Utilice el correo electrónico general (Connect to Mail) para importar y archivar automáticamente correos electrónicos y archivos adjuntos en DocuWare. La configuración consiste en crear un servicio de correo, definir una configuración de almacenamiento y vincular uno o más buzones de correo.
Asegúrese de que los usuarios tengan los derechos necesarios para acceder a la configuración, almacenar documentos y utilizar el diálogo de almacenamiento seleccionado.
Autorizaciones
Derecho funcional: Los usuarios que deberían ver y utilizar el área Correo electrónico general en la configuración de DocuWare necesitan el derecho funcional Configurar Connect to Mail, que se puede otorgar en Configuraciones de DocuWare > General > Gestión de usuarios > Perfiles funcionales.
Derecho en archivador: Para importar correos electrónicos, el usuario debe tener el derecho de almacenarlos en el archivador de destino. Los permisos se pueden otorgar en Configuraciones de DocuWare > Almacenamiento de documentos > Archivadores > Permisos.
Diálogo de almacenamiento: Asigne el diálogo de almacenamiento seleccionado para indexar a los usuarios pertinentes. Los permisos se pueden otorgar en Configuraciones de DocuWare > Almacenamiento de documentos > Archivadores > Permisos.
1. Crear un servicio de correo
Cree un servicio de correo que se conecte a su proveedor de correo electrónico. Un administrador es quien se encarga normalmente de hacerlo.
El servidor que ejecuta Background Process Service (BPS) debe poder conectarse al host del servicio de correo y a los puertos; ajuste la configuración del firewall como sea necesario.
El servicio de correo establece la conexión con su proveedor de correo electrónico. Usted seleccionará este servicio cuando vincule la configuración de almacenamiento a la cuenta de correo electrónico (paso 3).
El administrador de DocuWare configura normalmente el servicio de correo en toda la empresa.
2. Crear una configuración de almacenamiento
Defina el destino de almacenamiento en DocuWare, un archivador o una bandeja de documentos, y la indexación automática de los correos electrónicos importados.
Seleccione un diálogo de almacenamiento para la indexación. Los campos de índice se pueden rellenar por:
Valor fijo: Introduzca un valor constante en la configuración; no se cambia durante la importación.
Propiedad de correo electrónico: Lee valores del correo electrónico, por ejemplo, remitente, adjuntos, nombre de CC, fecha de envío y los escribe en campos de índice.
Una única configuración de almacenamiento puede ser reutilizada por varios usuarios y buzones.
Con DocuWare 7.11, puede utilizar Procesamiento automático de documentos para indexar los archivos adjuntos con mayor precisión que las reglas básicas de importación. Vea la ayuda dedicada a la configuración.
3. Conecte la configuración de almacenamiento a su cuenta de correo electrónico
Vincule una o más cuentas de correo electrónico en la visión general de Correo electrónico general. En su configuración de almacenamiento, seleccione Conectar cuenta de correo electrónico, elija el servicio de correo e introduzca las credenciales para recuperar la bandeja de entrada.
Para DocuWare Cloud con Microsoft Exchange Online, no necesita un servicio de correo dedicado. Seleccione Exchange Online como servicio; DocuWare establecerá la conexión automáticamente.
Nota para DocuWare anterior a 7.2
Antes de 7.2, la configuración de almacenamiento y la conexión del buzón de correo se gestionaban en interfaces separadas. Desde 7.2 en adelante, ambos pasos están disponibles en una sola interfaz, sujetos a la autorización del usuario.
Buzones de correo compartidos de Microsoft 365
A partir de DocuWare 7.13, el correo electrónico general admite archivar tanto desde buzones compartidos de Microsoft 365 como desde buzones personales.
No se requiere ninguna licencia de usuario adicional de Microsoft 365 para el archivo de buzones compartidos. Se debe registrar una aplicación en Azure AD con los permisos necesarios.
El acceso usa los tokens Microsoft Graph y OAuth2; los permisos y el acceso al buzón se controlan y revocan en Microsoft 365/Azure AD. Para el registro de la aplicación, se necesitan los siguientes permisos:
Mail.ReadWrite: Asegura el acceso básico al buzón de correo para la cuenta conectada y cualquier buzón de correo que la cuenta pueda abrir.
Openid: Permite iniciar sesión a través de OpenID Connect y proporciona un token de identificación del usuario.
Ofline_access: Mantiene el acceso a los datos para los que se ha concedido acceso.
Mail.ReadWrite.Shared: Asegura que la aplicación pueda acceder a los buzones compartidos explícitamente, y admite escenarios en donde la cuenta no es el propietario del buzón de correo.
Antes de conectar un buzón compartido en una configuración de correo electrónico general, confirme que su administrador le haya concedido a su cuenta personal de Microsoft 365 los derechos necesarios (p. ej., Acceso completo o Enviar como). Para conectar un buzón compartido con una configuración de correo electrónico general, necesita introducir la dirección del buzón compartido en el campo Correo electrónico de los Datos de inicio de sesión, luego inicie sesión con su cuenta personal que tiene acceso a ese buzón.