Muchos documentos para archivar ya tienen metadatos y términos de búsqueda en otros sistemas. DocuWare Autoindex transfiere los datos y los añade como entradas de índice en el archivador.
Puede utilizar filtros para seleccionar determinados documentos del archivador para mejorar el índice.
Las nuevas palabras clave se obtienen de una fuente de datos externa. La fuente de datos externa puede ser un archivador DocuWare, una base de datos (tabla, vista o comando SQL) o un archivo. Se utiliza un "código coincidente" para asignar (hacer coincidir) los registros de datos del archivador a la fuente de datos externa.
Si en el archivador y la fuente de datos externa se encuentran registros de datos que están relacionados,
el contenido de los campos del registro de datos externo se puede extraer como entradas de índice para el documento archivado.
se pueden asignar entradas fijas (por ejemplo, "enviado") o entradas dinámicas (por ejemplo, fecha actual) al documento archivado como palabras clave.
las entradas de índice del documento archivado se pueden copiar en el registro de datos externo.
se pueden escribir entradas fijas (por ejemplo, "utilizado") o entradas dinámicas (por ejemplo, fecha actual) en el registro de datos externo.
La sección de configuración de Autoindex solamente está disponible si ha adquirido una licencia de DocuWare Autoindex y el derecho de Autoindex está activado para el usuario o perfil (en la Configuración de DocuWare, en General > Administración de usuarios).
Más información sobre el uso de DocuWare Autoindex
Activador
Encontrará información sobre la configuración de Autoindex en los iconos informativos 
de la interfaz de usuario. Aquí encontrará información adicional.
Programación
El intervalo de tiempo para la repetición no puede ser inferior a 10 minutos. Para iniciar la tarea de Autoindex inmediatamente después de guardar un documento, utilice el activador Evento de archivador.
Datos de índice
Fuente de datos
Encontrará información sobre la configuración de Autoindex en los iconos informativos de la interfaz de usuario. Aquí encontrará información adicional.
Base de datos del archivador
Autoindex puede supervisar y cambiar datos de índice de documentos archivados. En DocuWare Administration era necesario especificar el archivador fuente como fuente de datos aparte en un paso posterior. En la Configuración de DocuWare basta con activar la opción Base de datos del archivador en Fuente de datos.
Archivo de texto - Acceso a archivo
Autoindex puede leer y reescribir: el archivo se bloquea para evitar otros intentos de acceso en el modo de escritura durante la ejecución de Autoindex.
Solo lectura: otras aplicaciones podrán acceder al archivo durante la ejecución de Autoindex.
Uso de una copia del archivo de texto: puede usarse una copia temporal del archivo de texto como fuente para ampliar el índice. Así se asegura de que no se modifica el archivo al que accede Autoindex durante su ejecución. Esto permite hacer cambios en el archivo original durante la ejecución de Autoindex.
xx segundos de espera antes de que Autoindex acceda al archivo de texto
Aquí debe indicar el intervalo de tiempo que debe esperar el sistema antes de ejecutar la tarea de Autoindex si detecta que se acaba de modificar el archivo. Transcurrido el tiempo especificado, el sistema intenta acceder de nuevo al archivo. Si ha concluido la edición del archivo, se inicia la tarea de Autoindex; de lo contrario, el sistema vuelve al modo de espera.
Filtros
Es posible utilizar filtros para limitar el número de documentos cuyas palabras clave se usarán para mejorar la indexación en la fuente de datos externa. De este modo se acelera el flujo de trabajo de Autoindex. Los campos de tabla no se pueden utilizar en el filtro.
Código coincidente
Encontrará información sobre la configuración de Autoindex en los iconos informativos de la interfaz de usuario. Aquí encontrará información adicional.
Campo coincidente
Debe definir al menos un código coincidente.
No se incluyen campos de texto completo, de palabra clave ni Memo en el archivador fuente.
Lista de procesamiento
Aquí se especifica dónde están los registros de datos que se ejecutarán (repetidos):
Archivador: Autoindex usa el filtro para buscar el primer documento archivado al que añadir datos de índice. Se realiza una búsqueda del registro correspondiente en la fuente de datos externa y se mejora el índice. A continuación, Autoindex busca el siguiente documento archivado y así sucesivamente.
Fuente de datos: Autoindex usa el filtro para buscar el primer registro de datos externo que usar para mejorar el índice. A continuación, busca el documento en el archivador DocuWare y mejora el índice. A continuación, Autoindex busca el siguiente registro de datos externo y así sucesivamente.
La selección tiene los siguientes efectos:
Tiempo necesario para ejecutar Autoindex: el tiempo que se requiere para la ejecución de Autoindex puede variar considerablemente según el tamaño del archivador y cuántos documentos se deben indexar en él, el tamaño de la fuente de datos externa y cuántos registros de datos externos se utilizan. Como regla, cuanto menor es la cantidad de datos que se busca primero, más rápido se puede ejecutar Autoindex.
Añadir información si no se encuentran registros de datos coincidentes: si no se encuentran pares de registros de datos coincidentes con el código coincidente, solo se puede añadir información a la ubicación de los registros de datos que se deben procesar. Ejemplos: si se procesa el archivador, los documentos para los que no existe un registro de datos externo coincidente pueden recibir la entrada de índice fija "sin enviar". Si, por otra parte, se procesa la fuente de datos externa, los registros de datos externos para los que no se encuentre un documento archivado pueden recibir la entrada "sin usar" (en el paso Reescribir).
Añadir registros de datos si no se encuentran registros de datos coincidentes: si no se encuentran pares de registros coincidentes con el código coincidente, se pueden añadir registros de datos a ubicaciones que no contengan los registros de datos que se deben procesar. Ejemplos: si se procesa el archivador, se pueden crear registros de datos externos para los documentos sin registros de datos externos coincidentes. En este caso, la entrada de índice que se utiliza como código coincidente se escribe como entrada en el registro de datos externo (en el paso Reescribir). Si, por otra parte, se procesa la fuente de datos externa, se pueden crear registros de datos en DocuWare para registros de datos sin documentos coincidentes. En este caso, la entrada que se utiliza como código de coincidencia se escribe como entrada de índice en el registro de datos de DocuWare.
Dependiendo de si la lista de procesamiento se crea a partir del archivador o la fuente de datos, a continuación encontrará otras opciones de transferencia de datos de índice.
Lista de procesamiento basada en archivador
Encontrará información sobre la configuración de Autoindex en los iconos informativosde la interfaz de usuario. Aquí encontrará información adicional
Varias coincidencias
Utilizar todos los registros de datos para la indexación | Esta acción escribe los valores de diferentes registros de datos externos en un campo de palabra clave en el archivador DocuWare. Si no hay ninguna palabra clave disponible, se utiliza para la indexación el valor del último registro de datos encontrado. Esta opción no está disponible si no se puede actualizar la fuente de datos externa (por ejemplo, una instrucción SQL, una vista o una conexión a archivos de solo lectura). |
Sin coincidencias
No cambiar indexación de documento | Puede añadir el registro de los datos que faltan a la fuente de datos externa (en el paso Reescribir) El registro de datos tiene el contenido de campo que se utiliza como código coincidente. Si define que el contenido de campo que se identifica como el código coincidente se debe sustituir por otro término, el nuevo término se aplicará al registro de datos para la fuente de datos externa. |
Cambiar indexación de documento | Por ejemplo, para marcar los documentos archivados que todavía no tienen un equivalente en la fuente de datos externa puede añadir la entrada fija "enviado" al documento. |
Lista de procesamiento basada en fuente de datos
Encontrará información sobre la configuración de Autoindex en los iconos informativosde la interfaz de usuario. Aquí encontrará información adicional.
Varias coincidencias
Cambiar datos de índice de todos los documentos | El registro de datos externo se actualiza con el último documento que se ha encontrado (en el paso Reescribir). Se pueden escribir más de una entrada en un campo de palabra clave. |
Sin coincidencias
No cambiar indexación de documento | En la fuente de datos externa, puede marcar los registros de datos para los que todavía no hay un documento en el archivador con una entrada de índice (en el paso Reescribir). |
Añadir un nuevo registro de datos con el campo de código coincidente en el archivador | Los términos que se utilizaron como el código coincidente se introducen en el nuevo registro de datos del archivador. |
Asignar datos
Encontrará información sobre la configuración de Autoindex en los iconos informativos de la interfaz de usuario. Aquí encontrará información adicional.
Especifique los valores que usar como palabras clave para los documentos archivados. Los valores disponibles son: el contenido de los campos de la fuente de datos externa, entradas fijas y entradas de sistema como la fecha actual.
Campos | Esta columna contiene los campos de índice del archivador. No se incluyen los campos de código coincidente, los campos del sistema, de tabla, el campo Memo ni el campo de texto completo. Si se selecciona un campo de palabra clave para mejorar el índice, la entrada nueva se añade como nueva palabra clave. En este momento se puede asignar una entrada nueva a cada campo de palabra clave. Si el campo de palabra clave ya está completo (64 entradas), se crea una entrada en el archivo de registro. |
Rellenar con |
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Valor | En esta columna se especifica qué entrada o contenido de qué campo se usará para mejorar el índice. Las opciones de entrada varían según el tipo de entrada seleccionado.
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Sobrescribir | La entrada que se usa para mejorar el índice sobrescribe las entradas de índice que contenga el documento archivado. Si no activa esta opción, la entrada que se usa para mejorar el índice solo se escribe en el campo de índice de DocuWare si este campo está vacío. |
Incluso si está vacío | Una entrada de índice de un documento archivado que ya exista se sobrescribirá con una entrada vacía o la entrada NULL de la fuente de datos externa. Esta opción solo está disponible si el campo de índice no es un campo de palabra clave, si se ha seleccionado Campo como tipo de entrada y si se ha activado la opción Sobrescribir. |
Reescribir
Encontrará información sobre la configuración de Autoindex en los iconos informativos de la interfaz de usuario. Aquí encontrará información adicional.
Autoindex permite añadir entradas a la fuente de datos externa, o sustituir o eliminar entradas existentes. Las entradas nuevas pueden ser de uno de estos tipos:
Información del índice de documentos archivados
Entradas fijas
Entradas predefinidas
Puede añadir datos de índice a la fuente de datos externa si se trata de un archivador de DocuWare, una conexión a base de datos o una conexión a archivo, y es accesible en modo de escritura. No es posible añadir información a campos externos que contengan el código coincidente.
Si Autoindex escribe en una base de datos externa, el tipo de campo de la base de datos externa debe ser idéntico al tipo de campo de la base de datos de DocuWare de la que Autoindex toma los datos que se van a escribir.
Actualizar fuente si se encuentran coincidencias
Encontrará información sobre la configuración de Autoindex en los iconos informativos de la interfaz de usuario. Aquí encontrará información adicional.
Coincidencias
Tras el procesamiento de Autoindex, los registros de datos de la fuente externa se pueden eliminar, cambiar o dejar igual. Estas opciones para los registros de datos coincidentes están disponibles al margen de si la lista de procesamiento se crea a partir del archivador o de la fuente de datos.
Cambiar registros de datos
Rellenar con |
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Valor | Las opciones de entrada varían según el tipo de entrada seleccionado.
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Sobrescribir | La entrada que se usará para mejorar los datos sobrescribirá las entradas externas. Si no activa esta opción, la entrada que se usa para mejorar los datos solo se escribirá en el campo externo si este campo está vacío. |
Incluso si está vacío | Una entrada de un registro de datos externo se sobrescribirá con una entrada vacía o con la entrada NULL. Esta opción solo está disponible si se ha seleccionado Campo como tipo de entrada y si se ha activado la opción Sobrescribir. |
Actualizar fuente si no se encuentran coincidencias
Encontrará información sobre la configuración de Autoindex en los iconos informativos de la interfaz de usuario. Aquí encontrará información adicional.
Sin coincidencias
No se han encontrado documentos coincidentes para el registro de datos. Dependiendo de si la lista de procesamiento se crea a partir del archivador o de la fuente de datos en el paso Datos de índice, hay varias opciones para reescribir los datos de índice.
Lista de procesamiento basada en archivador
No se ha encontrado ningún registro de datos coincidente en la fuente de datos para un documento del archivador. Puede crear un nuevo registro de datos en la fuente de datos. El contenido del campo que se utiliza como código coincidente se introduce en el nuevo registro de datos.
Lista de procesamiento basada en fuente de datos
No se han encontrado documentos coincidentes en el archivador para un registro de datos de la fuente. Puede añadir o cambiar entradas de índice en el registro de datos de la fuente; por ejemplo, no se han encontrado documentos en el archivador para este registro de datos.