Servicios de correo electrónico

Todos los usuarios de una organización pueden acceder a las conexiones a servidores IMAP o Exchange para archivar los mensajes de correo electrónico de sus buzones de correo en DocuWare.

Asigne un servicio de correo a su cuenta de correo electrónico para establecer la conexión con el proveedor de correo.

Con el 24 de septiembre, DocuWare ha cambiado la autenticación para aplicaciones de terceros de la autenticación de cookies a la autenticación moderna y segura oAuth2. La compatibilidad con la autenticación básica en DocuWare continuará sin cambios y puede seguir utilizándose si su servicio de correo la admite.

Sin embargo, para los clientes de Gmail (Workspace), la autenticación básica está quedando obsoleta. Google ha anunciado que a finales de septiembre de 2024 dejarán de utilizarse los inicios de sesión mediante autenticación básica o contraseñas de aplicaciones. oAuth2 sustituirá a la autenticación básica como alternativa más segura.

Para más detalles, véase más abajo.

Recibir

Cree conexiones a servidores IMAP o Exchange para importar y almacenar correos electrónicos de sus cuentas de correo en DocuWare.

Asigne un servicio de correo a su cuenta de correo electrónico para conectarse con el proveedor de correo. Todos los usuarios pueden acceder a las conexiones de correo creadas.

Nota sobre conectar los servicios de correo de Exchange DocuWare se conecta a su buzón de correo de Exchange mediante una cuenta de suplantación de Exchange y el uso de «Exchange Web Services». Dicha cuenta de suplantación se ha autenticado mediante el método de autenticación básico en versiones anteriores de Docuware. A partir del segundo semestre de 2021, este método de autenticación quedará obsoleto para las cuentas de Office 365 y Exchange Online. Por ello, DocuWare se basa en «OAuth2» como método de autenticación.

• Los clientes en la nube: DocuWare Cloud ofrece todo lo necesario para conectarse a su cuenta de correo de Office 365 con Oauth2. Vaya a su complemento Correo electrónico general y conéctese directamente con su cuenta de Office 365.
  Por otro lado, se requiere un registro de la aplicación OAuth para las cuentas de correo de Office 365/Exchange Online alojadas en Azure National Cloud. En ese caso, el registro es similar al de los clientes locales; consulte a continuación.

• Clientes in situ: Siga las instrucciones de Microsofts Office Dev Center para configurar correctamente el registro de una aplicación OAuth en Azure Active Directory. [https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/client-developer/exchange-web-services/how-to-authenticate-an-ews-application-by-using-oauth#register-your-application]

Puede encontrar más información sobre cómo configurar una conexión OAuth2 en asistencia de DocuWare.

Nota para conectar servicios de correo IMAP:

Para habilitar las conexiones del servicio de correo IMAP utilizando la autenticación OAuth2 para Gmail (Workspace) u otros servidores IMAP compatibles con OAuth, es necesario realizar ciertas actualizaciones de configuración.

Si tu objetivo es utilizar OAuth2 para acceder a sus servicios de Gmail, Outlook.com u otros servicios IMAP, establece una aplicación cliente de OAuth dentro de sus correspondientes cuentas de plataforma, como Google Cloud Console o Azure AD/Entra.

Gmail (Espacio de trabajo):

• OAuth 2.0 para aplicaciones web del lado del cliente > Autorización > Google para desarrolladores

• Configura la pantalla de autorización de OAuth y selecciona ámbitos > Google Workspace > Google for Developers.
  

Office365 IMAP:

• Autenticar una conexión IMAP, POP o SMTP mediante OAuth > Microsoft Learn

Enviar

DocuWare ofrece la posibilidad de enviar correos electrónicos a los usuarios directamente desde el sistema. Por ejemplo, un cliente puede recibir una factura por correo como parte de un workflow. O bien se notifica a un empleado cuando se ha archivado un documento relevante para él o ella.

Introduzca una conexión con su propio servidor SMTP para enviar correos electrónicos desde una dirección personalizada (por ejemplo, "workflow@peters-engineering.com") y no desde la dirección de sistema de DocuWare.

Puede utilizar una conexión SMTP para notificaciones y otra para flujos de trabajo. Active la conexión para el componente correspondiente.

Sin embargo, la autenticación básica (mediante nombre de usuario y contraseña) es un mecanismo de autenticación obsoleto para los SMTP de Office 365 y Gmail (Workspace). Si utiliza el sucesor OAuth2, deberá crear sus propias conexiones de servicio de correo SMTP con autenticación OAuth2 para sus SMTP de Office365 o Gmail (Workspace).

Nota para administradores:

Una configuración incorrecta del servicio de correo que no entregue correos electrónicos a los usuarios de DocuWare desencadena notificaciones automáticas por correo electrónico al administrador de DocuWare de la organización correspondiente. Esto incluye información sobre el problema y sugerencias para solucionarlo.

Las notificaciones por correo electrónico se envían durante un máximo de tres semanas. Durante este periodo, se aconseja a los administradores que resuelvan los problemas. Transcurrido este periodo, las notificaciones se cancelan. Los registros de correo electrónico asociados se eliminan y no pueden restaurarse.