administration, il était nécessaire de spécifier l'armoire des fichiers source en tant que source de données distincte dans une étape ultérieure. Dans DocuWare Configuration, il suffit d'activer l'option base de données de l'armoire sous Source de données.
Fichier texte - accès au fichier
Autoindex peut lire et répondre : Le fichier est verrouillé contre les tentatives d'accès en mode écriture pendant l'exécution d'Autoindex
Lecture seule : D'autres applications pourront accéder au fichier lors de l'exécution d'Autoindex.
Utiliser une copie temporaire du fichier texte : Vous pouvez utiliser cette copie en tant que source pour l'indexation supplémentaire. Cela vous permet de vous assurer qu'aucune modification n'est apportée au fichier auquel Autoindex accède pendant son exécution. Cela permet d'apporter des modifications au fichier original lors de l'exécution Autoindex.
xx secondes avant qu'Autoindex accède au fichier texte
Saisissez ici le temps d'attente du système avant d'exécuter la tâche Autoindex, s'il trouve que le fichier vient d'être modifié. Une fois le temps spécifié écoulé, le système tente à nouveau d'accéder au fichier. Si la modification du fichier est totalement terminée, la tâche Autoindex démarre ; dans le cas contraire, le système reste en attente.
Filtres
Vous pouvez utiliser les filtres pour limiter le nombre de documents dont les mots d'index seront utilisés pour l'indexation supplémentaire pour la source de données externe. Cela accélère le processus de travail Autoindex. Les champs de table ne sont pas prises en charge pour le filtrage.
Matchcode
Vous pouvez trouver des informations sur la configuration d'Autoindex dans l'interface utilisateur par le biais des icônes d'informations . Voici quelques informations supplémentaires.
Champ correspondant
Vous devez définir au moins un matchcode.
Les champs plein texte, les champs de mots clés et les champs mémo ne sont pas répertoriés pour l'armoire source.
Liste de traitement
Vous spécifiez ici l'emplacement des enregistrements de données destinés à être exécutés (itérés).
Armoire : Autoindex utilise les filtres pour rechercher le premier document archivé auquel les données d'index doivent être ajoutées. L'enregistrement correspondant est ensuite recherché dans la source de données externe et l'indexation supplémentaire est effectuée. Autoindex recherche ensuite le document archivé suivant, et ainsi de suite.
Source des données : Autoindex utilise le filtre pour rechercher l'enregistrement de données externes à utiliser pour l'indexation supplémentaire. Il recherche ensuite le document correspondant dans l'armoire DocuWare et effectue l'indexation supplémentaire. Autoindex recherche ensuite l'enregistrement externe suivant, et ainsi de suite.
La sélection a les effets suivants :
Temps nécessaire pour l'exécution d'Autoindex : en fonction de la taille de l'armoire et du nombre de documents à indexer s'y trouvant, de la taille de la source de données externe et du nombre d'enregistrements de données externes utilisé, le temps nécessaire à l'exécution d'Autoindex peut varier considérablement. En règle générale, plus la quantité de données recherchée est petite, plus Autoindex peut être exécuté rapidement.
Ajoutez des informations si aucun enregistrement de données correspondant n'est trouvé : si aucune paire d'enregistrement de données correspondantes n'est trouvée avec le matchcode, les informations ne pourront être ajoutées qu'à l'emplacement contenant les enregistrements de données à exécuter. Exemples : Si l'armoire est parcourue, il est possible d'attribuer l'entrée d'index fixe « non posté » aux documents pour lesquels aucun enregistrement de données externe n'existe. Si à l'inverse, la source de données externes est parcourue, il est possible d'attribuer l'entrée « non utilisé » aux enregistrements de données externe pour lesquels aucun document archivé n'a été trouvé (à l'étape Répondre).
Ajoutez des enregistrements de données si aucun enregistrement de données correspondant n'est trouvé : Si aucune paire d'enregistrement de données correspondantes n'est trouvée avec le matchcode, les enregistrements de données pourront être ajoutés aux emplacements ne contenant pas d'enregistrements de données à exécuter. Exemples : Si l'armoire est parcourue, des enregistrements de données externes peuvent être créés pour les documents pour lesquels aucun enregistrement de données externe correspondant n'existe. L'entrée utilisée comme matchcode est écrite en tant qu'entrée dans l'enregistrement de données externe (à l'étape Répondre). Si, à l'inverse, la source de données externe est parcourue, vous pouvez créer des enregistrements de données dans DocuWare pour les enregistrements de données pour lesquels aucun document correspondant n'existe. L'entrée utilisée comme matchcode est écrite en tant qu'entrée d'index dans l'enregistrement de données DocuWare.
Selon que la liste de traitement est créée à partir de l'armoire ou de la source de données, d'autres options de transfert des données d'index sont disponibles ci-dessous.
Liste de traitements basée sur l'armoire
Vous pouvez trouver des informations sur la configuration d'Autoindex dans l'interface utilisateur par le biais des icônes d'informations
. Voici quelques informations supplémentaires
Plusieurs correspondances
Utiliser tous les enregistrements de données pour l'indexation | Cette opération écrit les valeurs de différents enregistrements de données externes dans un champ de mot clé dans l'armoire DocuWare. En l'absence de champ de mot clé, l'indexation se base sur la valeur du dernier enregistrement de données trouvé. Cette option n'est pas disponible si la mise à jour de la source de données externe n'est pas possible (par exemple, commande SQL, affichage, connexion au fichier en lecture seule). |
Aucune correspondance
Ne pas modifier l'indexation du document | Vous pouvez ajouter l'enregistrement de données manquant à la source de données externe (à l'étape de Réponse). Cet enregistrement contient les contenus de champ utilisés en tant que matchcode. Si vous spécifiez que les contenus de champs correspondant au matchcode doivent être remplacés par un autre terme, ce nouveau terme sera appliqué à l'enregistrement de données pour la source de données externe. |
Modifier l'indexation d'un document | Par exemple, pour marquer les documents archivés qui n'ont pas encore d'équivalent dans la source de données externe, vous pouvez ajouter l'entrée fixe « postée » au document. |
Liste de traitement basée sur la source de données
Vous pouvez trouver des informations sur la configuration d'Autoindex dans l'interface utilisateur par le biais des icônes d'informations. Voici quelques informations supplémentaires.
Plusieurs correspondances
Modifier les données d'index de tous les documents | L'enregistrement de données externe est mis à jour à l'aide du dernier document trouvé (à l'étape de Réponse). Plusieurs entrées peuvent être écrites dans un champ de mot clé. |
Aucune correspondance
Ne pas modifier l'indexation du document | Dans la source de données externe, vous pouvez marquer les enregistrements de données pour lesquels il n'y a pas encore de document dans l'armoire avec une entrée d'index (à l'étape de Réponse). |
Ajouter un nouvel enregistrement de données avec le champ matchcode dans l'armoire | Les termes utilisés comme matchcode sont saisis dans le nouvel enregistrement de données de l'armoire. |
Assigner des données
Vous pouvez trouver des informations sur la configuration d'Autoindex dans l'interface utilisateur par le biais des icônes d'informations . Voici quelques informations supplémentaires.
Précisez ici les valeurs que vous souhaitez utiliser en tant que mots d'index pour les documents archivés. Les valeurs disponibles sont : les contenus des champs de la source de données externe, les entrées fixes et les entrées système comme la date actuelle.
Champs | Cette colonne liste les champs d'index présents dans l'armoire. Le champ matchcode, les champs système et le champ plein texte ne sont pas répertoriés. Si vous sélectionnez un champ de mot clé pour l'indexation supplémentaire, la nouvelle entrée est ajoutée en tant que nouveau mot-clé. À ce stade, vous pouvez assigner une nouvelle entrée à chaque champ de mots clés. Si le champ de mots clés est déjà plein (64 entrées), une entrée est créée dans le champ de journalisation. |
Remplir avec |
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Valeur | C'est dans cette colonne que vous spécifiez quelle entrée ou contenu de champ sera utilisé pour l'indexation supplémentaire. Les options de saisie varient selon le type d'entrée sélectionné.
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Remplacer | Toute entrée d'index existant dans le document archivé est remplacée par l'entrée destinée à être utilisée pour l'indexation supplémentaire. Si cette option n'est pas activée, l'entrée à utiliser pour l'indexation supplémentaire n'est écrite dans le champ d'index DocuWare que si ce dernier est vide. |
Même si vide | Une entrée d'index pour un document archivé qui existe peut-être est remplacée par une entrée vide ou l'entrée NULL de la source de données externe. Cette option n'est disponible que si le champ d'index n'est pas un champ de mot-clé, si Champ est sélectionné comme type d'entrée et si l'option Écraser est activée. |
Répondre
Vous pouvez trouver des informations sur la configuration d'Autoindex dans l'interface utilisateur par le biais des icônes d'informations. Voici quelques informations supplémentaires
Autoindex vous permet d'ajouter des entrées à la source de données externe ou de remplacer ou de supprimer des entrées existantes. Les nouvelles entrées peuvent être du type suivant :
Informations d'index des documents archivés
Entrées fixes
Entrées prédéfinies
Vous pouvez ajouter des éléments d'index à la source de données externe s'il s'agit d'une armoire DocuWare, une connexion à la base de données ou au fichier, et si l'on peut y accéder en mode écriture. Il est impossible d'ajouter des informations aux champs externes contenant le matchcode.
Si Autoindex écrit dans une base de données externe, le type de champ de base de données dans la base de données externe doit être identique au type de champ de base de données dans DocuWare à partir duquel Autoindex extrait les données à écrire.
Mettre à jour la source si des correspondances sont trouvées
Vous pouvez trouver des informations sur la configuration d'Autoindex dans l'interface utilisateur par le biais des icônes d'informations . Voici quelques informations supplémentaires.
Correspondances
Après le traitement d'Autoindex, les enregistrements de données de la source externe peuvent être supprimés, modifiés ou non modifiés. Ces options pour les enregistrements de données correspondants sont disponibles, que la liste de traitement soit créée à partir de l'armoire ou de la source de données.
Modifier les enregistrements de données
Remplir avec |
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Valeur | Les options de saisie varient selon le type d'entrée sélectionné.
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Remplacer | Une entrée externe existante est remplacée par l'entrée destinée à être utilisée pour l'amélioration de données. Si cette option n'est pas activée, l'entrée à utiliser pour l'amélioration de données n'est écrite dans le champ externe que si ce dernier est vide. |
Même si vide | Une entrée pour un enregistrement de données externe sera remplacée par une entrée vide ou l'entrée NULL. Cette option n'est disponible que si Champ est sélectionné comme type d'entrée et si l'option Écraser est activée. |
Mettre à jour la source si aucune correspondance n'est trouvée
Vous pouvez trouver des informations sur la configuration d'Autoindex dans l'interface utilisateur par le biais des icônes d'informations . Voici quelques informations supplémentaires.
Aucune correspondance
Aucun document correspondant n'a été trouvé pour l'enregistrement de données. Selon que la liste de traitement est créée à partir de l'armoire ou de la source de données dans les données d'index, différentes options de réponse dans les données d'index sont disponibles ci-dessous.
Liste de traitement basée sur l'armoire
Aucun enregistrement de données correspondant n'est trouvé dans la source de données pour un document dans l'armoire. Vous pouvez créer un nouvel enregistrement de données dans la source de données. Les contenus de champ utilisés comme matchcodes sont saisis dans le nouvel enregistrement de données.
Liste de traitement basée sur la source de données
Il n'y a aucun document correspondant trouvé dans l'armoire pour un enregistrement de données dans la source. Vous pouvez ajouter ou modifier des entrées d'index dans l'enregistrement de données dans la source, par exemple pour indiquer qu'il n'y a aucun document trouvé dans l'armoire pour cet enregistrement de données.