Los documentos en los flujos de trabajo son procesados por diferentes empleados y almacenados en distintos archivadores, lo que requiere un equilibrio entre controles de acceso estrictos para la autenticidad e integridad de los datos y la flexibilidad necesaria para un funcionamiento fluido.
Por ejemplo, los decisores necesitan revisar documentos en un flujo de trabajo para completar sus tareas, incluso si no tienen acceso al archivador donde se almacena el documento del flujo de trabajo. Los permisos del archivador deben aplicarse para garantizar que los documentos permanezcan protegidos y no se pueda acceder a ellos ni modificarlos de forma indebida.
Las acciones administrativas como crear, editar y gestionar flujos de trabajo deben controlarse cuidadosamente. Las interrupciones no intencionadas o deliberadas de un flujo de trabajo pueden afectar de forma crítica a la eficiencia del negocio.
Para garantizar tanto la flexibilidad como la seguridad, Workflow Manager de DocuWare proporciona un concepto de permisos granular con control de acceso y capacidades funcionales. Los permisos dentro de Workflow Manager operan e interactúan en ambos niveles: gestión y supervisión de flujos de trabajo, y ejecución de flujos de trabajo.
Permisos para la gestión y supervisión de flujos de trabajo
Para evitar interrupciones involuntarias o intencionadas de un flujo de trabajo, el acceso a Workflow Designer está protegido: solo los usuarios con el derecho funcional Flujos de trabajo de diseño pueden abrir el complemento Workflow Designer en la Configuración de DocuWare.
Para un control de acceso más granular, Workflow Designer ofrece dos roles: Diseño y Control.
Diseño: El rol Diseño ofrece permisos completos, incluyendo la gestión de permisos y la publicación de flujos de trabajo.
Control: El rol Control, por otro lado, es más limitado. Un usuario con este rol puede crear, supervisar y detener flujos de trabajo, pero no editarlos ni eliminarlos.
Un Control se centra por tanto más en la supervisión, mientras que un Diseño se concentra en la creación y edición de flujos de trabajo. Por ejemplo, el rol Control permite a un jefe de equipo supervisar los flujos de trabajo de su equipo sin necesitar conocimientos profundos ni los permisos completos de un Diseño.
Ver todos los permisos de Diseño y Control de un vistazo
Permiso | Rol Diseño | Rol Control |
|---|---|---|
Abrir Workflow Designer | ||
Listar flujo de trabajo | ||
Ver flujo de trabajo | ||
Crear flujo de trabajo | ||
Importar flujo de trabajo | ||
Clonar flujo de trabajo | ||
Editar flujo de trabajo | ||
Eliminar flujo de trabajo | ||
Gestionar permisos | ||
Publicar flujo de trabajo | ||
Exportar flujo de trabajo | Solo administrador de la organización | Solo administrador de la organización |
Ver instancias (también con la opción Vista de supervisión de tareas en el Web Client) | ||
Continuar instancias (también con la opción Vista de supervisión de tareas en el Web Client) | ||
Detener instancias (también con la opción Vista de supervisión de tareas en el Web Client) |
Permisos para la ejecución del flujo de trabajo
Para garantizar un proceso fluido, los usuarios de DocuWare pueden revisar las tareas asignadas y completarlas sin necesitar permisos especiales, ni siquiera para acceder al archivador donde se almacena el documento del flujo de trabajo actual.
Esto se logra mediante un usuario del sistema —también llamado usuario del flujo de trabajo— para cada configuración de flujo de trabajo. El usuario del flujo de trabajo puede ser cualquier usuario de DocuWare, como uno con el rol Diseño o un usuario genérico. Las credenciales de este usuario pueden utilizarse para acceder al archivador para actividades automatizadas dentro del flujo de trabajo, como la asignación de datos.
El usuario del sistema o usuario del flujo de trabajo puede designarse exclusivamente para ejecutar uno o varios flujos de trabajo, evitando la necesidad de que los empleados accedan a archivadores con documentos sensibles.
Los usuarios se crean en Configuraciones de DocuWare > Gestión de usuarios.
Derecho funcional Ver todos los usuarios
Además, el derecho funcional Ver todos los usuarios es necesario para los roles de Diseño del flujo de trabajo, Control del flujo de trabajo y Usuario del sistema, a fin de garantizar el correcto funcionamiento de los flujos de trabajo.
También es necesario para todos los usuarios que procesan tareas del flujo de trabajo si la lista de tareas del flujo de trabajo incluye nombres de usuario.
Dónde asignar los permisos
Rol Diseño: Configuraciones de DocuWare > Workflow Designer > Lienzo.
Rol Control: Configuraciones de DocuWare > Workflow Designer > Lienzo.
Usuario del sistema o usuario del flujo de trabajo: Los usuarios se crean en Configuraciones de DocuWare > Gestión de usuarios. Puede asignar un usuario del sistema para una configuración de flujo de trabajo en Configuraciones de DocuWare > Workflow Designer > Lienzo.
Derecho funcional Flujos de trabajo de diseño: Configuraciones de DocuWare > Gestión de usuarios > Usuario x > Perfiles de funciones > Flujos de trabajo de diseño.
Derecho funcional Ver todos los usuarios: Configuraciónes de DocuWare > Gestión de usuarios > Usuario x > Perfiles de funciones > Ver todos los usuarios.
Preguntas frecuentes
¿Cómo garantiza DocuWare tanto la flexibilidad como la seguridad en la gestión de flujos de trabajo?
Workflow Manager de DocuWare utiliza un concepto de permisos granular que equilibra el control de acceso con las capacidades funcionales.
¿Qué acciones puede realizar un Diseño en Workflow Designer?
Un Diseño puede gestionar permisos, crear, editar, eliminar y publicar flujos de trabajo.
¿Cuál es la función del rol Control en la gestión de flujos de trabajo?
Un Control se centra en la supervisión de flujos de trabajo y puede crear, detener y ver flujos de trabajo, pero no puede editarlos ni eliminarlos.
¿Es necesario que los usuarios tengan acceso al archivador para completar sus tareas del flujo de trabajo?
No, los usuarios pueden completar las tareas asignadas sin necesitar acceso al archivador donde se almacenan los documentos.
¿Dónde se pueden asignar los permisos para los roles Diseño y Control?
Los permisos para ambos roles pueden asignarse en el lienzo de Workflow Designer, en la sección Permisos.