Para habilitar el procesamiento inteligente de documentos (IDP) en los correos electrónicos entrantes en DocuWare, necesita dos configuraciones: una para IDP y otra para la importación de correos electrónicos.
Configuración de IDP: Creada por su contacto de DocuWare, la configuración de IDP conecta su sistema de DocuWare a los agentes de IA responsables de la clasificación de documentos y la extracción de datos. La configuración contiene las claves API y las reglas que la IA necesita para reconocer los tipos de documentos y extraer los datos de índice pertinentes.
Configuración de importación de correo electrónico: Esta configuración define cómo se archivan los correos electrónicos y sus archivos adjuntos. En este paso, integra la configuración de IDP previamente suministrada para que cada PDF adjunto sea automáticamente clasificado e indexado antes de que se archive.
Las siguientes secciones proporcionan una guía paso a paso para crear ambas configuraciones.
Creación de una configuración de IDP
Su contacto de DocuWare proporciona por lo general una configuración de IDP. El detalle de los pasos se indica a continuación:
Vaya a Configuración de DocuWare > Capturar el > IDP de DocuWare.
Introduzca la clave API para acceder a natif.ai y haga clic en Conectar.
Puede obtener la clave en su cuenta de natif.ai. En caso de duda, pregunte a su contacto de DocuWare.Una vez proporcionado el acceso a IDP, todos los clasificadores de documentos de su cuenta estarán disponibles para su selección. Seleccione el clasificador de IDP para los tipos de documentos que desea importar e indexar automáticamente.
Haga clic en Nueva configuración.
Configure la indexación automática de un documento en estas cuatro pestañas. Con esto, ha configurado la extracción e indexación del tipo de documento «factura»:
Fuente
Decida para qué tipo de documento se debe aplicar la configuración actual. Para que se importe cada tipo de documento como, por ejemplo, factura o nota de entrega, se requiere una configuración separada.
Cargue una factura, por ejemplo de Peters Engineering, como muestra en la configuración. Esta factura sirve como una plantilla en el paso Procesamiento para que los términos de la factura puedan asignarse a los campos de índice de DocuWare.
Usar para la clase de documentos: Si su clasificador puede distinguir entre dos tipos de documento, por ejemplo factura y nota de entrega, seleccione un tipo de documento aquí, por ejemplo, factura. Esta configuración se utilizará siempre para indexar cuando se detecte una «factura» durante la clasificación.
Extractor de IDP: Seleccione el modelo de extracción para la factura. Esto define cómo se leen exactamente los documentos entrantes. Al igual que la clasificación, el modelo de extracción también se ha creado en conexión con la formación de la IA.
Destino
Seleccione el archivador de DocuWare en el que el documento debe archivarse como un PDF después de procesarlo con IDP. Este archivador debe coincidir con el destino de archivo especificado para la configuración de importación de correo electrónico para asegurar una correcta indexación.
Además, seleccione el diálogo de almacenamiento cuyos campos de índice estarán disponibles en el siguiente paso Procesamiento para su asignación con los términos de índice del documento.
Procesamiento
En este cuadro de diálogo se muestra la vista previa del documento de muestra en el paso Fuente. En el lado izquierdo puede ver todos los términos extraídos del documento de muestra. Asigne los términos extraídos a los campos índice de DocuWare. Esto determina qué contenidos del documento se transfieren como entradas de índice a los campos de DocuWare.
Permisos
Para integrar la configuración de IDP en una configuración de Connect to Mail, necesita permiso de usuario para la configuración de IDP.
Integración de IDP en una configuración de importación de correos electrónicos
Cuando su contacto de DocuWare le haya proporcionado la configuración de IDP, selecciónela en su configuración de Connect to Mail:
Cambie a Configuraciones de DocuWare > E-mails en general.
Abra la configuración para la importación de correos electrónicos.
En la sección Procesamiento automático de documentos , seleccione la configuración de IDP previamente creada.
Si ha creado más de una configuración de IDP y quiere que se aplique automáticamente en función del tipo de documento, seleccione Selección automática aquí (recomendado).