Tampons

Les tampons accélèrent et simplifient le traitement des documents.

Introduction

Les tampons accélèrent et simplifient le traitement des documents. Dans DocuWare, ils sont appliqués aux documents ouverts.

Les tampons remplissent deux fonctions :

1. Informations supplémentaires sur les documents
Tout comme pour un timbre analogique, vous apposez des éléments graphiques ou textuels à un document. Ces informations supplémentaires sont stockées sous la forme d'annotations dans une couche séparée des métadonnées du document. Cela ne change en rien le contenu réel du document.

2. Modifier les index d'entrée
Avec une configuration adéquate, un timbre peut modifier les entrées dans les champs de la base de données d'un doucement. Cela se fait automatiquement en arrière-plan quand le timbre est apposé. L'entrée modifiée dans la zone de base de données signifie, par exemple, que le document est transmis dans le processus de travail numérique.

Application

Une nouvelle facture est affichée dans la liste DocuWare d'une employée. Elle ouvre le document dans la visionneuse DocuWare, vérifie la facture et sélectionne le tampons « Approuvée ». Lorsque le timbre est apposé, l'entrée dans le champ index « État » passe de « Nouveau » à « Approuvée » et la facture est envoyée au service financier pour le règlement.

Paramètres par défaut

Tous les utilisateurs DocuWare peuvent créer des timbres pour leur usage personnel. Si vous disposez du droit fonctionnel Configurer les timbres (Configuration DocuWare > Administration des utilisateurs), vous pouvez également créer des timbres pour d'autres utilisateurs.

Dans la configuration, seules les armoires électroniques auxquelles l'utilisateur actuel peut accéder sont affichées pour l'attribution des timbres.

Description des fonctions principales

Les options suivantes sont disponibles pour configurer les tampons :

Tampon de texte

Un tampon de texte peut contenir des informations déterminées, telles que le nom d'utilisateur DocuWare ou la date, ou un champ utilisateur dans lequel, par exemple, le centre de coûts d'une facture ou un texte spécifié dans la configuration du tampon peut être saisi.

Tampon d'image

Les formats d'images PNG, JPG et GIF sont pris en charge. Les images doivent avoir une taille maximum de 850 x 600 pixels. L'image est insérée dans sa taille d'origine. Il n'est pas possible de mettre l'image à l'échelle dans l'extension tampon. Les couleurs d'origine du graphique/de l'image sont appliquées. L'option de couleur configurable fait référence à l'affichage du symbole du tampon dans la visionneuse ainsi qu'au cadre et à la police de caractères.

L'élément image peut être complété par des informations textuelles telles que le nom d'utilisateur, la date et/ou l'heure.

Armoire

Sélectionnez dans la liste une armoire qui sera la seule dans laquelle le tampon sera utilisé. Si vous ne sélectionnez pas d'armoire, le tampon pourra être utilisé dans toutes les autres ou tous les bacs.

Indexation

Selon que le tampon a été attribué à une armoire électronique spécifique ou non, différentes options d'indexation sont disponibles dans cette zone :

  • Le tampon est assigné à une armoire électronique : Les champs de la base de données de l'armoire électronique d'assignation sont affichés. Sélectionnez un ou plusieurs champs de la base de données à modifier lorsque le tampon est apposé et entrez le type de modification.

  • Le tampon n'est pas assigné à une armoire électronique spécifique : Dans ce cas, une liste d'armoires électroniques dans laquelle vous pouvez sélectionner une armoire et les champs de sa base de données s'affiche. N'oubliez pas de sélectionner un ou plusieurs champs de la base de données à modifier quand le tampon est apposé et de saisir le type de modification.
    Les entrées d'index sont modifiées dans chacune des armoires électroniques dans lesquelles le tampon est utilisé, à condition que les champs de la base de données définis ci-dessus existent dans cette armoire.
    Si vous désactivez l'option « Le tampon ne sera pas apposé si ses données ne correspondent à aucun des champs », la modification de l'index d'application ne se produira que si le champ existe dans toutes les armoires de l'organisation. Les informations du tampon sont toujours appliquées indépendamment de cela.

Comportement

Cela se produit pour le tampon et le document après qu'un tampon a été apposé.

Enregistrer

  • Immédiatement : il s'agit du paramètre par défaut, qui convient à la plupart des cas d'utilisation. Cela évite à l'utilisateur de devoir enregistrer manuellement le document avant de le fermer.

  • Si le document est enregistré : cela peut s'avérer utile dans les cas où le tampon modifie l'indexation, car cette modification n'intervient qu'au moment de l'enregistrement du tampon.

Exemple : Peggy Jenkins utilise une zone de sélection dans le tampon pour choisir son collègue Tim Tech comme prochain responsable. Si le tampon est enregistré immédiatement, le document apparaîtra immédiatement dans la liste des documents à traiter de Tim (à condition que la configuration ait été établie en conséquence). Cependant, si Peggy a besoin d'ajouter d'autres tampons au document, ou de faire des annotations supplémentaires avant que Tim ne reçoive le document, l'option Uniquement lorsque le document est enregistré est plus appropriée. Cela signifie que Peggy peut modifier le document à sa guise avant de l'enregistrer. Tim le reçoit ensuite avec toutes les informations qui le concernent.

Comportement du document

  • Le document reste ouvert : c'est l'option appropriée s'il est probable que le document sera utilisé après l'apposition du tampon : soit simplement pour pouvoir le consulter, soit pour ajouter d'autres annotations, soit même pour transférer le contenu du document en tant que terme d'index ou dans le presse-papiers.

  • Ouvrir automatiquement le document suivant : cette fonction est destinée aux cas où de nombreux documents doivent être traités. Par exemple, Peggy Jenkins a une liste de factures qui doivent être transmises pour approbation. Une fois par jour, elle passe en revue les factures et les attribue par tampon au collègue responsable de chaque cas. Si un tampon est défini, cette option ouvre automatiquement le document suivant de la liste et Peggy peut continuer à travailler immédiatement.

  • Fermer document : cette option convient, par exemple, pour un tampon confirmant la reconnaissance du contenu. Une fois qu'il est défini, le document n'est plus nécessaire.

Conseil : pour les options Ouvrir automatiquement le document suivant et Fermer document, vous devriez sélectionner l'option d'enregistrement Immédiate. Dans le cas contraire, le document doit encore être enregistré manuellement avant que l'option ne prenne effet.

Un tampon reste actif et peut être utilisé plusieurs fois de suite

Cela évite à l'utilisateur de devoir sélectionner le tampon à plusieurs reprises. Peggy Jenkins passe à nouveau en revue les factures et coche les différents postes de la facture à l'aide d'un tampon, avant d'attribuer les documents au collègue responsable dans chaque cas. Même après que le tampon a été apposé, il reste actif et Peggy peut continuer à travailler immédiatement.

Signature

Lorsque cette option est activée, le tampon sera utilisé comme signature simple. Dans un tel cas, le tampon prouve l'intégrité du document sur lequel il est apposé dans le système DocuWare. Seuls les tampons supplémentaires pour lesquels cette option est également activée pourront être apposés. Aucune autre annotation ne peut plus être apposée sur le document une fois que le tampon de signature électronique est appliqué.

Tampon protégé par un mot de passe

L'utilisateur DocuWare doit saisir son mot de passe lorsqu'il applique un tampon sur un document. Si l'entreprise utilise la connexion simple, le mot de passe DocuWare peut être inconnu de l'utilisateur parce qu'il se connecte à DocuWare via le compte à connexion unique. Dans ce cas, l'utilisateur n'a pas la possibilité d'utiliser le tampon protégé par mot de passe. Nous vous conseillons de ne pas utiliser des tampons protégés par mot de passe avec la connexion simple (en particulier si vous utilisez la fonction Mettre en place une connexion simple pour tous les utilisateurs (Configuration DocuWare > Paramètres de l'organisation).

Exemple : Créer un tampon

Pour créer un tampon, ouvrez la configuration DocuWare dans le menu principal DocuWare et cliquez sur l'icône du tampon dans la zone Collaboration.

Tout d'abord, décidez si vous souhaitez créer un tampon de texte ou un tampon d'image.

Tampon d’image
Un tampon d'image peut contenir le logo de l'entreprise, une signature scannée ou une simple marque de coche, par exemple. Les formats d'images PNG, JPG et GIF sont pris en charge. Il vous suffit de glisser-déposer le fichier image dans la configuration. L'option Transparent permet de supprimer l'arrière-plan afin que la zone blanche du tampon ne recouvre pas le document.

Remarque : ce type de tampon est considéré comme une simple signature. Si vous avez besoin de signatures avancées ou qualifiées, utilisez le Service de signature DocuWare.

Tampon de texte
Un tampon de texte peut contenir différents types de texte :

  • Texte fixe : saisissez le texte dans le champ Concepteur. Dans la zone Police de tampon primaire, à droite, spécifiez le type et la taille de la police.

  • Champ de saisie de texte : avec cette option, le tampon fait apparaître un champ dans lequel l'utilisateur peut effectuer une saisie. Cliquez sur Ajouter une saisie d'utilisateur, donnez un libellé au champ et sélectionnez le type de champ Texte. Si nécessaire, vous pouvez encore sélectionner un masque de champ, pour l'IBAN ou autre.

  • Entrée de la liste de sélection : à nouveau, commencez par cliquer sur Ajouter une saisie d'utilisateur et donnez un libellé au champ. Mais faites en sorte que le champ soit de type Liste de sélection et choisissez-en un dans votre système.

Ce que l'utilisateur saisit ou sélectionne lors de la définition du tampon peut être utilisé pour l'indexation du document (voir l'étape suivante).

Indexation

Les paramètres de la section Indexation sont particulièrement importants pour les tampons qui guident les documents à travers les processus.

Exemple : pour assigner des factures au gestionnaire du centre de coûts concerné, utilisez un tampon avec une liste de sélection stockée. Lors de la définition du tampon, l'utilisateur doit sélectionner le centre de coûts correspondant dans la liste. La valeur est alors inscrite dans le champ d'index associé et la facture apparaît dans la liste du gestionnaire du centre de coûts pour la suite du traitement. Le statut de la facture est également modifié.

Pour configurer l'indexation, il faut d'abord sélectionner l'armoire, puis les champs d'index concernés. Dans ce cas, le champ d'index Centre de coûts doit être remplie par l'entrée de l'utilisateur via la liste de sélection du tampon, et le champ d'index Statut reçoit la valeur fixe Pour validation.

Comportement
Cette étape permet d'indiquer si le document est fermé après l'apposition du tampon et si le tampon doit être utilisé comme signature, par exemple.

Autorisations
Comme pour les autres configurations DocuWare, vous pouvez attribuer des tampons aux utilisateurs directement ou par l'intermédiaire de profils. Comme option de sécurité supplémentaire, vous disposez d'une protection par mot de passe. Lors de la définition du tampon, l'utilisateur doit ensuite saisir son mot de passe DocuWare. Si vous utilisez la connexion simple pour une connexion « normale » à DocuWare, n'oubliez pas que les utilisateurs ne connaissent pas toujours leur mot de passe DocuWare.

Appel d'un tampon dans le Web Client
Enfin, enregistrez la configuration et rechargez le Web Client dans le navigateur (actualisation du navigateur ou F5). Le tampon est alors prêt à être utilisé dans la visionneuse.