Configuraciones de DocuWare es la interfaz central para configurar las aplicaciones y funciones de DocuWare a nivel de organización. Mientras que Server Manager se ocupa de la infraestructura subyacente, como los servicios, las conexiones a bases de datos y las ubicaciones de almacenamiento, Configuraciones de DocuWare abarca todo lo que afecta directamente a la forma de trabajar de los usuarios con DocuWare: desde archivadores y flujos de trabajo hasta indexación e integraciones.
Configuraciones de DocuWare se divide en las siguientes secciones y se accede a ella desde el menú principal de DocuWare Client seleccionando Configuraciones:
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Los módulos que verá dependen de sus permisos. Los administradores de la organización tienen acceso a todos los módulos. El resto de usuarios solo ven los módulos para los que disponen de los derechos funcionales necesarios, que se pueden conceder en la sección Configuraciones de DocuWare > Gestión de usuarios. La configuración personal, como las bandejas de documentos, está disponible para todos los usuarios.
General
Configuración de organización
Configuración general de su organización de DocuWare, que incluye diagnóstico, comentarios, hora e idioma. En sistemas In situ, también puede consultar las licencias disponibles para usuarios y módulos.
función requerida: administrador de la organización
derecho funcional requerido: ninguno
disponible en in situ: sí
Seguridad
Gestione la configuración de seguridad de la organización, como las políticas de contraseñas, el inicio de sesión único (SSO) y otras opciones de autenticación.
función requerida: administrador de la organización
derecho funcional requerido: ninguno
disponible en in situ: sí
Administración de usuarios
Cree y gestione usuarios, roles y perfiles. Conceda derechos de acceso a archivadores y configuradores.
derecho funcional requerido: Gestionar usuarios
disponible en in situ: sí
Aprovisionamiento de usuariosin
Gestione la sincronización de usuarios entre proveedores de identidad y DocuWare.
función requerida: administrador de la organización
derecho funcional requerido: Gestionar usuarios
disponible en in situ: sí
Informes de auditoría
Consulte todos los eventos registrados en DocuWare, incluidas las acciones sobre documentos como archivado, modificación de índice, visualización, impresión, envío por correo y anotaciones, cada uno con fecha, hora y usuario. Todos los informes de auditoría pueden descargarse en formato CSV.
derecho funcional requerido: Ver informes de auditoría
disponible en in situ: sí
Servicios de correo electrónico
Conecte DocuWare con servidores IMAP o Exchange para que los usuarios de su organización puedan archivar correos electrónicos.
función requerida: administrador de la organización
derecho funcional requerido: ninguno
disponible en in situ: sí; también requiere una licencia de Connect to Mail
Reconocimiento de texto y códigos de barras
Configure cómo reconoce DocuWare el texto y los códigos de barras en los documentos.
derecho funcional requerido: Configurar el reconocimiento de texto y códigos de barras
disponible en in situ: sí; también requiere una licencia de Barcode & Forms
Soluciones preconfiguradas
Importe soluciones preconfiguradas mediante un archivo DWBUC que contenga elementos de configuración como archivadores, formularios, reglas de eliminación, notificaciones por correo electrónico o flujos de trabajo.
función requerida: administrador de la organización
derecho funcional requerido: ninguno
disponible en in situ: sí
Captura
Procesamiento de documentos
Defina cómo se importan e indexan los documentos al escanearlos, imprimirlos o desde carpetas supervisadas. En una configuración de procesamiento se establecen el archivador de destino, los ajustes de indexación y datos como los archivos de metadatos o las firmas electrónicas. Se necesita al menos una configuración de procesamiento para archivar documentos en un archivador.
derecho funcional requerido: Configurar el procesamiento de documentos
disponible en in situ: sí; el alcance completo requiere además licencias de DocuWare Import y Barcode & Forms
DocuWare IDP
Configure DocuWare IDP para indexar documentos en el momento de archivarlos, por ejemplo, a través de Connect to Mail.
derecho funcional requerido: sí
disponible en in situ: no
IDP Monitoring
Supervise el estado actual de sus trabajos de IDP desde los plugins Scan o Import.
derecho funcional requerido: sí
disponible en in situ: no
Formularios
Cree formularios electrónicos para recoger datos de forma estructurada. Los datos del formulario pueden utilizarse como términos de índice en archivadores para su procesamiento automático.
derecho funcional requerido: Configurar Formularios
disponible en in situ: sí; también requiere una licencia de DocuWare Formularios
E-mails desde Outlook
Archive correos electrónicos de cuentas IMAP o Exchange e indéxelos automáticamente durante la importación.
derecho funcional requerido: Configurar Connect to Outlook
disponible en in situ: sí; también requiere una licencia de Connect to Outlook
Correo electrónico general
Archive correos electrónicos de cuentas IMAP o Exchange e indéxelos automáticamente durante la importación.
derecho funcional requerido: Configurar Connect to Mail
disponible en in situ: sí; también requiere una licencia de Connect to Mail
Indexación
Ayuda para la indexación
Configure listas de selección y máscaras de campo. Una vez creadas, puede asignarlas a campos de índice en los diálogos de archivado o de búsqueda dentro de la configuración del archivador.
derechos funcionales requeridos: Configurar máscaras de campo, Configurar listas de selección
disponible en in situ: sí
Intelligent Indexing
Configure Intelligent Indexing para extraer y asignar datos de índice de los documentos de forma automática.
derecho funcional requerido: Configurar Intelligent Indexing
disponible en in situ: sí; también requiere una licencia de Intelligent Indexing
Autoindex
Sincronice y complete los datos de índice cotejando fuentes de datos externas con documentos de archivadores de DocuWare. Las fuentes externas pueden ser otros archivadores, bases de datos o archivos. Un código de coincidencia vincula los registros de la fuente externa con los documentos.
derecho funcional requerido: Configurar Autoindex
disponible en in situ: sí; también requiere una licencia de Autoindex
Archivado de documentos
Archivadores
Configure archivadores, incluidos campos, diálogos de archivado y de búsqueda, listas de resultados, listas de selección y estructuras de carpetas.
derecho funcional requerido: Configurar archivadores
disponible en in situ: sí; el alcance completo de configuración requiere además una licencia de Task Manager
Relaciones entre documentos
Defina vínculos entre documentos relacionados. Estos vínculos están disponibles en la lista de resultados y en el visor.
derecho funcional requerido: Configurar archivadores
disponible en in situ: sí
Política de eliminación
Defina qué documentos deben retirarse de un archivador a intervalos especificados.
derecho funcional requerido: Configurar reglas de eliminación
disponible en in situ: sí
Transferencia
Transfiera documentos a otro archivador a intervalos especificados.
derecho funcional requerido: Configurar la transferencia de documentos
disponible en in situ: sí
Colaboración
Notificaciones
Configure notificaciones por correo electrónico que se envían automáticamente cuando se archivan documentos o se modifican entradas de índice.
derecho funcional requerido: Configurar notificaciones
disponible en in situ: sí; también requiere una licencia de Task Manager
Sellos
Cree sellos que pueden aplicarse a documentos en el visor para marcarlos o modificar datos de índice.
derecho funcional requerido: Configurar sellos
disponible en in situ: sí
Workflow Designer
Digitalice los procesos basados en documentos de su organización. Configure flujos de trabajo en los que asigna tareas a empleados y automatiza decisiones y pasos de trabajo.
función requerida en Workflow Designer: Designer y Controller; encontrará más información aquí.
derecho funcional requerido: Configurar flujos de trabajo
disponible en in situ: sí
Personal
Bandejas
Cree bandejas de documentos para editar, grapar o preindexar documentos antes de archivarlos en un archivador.
derecho funcional requerido: Configurar bandejas de documentos
disponible en in situ: sí
Integraciones
Smart Connect
Conecte aplicaciones externas a DocuWare. Transfiera registros desde la interfaz de cualquier programa como datos de índice a DocuWare, o realice búsquedas en DocuWare directamente desde otras aplicaciones.
derecho funcional requerido: Configurar Smart Connect
disponible en in situ: sí; también requiere una licencia de Smart Connect
Web Services
Gestione servicios más informaciónweb REST y SOAP para utilizarlos en módulos de DocuWare como flujos de trabajo y validaciones de archivadores.
derecho funcional requerido: Configurar Web Services
disponible en in situ: sí
Webhooks
Registre URL de webhooks para que DocuWare pmás informaciónueda notificar a aplicaciones de terceros mediante peticiones POST cuando se archiven documentos o cambien las entradas de índice.
función requerida: administrador de la organización
derecho funcional requerido: ninguno
Exportación de datos
Configure la exportación de datos de índice de los documentos como archivos CSV para utilizarlos en aplicaciones de terceros, como sistemas ERP y de contabilidad.
derecho funcional requerido: DocuWare Export
disponible en in situ: sí; también requiere una licencia de DocuWare Export
FTP
Cargue documentos en bandejas de documentos por FTP.
función requerida: administrador de la organización
derecho funcional requerido: ninguno
disponible en in situ: no
Claves API de Power Automate
Cree claves API para conectar DocuWare con Microsoft Power Automate.
derecho funcional requerido: no
disponible en in situ: no
Registro de aplicaciones
Al registrar su aplicación cliente, ya sea web o móvil, se establece una conexión segura entre la aplicación y DocuWare, que actúa como proveedor de identidad de confianza.
función requerida: administrador de la organización
derecho funcional requerido: no
disponible en in situ: sí
Usuarios de aplicaciones de confianza
Gestione usuarios especiales de DocuWare que pueden utilizar DocuWare desde aplicaciones externas.
función requerida: administrador de la organización
derecho funcional requerido: no
disponible en in situ: sí
Facturación electrónica
Cree una configuración de procesamiento de documentos para archivar sus facturas electrónicas.
derecho funcional requerido: Configurar la facturación electrónica
disponible en in situ: no