Bacs

Les documents sont stockés soit directement dans l'armoire, soit avec une butée intermédiaire dans le bac. Plus vite les documents de l'armoire seront accessibles aux employés et intégrés dans les workflows, plus vite ils pourront être utilisés à leur plein potentiel. C'est pourquoi l'importation directe est généralement un bon choix. Dans certains cas, cependant, il peut être utile de traiter d'abord les documents dans un bac.

Du point de vue de l'utilisateur, les bacs du DocuWare Web Client ont une fonction similaire à celle des bacs de votre bureau. Le bac contient des documents en attente de modification. Il peut s'agir de documents qui n'ont pas encore été archivés, ou de copies de documents déjà archivés.

Le bac vous permet d'afficher des documents dans la Visionneuse pour ajouter des tampons ou des annotations, ou encore de les ouvrir dans un éditeur pour les modifier, les imprimer ou les télécharger. Vous pouvez également y fusionner plusieurs documents. Vous pouvez stocker des documents depuis le bac directement dans une armoire, ou les pré-indexer en préparation de l'archivage.

En savoir plus sur les différences entre bacs et archives

Configurer les bacs

Les bacs sont créés dans la configuration DocuWare. Pour ce faire, l'utilisateur doit disposer du droit fonctionnel Configurer les bacs. Si vous configurez des bacs non seulement pour vous, mais aussi pour d'autres utilisateurs DocuWare, vous devez également disposer du droit fonctionnel Gérer les utilisateurs.    

Vous trouverez davantage d'informations sur la configuration directement dans l'interface utilisateur par le biais des icônes d'informations.    

Gestion de vos propres bacs

Tous les bacs qui vous sont assignés sont disponibles dans le Web Client.

Vous pouvez modifier d'autres paramètres relatifs à vos bacs dans le menu personnel > Profile & Paramètres de l'onglet Bacs, à savoir :    

• Sélectionner un bac par défaut

• Définir l'ordre des bacs dans le menu

• Afficher/masquer les bacs

Comparaison entre bac et armoire

Les bacs et les armoires sont les deux emplacements de DocuWare où les documents peuvent être entreposés.    

Les armoires sont au cœur de DocuWare. Toutes les fonctions de gestion documentaire peuvent être utilisées pour les documents. Par exemple :      

• Archivage des documents de manière conforme à l'audit

• Accès aux documents par les collègues

• Gestion des autorisations

• Recherche et appel de documents

• Gestion de la modification de documents dans les workflows

• Combinaison de documents dans des listes ou affichage dans des structures de dossiers

• Suivi des accès et modifications

• Respect des exigences de conformité

Dans un bac, à l'inverse, les documents sont principalement consultés et édités avant d'être archivés. Par exemple, vous pouvez fusionner plusieurs documents en un seul, ou les préparer pour l'indexation. Ces entrées d'index sont nécessaires au stockage structuré des documents dans l'armoire. Elles permettent également d'y accéder plus facilement par la suite. Grâce au service Intelligent Indexing, les informations centrales d'un document sont automatiquement reconnues et ajoutées aux documents sous forme d'entrées d'index.    

Contrairement aux armoires, les bacs sont généralement configurés de manière à ce qu'un seul utilisateur y ait accès. Ils sont destinés aux documents que l'utilisateur doit modifier. En principe, il est également possible de donner à plusieurs utilisateurs l'accès à un bac, par exemple pour tous les documents qui doivent être traités par une équipe. Cependant, il n'y a pas d'enregistrement dans le bac et il n'est pas possible d'attribuer des droits plus précis. Toute personne ayant accès à un bac peut y faire ce qu'elle veut, y compris supprimer des documents. Pour des raisons de sécurité, c'est donc toujours dans l'armoire que la collaboration documentaire doit avoir lieu.    

Comparaison des possibilités :