Los documentos a menudo están interconectados. Podría ser el caso de los albaranes y las facturas, los mensajes de correo electrónico, las planificaciones y las actas relevantes de un proyecto específico. Las relaciones entre documentos le ayudan a acceder de forma rápida y fácil a la información asociada con un documento, utilizando la lista de resultados en el cliente web y en Viewer.
Ejemplo de aplicación:
Los pedidos se archivan en un archivador. Las facturas y los albaranes asociados se archivan en otro archivador. Puesto que todos estos documentos pertenecen al mismo pedido y tienen el mismo número, la relación se define con este número. Si ha seleccionado el pedido cuyo número es 123456 en la lista de resultados o lo ha abierto en Viewer, puede usar la relación de documentos para incluir la factura 123456 y el albarán 123456 en otra lista de resultados y abrirlos desde ahí en Viewer.
En la configuración se definen los documentos para los que se van a configurar las relaciones, así como otros documentos a los que se desea que apunte el vínculo. Los documentos relacionados pueden ubicarse en el mismo archivador o en otro. Las relaciones entre los documentos se definen mediante sus entradas en los campos de índice o de sistema.
Configuración de las relaciones entre documentos
Encontrará más información sobre la configuración de las relaciones entre documentos directamente en la interfaz del usuario mediante los iconos informativos
. A continuación encontrará información adicional sobre las reglas para definir la conexión entre los documentos.
Reglas de vínculo
Campo de índice/sistema
Para una regla, seleccione primero un campo en el archivador con los documentos cuya relación desea establecer. A continuación, determine cómo debe aparecer la entrada de campo relevante de un documento para que se reconozca como documento relacionado.
Operador
Seleccione un operador para especificar la entrada de campo con mayor detalle. Puede elegir entre varios operadores en función del tipo de campo (texto, fecha, numérico). La regla ya se ha completado para los operadores Está vacío y No está vacío, pero otras reglas requieren más información.
Tipo de entrada + entrada
Entrada específica del usuario:
A continuación, especifique una entrada fija con la que comparar la entrada del primer campo seleccionado.Entrada predefinida
Se incluyen valores como Nombre de usuario o Fecha actual. Hace referencia al usuario que utiliza la relación entre documentos o a la fecha en la que se utiliza la relación. Este tipo se puede utilizar para encontrar documentos que el usuario relevante ha archivado para sí mismo.
Las funciones del sistema Función de usuario y Grupos de usuarios pueden asignar a campos de índice del tipo palabra clave y texto. Al ejemplo de aplicación
La asignación se realiza mediante los siguientes operadores:
Palabra clave:
Contiene: al menos una palabra clave coincide con una de las funciones/grupos de usuarios
Campo de texto:
Es igual a: el campo de texto corresponde a una de las funciones/grupos de usuarios
No es igual a: el campo de texto no corresponde a una de las funciones/grupos de usuariosCampo del archivador de los documentos de origen:
Este tipo permite correlacionar los documentos en función de sus entradas de índice. A continuación, seleccione un campo de índice o de entrada del archivador fuente.
Si crea varias reglas, puede combinarlas con AND o OR.