Le DocuWare E-Invoicing Service facilite les processus de facturation électronique conformes pour les entreprises opérant dans différents pays.
Le service automatise l'envoi et la réception de factures électroniques et simplifie la connectivité aux réseaux et aux autorités fiscales nécessaires, en s'adaptant au cadre juridique de chaque pays.
Fonctionnalités principales
Les fonctionnalités principales et les capacités de conformité actuelles du DocuWare E-Invoicing Service incluent :
Envoi et réception : échangez des factures électroniques entre pays via des réseaux dédiés ou obligatoires (par ex. Peppol, KSeF, SDI).
Conversion de formats : les factures électroniques entrantes sont automatiquement converties en formats standard. Les originaux et les versions converties peuvent être stockés.
Mises à jour de statut : le service synchronise le statut des factures avec les réseaux ou autorités externes, met à jour DocuWare en temps réel et inscrit les modifications dans les champs ou déclenche des événements pour des actions de processus de travail.
Enregistrement Peppol : enregistrez des identifiants Peppol pour la facturation nationale et transfrontalière.
Connectivité aux autorités fiscales et reporting : si le pays l'exige, le DocuWare E-Invoicing Service se connecte aux autorités fiscales et stocke les données et documents nécessaires à l'audit et au reporting.
Validation : la validation intégrée vérifie la structure XML, effectue des contrôles de contenu Schematron et applique les règles techniques et métier.
Vérification juridique et signature de factures : le service génère des codes QR (par ex. KSeF, VeriFactu) et utilise, le cas échéant, la signature par des prestataires certifiés.
Plateforme certifiée : dans les pays où une certification est requise par la loi, DocuWare prend en charge le processus de certification et garantit la validité juridique et la conformité (par ex. Plateformes agréées en France).
Pour un aperçu complet des caractéristiques garanties du produit, consultez la description du service du DocuWare E‑Invoicing Service.
Remarque : enregistrement par entité juridique (numéro de TVA)
L'enregistrement au DocuWare E-Invoicing Service s'effectue lors de la commande et repose sur le numéro de TVA de l'entreprise enregistrée. Par exemple, une société mère avec deux filiales nécessite trois enregistrements. Vous devez également configurer le DocuWare E-Invoicing Service pour chaque entité juridique et répéter cette procédure lors de l'ajout d'entités supplémentaires.
Configuration du E-Invoicing Service
Pour préparer le DocuWare E-Invoicing Service à l'envoi et à la réception de factures électroniques, effectuez les trois étapes suivantes :
Commandez et enregistrez votre entité juridique, par exemple une entreprise, pour le DocuWare E-Invoicing Service.
Connectez l'entreprise enregistrée au DocuWare E‑Invoicing Service et configurez l'importation des factures électroniques.
Mettez en place des processus de travail pour les factures électroniques entrantes et sortantes.
Prérequis
DocuWare doit d'abord traiter votre commande pour le E‑Invoicing Service. Ensuite, procédez à l'enregistrement de chaque entité juridique (par numéro de TVA) qui utilisera le service. Une fois l'enregistrement confirmé, le service est activé pour cette entité.
Pour procéder à la configuration, assurez-vous de disposer des éléments suivants :
DocuWare Cloud – le DocuWare E‑Invoicing Service est actuellement disponible uniquement en version cloud.
Pour configurer le E-Invoicing Service, vous avez besoin de l'autorisation E-Invoicing konfigurieren, qui peut être accordée dans la section Configurations DocuWare > Gestion des utilisateurs.
Une armoire pour le stockage des factures, créée dans la section Configurations DocuWare > Armoires.
Une configuration d'importation pour extraire et indexer les factures électroniques entrantes, créée dans la section Configurations DocuWare > Traitement des documents. Cette configuration doit utiliser un document d'exemple conforme à la norme internationale UBL, tel que XRechnung ou PEPPOL. Consultez l'encadré ci-dessous pour accéder aux documents de test.
Pour l'envoi de factures électroniques via le DocuWare E-Invoicing Service :
DocuWare Workflow est requis.
Votre système ERP doit fournir la facture électronique dans un format de facturation électronique courant.
Information : sources de documents de test pour la facturation électronique
Définitions et terminologie
Le DocuWare E-Invoicing Service traite exclusivement les factures électroniques – des formats XML électroniques structurés permettant un traitement automatisé, par exemple :
UBL (Universal Business Language)
CII (Cross Industry Invoice)
Peppol BIS
PINT (JP, SG, MY, AUNZ)
ZUGFeRD
XRechnung
Factur-X
FacturaE
Svefaktura
Fattura PA
eSPap
Tout format conforme à EN16931 CIUS
Les PDF ou images envoyés par e-mail ne sont pas considérés comme des factures électroniques et ne sont pas pris en charge par le service.
Dans cet article, le terme « facture électronique » désigne de manière générale tous les types de documents de facturation, sauf indication contraire. Il inclut les factures reçues (comptabilité fournisseurs), les factures émises (comptabilité clients), les factures auto-émises et les avoirs.