DocuWare Configurations est l'interface centrale qui permet de configurer les applications et les fonctionnalités DocuWare au niveau de l'organisation. Tandis que Server Manager gère l'infrastructure sous-jacente, telle que les services, les connexions à la base de données et les emplacements de stockage, DocuWare Configurations couvre tout ce qui influe directement sur la manière dont les utilisateurs travaillent avec DocuWare, des armoires aux processus de travail, en passant par l'indexation et les intégrations.
DocuWare Configurations est divisé en plusieurs sections, accessibles depuis le menu principal du Web Client DocuWare en sélectionnant Configurations :
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Les modules visibles dépendent de vos autorisations. Les administrateurs d'organisation ont accès à tous les modules. Les autres utilisateurs ne voient que les modules pour lesquels ils disposent des droits fonctionnels requis, qui peuvent être attribués dans la section DocuWare Configurations > Gestion des utilisateurs. Les paramètres personnels, tels que les bacs, sont accessibles à tous les utilisateurs.
Paramètres généraux
Paramètres de l'organisation
Paramètres généraux de votre organisation DocuWare, notamment les diagnostics, les commentaires, l'heure et la langue. Dans les systèmes sur site, vous pouvez également consulter les licences disponibles pour les utilisateurs et les modules.
rôle requis : Administrateur d'organisation
droit fonctionnel requis : aucun
disponible sur site : oui
Sécurité
Gérez les paramètres de sécurité de l'organisation, tels que les politiques de mot de passe, l'authentification unique (SSO) et les autres options d'authentification.
rôle requis : Administrateur d'organisation
droit fonctionnel requis : aucun
disponible sur site : oui
Gestion des utilisateurs
Créez et gérez les utilisateurs, les rôles et les profils. Attribuez les droits d'accès aux armoires et aux configurateurs.
droit fonctionnel requis : Gérer les utilisateurs
disponible sur site : oui
Provisionnement des utilisateurs
Gérez la synchronisation des utilisateurs entre les fournisseurs d'identité et DocuWare.
rôle requis : Administrateur d'organisation
droit fonctionnel requis : Gérer les utilisateurs
disponible sur site : oui
Rapports d'audit
Consultez tous les événements consignés pour DocuWare, y compris les actions sur les documents telles que le stockage, les modifications d'index, l'affichage, l'impression, l'envoi par e-mail et les annotations, chacune accompagnée de la date, de l'heure et de l'utilisateur. Tous les rapports d'audit peuvent être téléchargés au format CSV.
droit fonctionnel requis : Afficher les rapports d'audit
disponible sur site : oui
Services de messagerie
Connectez DocuWare à des serveurs IMAP ou Exchange afin que les utilisateurs de votre organisation puissent archiver leurs e-mails.
rôle requis : Administrateur d'organisation
droit fonctionnel requis : aucun
disponible sur site : oui ; nécessite également une licence Connect to Mail
Reconnaissance texte et codes-barres
Configurez la manière dont DocuWare reconnaît le texte et les codes-barres sur les documents.
droit fonctionnel requis : Configurer la reconnaissance de texte et de codes-barres
disponible sur site : oui ; nécessite également une licence Barcode+Forms
Solutions clés en main
Importez des solutions clés en main à l'aide d'un fichier DWBUC qui contient des éléments de configuration tels que des armoires, des formulaires, des règles de suppression, des notifications par e-mail ou des processus de travail.
rôle requis : Administrateur d'organisation
droit fonctionnel requis : aucun
disponible sur site : oui
Capturer
Traitement des documents
Définissez la manière dont les documents sont importés et indexés depuis un scanner, lors d'une impression ou à partir de dossiers surveillés. Dans une configuration de traitement, vous indiquez l'armoire cible, les paramètres d'indexation et des détails comme les fichiers de métadonnées ou les signatures électroniques. Au moins une configuration de traitement est requise pour stocker des documents dans une armoire.
droit fonctionnel requis : Configurer le traitement de document
disponible sur site : oui ; l'étendue complète nécessite également les licences DocuWare Import et Barcode & Forms
DocuWare IDP
Configurez DocuWare IDP pour indexer les documents au moment de leur stockage, par exemple via Connect to Mail.
droit fonctionnel requis : oui
disponible sur site : non
Suivi IDP
Suivez l'état actuel de vos tâches IDP depuis les plug-ins Scan ou Import.
droit fonctionnel requis : oui
disponible sur site : non
Formulaires
Créez des formulaires électroniques pour saisir des données de manière structurée. Les données des formulaires peuvent servir de termes d'index dans les armoires en vue d'un traitement automatique.
droit fonctionnel requis : Configurer les formulaires
disponible sur site : oui ; nécessite également une licence DocuWare Forms
E-mail Outlook
Stockez les e-mails de comptes IMAP ou Exchange et indexez-les automatiquement lors de l'importation.
droit fonctionnel requis : Configurer Connect to Outlook
disponible sur site : oui ; nécessite également une licence Connect to Outlook
Généralités sur les messages électroniques
Stockez les e-mails de comptes IMAP ou Exchange et indexez-les automatiquement lors de l'importation.
droit fonctionnel requis : Configurer Connect to Mail
disponible sur site : oui ; nécessite également une licence Connect to Mail
Index
Assistance d'indexation
Configurez les listes de sélection et les masques de champ. Une fois créés, vous pouvez les attribuer à des champs index dans les boîtes de dialogue de stockage ou de recherche, au sein de la configuration de l'armoire.
droits fonctionnels requis : Configurer les masques de champ, Configurer les listes de sélection
disponible sur site : oui
Intelligent Indexing
Configurez Intelligent Indexing pour extraire et attribuer automatiquement les données d'index à partir des documents.
droit fonctionnel requis : Configurer Intelligent Indexing
disponible sur site : oui ; nécessite également une licence Intelligent Indexing
Autoindex
Synchronisez et complétez les données d'index en faisant correspondre des sources de données externes avec les documents stockés dans les armoires DocuWare. Les sources externes peuvent être d'autres armoires, des bases de données ou des fichiers. Un code de correspondance relie les enregistrements de la source externe aux documents.
droit fonctionnel requis : Configurer Autoindex
disponible sur site : oui ; nécessite également une licence Autoindex
Stockage de documents
Armoires
Créez et configurez des armoires, y compris les champs, les boîtes de dialogue de stockage et de recherche, les listes de résultats, les listes de sélection et les structures de dossiers.
droit fonctionnel requis : Configurer les armoires
disponible sur site : oui ; l'étendue complète de la configuration nécessite également une licence Task Manager
Relations de document
Définissez des liens entre des documents associés. Ces liens sont disponibles dans la liste de résultats et dans la visionneuse.
droit fonctionnel requis : Configurer les armoires
disponible sur site : oui
Politiques de suppression
Définissez les documents à retirer d'une armoire à intervalles réguliers.
droit fonctionnel requis : Configurer les règles de suppression
disponible sur site : oui
Transfert
Transférez des documents vers une autre armoire à intervalles réguliers.
droit fonctionnel requis : Configurer le transfert de document
disponible sur site : oui
Collaboration
Notifications
Configurez des notifications par e-mail envoyées automatiquement lors du stockage de documents ou de la modification d'entrées d'index.
droit fonctionnel requis : Configurer les notifications
disponible sur site : oui ; nécessite également une licence Task Manager
Tampons
Créez des tampons applicables aux documents dans la visionneuse pour les marquer ou modifier les données d'index.
droit fonctionnel requis : Configurer le tampon
disponible sur site : oui
Workflow Designer
Numérisez les processus documentaires de votre organisation. Configurez des processus de travail dans lesquels vous attribuez des tâches à des collaborateurs et automatisez les décisions et les étapes de travail.
rôle requis dans Workflow Designer : Conception et Contrôler. Pour plus d'informations, cliquez ici.
droit fonctionnel requis : Configurer les processus de travail
disponible sur site : oui
Personnalisé
Bacs
Créez des bacs pour modifier, agrafer ou pré-indexer des documents avant de les stocker dans une armoire.
droit fonctionnel requis : Configurer les bacs
disponible sur site : oui
Intégrations
Smart Connect
Connectez des applications externes à DocuWare. Transférez vers DocuWare des enregistrements provenant de n'importe quelle interface logicielle pour les utiliser comme données d'index, ou interrogez DocuWare directement depuis d'autres applications.
droit fonctionnel requis : Configurer Smart Connect
disponible sur site : oui ; nécessite également une licence Smart Connect
Web Services
Gérez les services web REST et SOAP utilisés dans les modules DocuWare, tels que les processus de travail et les validations d'armoires.
droit fonctionnel requis : Configurer les services web
disponible sur site : oui
Webhooks
Enregistrez des URL de webhook pour que DocuWare puisse notifier des applications tierces via des requêtes POST lorsque des documents sont stockés ou que des entrées d'index sont modifiées.
rôle requis : Administrateur d'organisation
droit fonctionnel requis : aucun
disponible sur site : oui
Exportation de données
Configurez l'exportation des données d'index des documents au format CSV pour les utiliser dans des applications tierces, telles que des systèmes ERP ou de comptabilité.
droit fonctionnel requis : DocuWare Export
disponible sur site : oui ; nécessite également une licence DocuWare Export
FTP
Téléversez des documents vers les bacs via FTP.
rôle requis : Administrateur d'organisation
droit fonctionnel requis : aucun
disponible sur site : non
Clés API Power Automate
Créez des clés API pour connecter DocuWare à Microsoft Power Automate.
droit fonctionnel requis : non
disponible sur site : non
Enregistrement d'application
L'enregistrement de votre application cliente, qu'il s'agisse d'une application web ou mobile, établit une connexion sécurisée entre celle-ci et DocuWare, qui agit comme fournisseur d'identité de confiance.
rôle requis : Administrateur d'organisation
droit fonctionnel requis : non
disponible sur site : oui
Utilisateurs d'application de confiance
Gérez les utilisateurs DocuWare spéciaux qui peuvent utiliser DocuWare depuis des applications externes.
rôle requis : Administrateur d'organisation
droit fonctionnel requis : non
disponible sur site : oui
E-Invoicing
Créez une configuration de traitement des documents pour stocker vos factures électroniques.
droit fonctionnel requis : Configurer E-Invoicing
disponible sur site : non