DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) amplía las soluciones de gestión de documentos existentes con funciones impulsadas por IA. Esto permite un alto nivel de automatización en los procesos de oficina.
Por ejemplo, muchas empresas reciben documentos por correo electrónico como archivos adjuntos en PDF. DocuWare puede importar y archivar estos archivos PDF. Con IDP, es posible leer términos relevantes del contenido de los documentos y añadirlos automáticamente como términos de índice.
Para implementar este proceso, interactúan las configuraciones de las siguientes áreas:
Docuware Intelligent Document Processing: Como paso inicial, la inteligencia artificial del procesamiento de documentos se entrena para reconocer ciertos tipos de documentos, o clases de documentos, como facturas y albaranes. El clasificador está disponible más adelante para la configuración del IDP.
Además, la IA está entrenada para extraer datos relevantes de los documentos. El resultado es el llamado modelo de extracción, que se puede utilizar para leer términos de los documentos y agregarlos automáticamente como valores de índice.El entrenamiento de la IA detrás de IDP generalmente lo realiza su contacto de DocuWare.
La IA para el procesamiento inteligente de documentos es ofrecida por la filial de DocuWare, Natif.ai.
Más información: Procesamiento Inteligente de Documentos - IDP DocuWare
Configuración de DocuWare > Captura > Correo electrónico deneral / Connect to Mail: una configuración de Connect to Mail importa automáticamente los correos electrónicos. En una configuración de este tipo, se define el archivador para almacenar los correos electrónicos y también la forma en que se almacenan los archivos adjuntos. Si se proporciona una configuración de IDP para la indexación automatizada (consulte el siguiente punto), también puede seleccionarla en la configuración Conectar al correo.
Más información: Ayuda para Connect to Mail
Configuración de DocuWare > Captura > IDP: La configuración de IDP conecta DocuWare e IDP. Elija un clasificador de su cuenta de natif.ai para el reconocimiento automatizado de documentos.
Más información: En el siguiente capítulo se describe cómo configurar la indexación automática paso a paso .
Procedimiento: Conectar DocuWare e IDP para la importación de correo electrónico
Vaya a Configuraciones de DocuWare > Captura > DocuWare IDP.
Introduzca la clave de API para acceder a natif.ai y haga clic en Conectar.
Obtén la clave en tu cuenta natif.ai. En caso de duda, pregunte a su contacto de DocuWare.Una vez que se proporcione el acceso a IDP, todos los clasificadores de documentos de su cuenta estarán disponibles para su selección. Seleccione el clasificador de IDP para los tipos de documentos que desea importar e indexar automáticamente.
Haga clic en Nueva configuración.
Configure la indexación automática de un documento en estas cuatro pestañas:
Decida para qué tipo de documento se debe aplicar la configuración actual. Para cada tipo de documento que se va a importar, como por ejemplo una factura o un albarán de entrega, se requiere una configuración independiente.
Cargue una factura, por ejemplo, de Peters Engineering, como muestra en la configuración. Esta factura sirve como plantilla en el paso Procesamiento para que los términos de la factura se puedan asignar a los campos de índice de DocuWare.
Usar para clase de documentos: Si su clasificador es capaz de distinguir dos tipos de documento, por ejemplo, factura y nota de entrega, seleccione aquí un tipo de documento, por ejemplo, factura. Esta configuración siempre se utilizará para la indexación cuando se detecte una "factura" durante la clasificación.
Extractor de IDP: Seleccione el modelo de extracción para la factura: esto define cómo se deben leer exactamente los documentos entrantes. Al igual que la clasificación, el modelo de extracción también se creó en relación con el entrenamiento de la IA en natif.ai.
Seleccione el archivador de DocuWare en el que se debe almacenar el documento como PDF después de procesarlo con IDP. Este archivador debe coincidir con el destino de almacenamiento especificado para la configuración de importación de correo para garantizar la indexación correcta.
Además, seleccione el cuadro de diálogo de la tienda cuyos campos de índice estarán disponibles en el siguiente paso Procesamiento para la asignación con los términos de índice del documento.
En este cuadro de diálogo se muestra la vista previa del documento de ejemplo en el paso Origen . En el lado izquierdo verá todos los términos extraídos del documento de muestra. Asigne los términos extraídos a los campos de índice de DocuWare. Esto determina qué contenido del documento se transfiere como entradas de índice a los campos de DocuWare.
Para incrustar la configuración de IDP en una configuración de Connect to Mail, necesita permiso de usuario para la configuración de IDP.
Con esto, ha configurado la extracción e indexación del tipo de documento "factura".
Cambie a Configuraciones de DocuWare > General de correo electrónico y abra la configuración Conectar a correo para la importación de correo electrónico.
En la sección Procesamiento automático de documentos , seleccione la configuración de IDP creada anteriormente. Si ha creado más de una configuración y desea que se aplique automáticamente en función del tipo de documento, seleccione Selección automática aquí.