Permite el intercambio de datos con aplicaciones externas exportando datos de índice desde DocuWare en el formato preferido de la aplicación externa. Esto resulta especialmente útil para integrar DocuWare con ERP y sistemas contables. Por ejemplo, exporte los datos de índice de las facturas para importar estos datos en su sistema de contabilidad. Cualquier sistema ERP y de contabilidad compatible con archivos CSV puede utilizar la exportación de datos.
DocuWare cubre toda la gama de posibles convenciones que los principales sistemas de contabilidad proporcionan para la estructura de los datos a importar. En la mayoría de los casos, solo necesita especificar algunos de todos los ajustes posibles.
Las exportaciones se inician usando la aplicación DocuWare Export que se instala con DocuWare Desktop Apps. Esta aplicación se abre a través de la selección de programas de Windows, ya que la aplicación es independiente de la interfaz de DocuWare Desktop Apps.
Una exportación se basa siempre en una configuración. Siempre que se le haya asignado el perfil con la función Configurar exportación, tanto usted como el administrador de su organización pueden crear una configuración en Integraciones > Exportación de datos de Configuración de DocuWare. Se le debe asignar al menos una configuración correspondiente para poder ejecutar una exportación.
Ejecución de una exportación de datos
Exportación inmediata
Abra la aplicación DocuWare Export y seleccione una configuración de exportación y la carpeta en la que desea guardar el archivo de destino. Haga clic en el botón para exportar inmediatamente.
Exportación programada
Abra la aplicación DocuWare Export en modo de administrador. Haga clic en el vínculo para abrir el Task Manager de Windows y programar la exportación.
Configurar y probar una exportación
Formato
Escoja entre una exportación en forma de lista de resultados fija y una exportación con contenido definido por el usuario. Elija también el separador para la exportación de CSV.
Reglas
Utilice valores de índice para especificar los documentos cuyos datos de índice desea exportar. A continuación, se muestra un ejemplo de un par de filtros de condiciones:
Y | Tipo de documento | Es igual a | Factura |
Estado | Es igual a | Listo para exportar |
Nombre de archivo
Para el nombre del archivo, puede combinar valores fijos, entradas predefinidas y campos de índice.
Ajustes de codificación
La codificación de los caracteres se realiza de acuerdo con la codificación de exportación en la configuración de su organización. Aquí puede efectuar los ajustes apropiados si necesita codificación para una configuración regional diferente.
Contenido personalizado
Aquí puede editar todas las especificaciones para incluir encabezados de documentos y archivos, campos de tablas y pies de página de documentos en el archivo de exportación. El resultado se muestra en la vista previa del diseño de la hoja de datos, a la derecha.
Incluir, dividir y transformar datos
Active la inclusión del contenido de datos deseado y añada una o más líneas a cada elemento de contenido. Para dividir o transformar el contenido, pase el ratón por encima de una línea de entrada para ver las funciones:
Dividir contenido: Puede dividir los datos del campo índice en columnas. Por ejemplo, si utiliza listas de selección que contienen un número de centro de costes y un nombre asociado, como "40 000 - Ventas", pero desea exportar solo el número porque es el que se utiliza en su solución de contabilidad financiera. O un campo contiene números y nombres de proyectos y desea exportar ambos por separado, por ejemplo "2022-01 - Montaña rusa invertida".
En el diálogo Separar contenido, las entradas que ya se han procesado están disponibles en una lista de selección. Tras introducir el separador, las columnas resultantes de la muestra y el separador se añaden automáticamente al diálogo. La configuración de Columnas resultantes se muestra tan pronto como haya definido al menos un carácter separador y hace clic en otra área del diálogo.Transformar contenido: Puede convertir los datos, por ejemplo, si quiere sustituir las abreviaturas por nombres completos. O si el nombre de un mes es un campo, pero quiere exportar el número correspondiente, por ejemplo "01" en lugar de "enero".
Contenido
Encabezado de archivo: El encabezado del archivo CSV es exclusivo para cada archivo CSV exportado.
Registro de documentos (encabezado): El encabezado del documento es exclusivo para cada documento exportado.
Campo de tabla: Puede exportar los datos de los campos de la tabla que se utilizan para las partidas de las facturas, por ejemplo.
Pie de página de un documento: Algunos formatos CSV requieren un pie de página de un registro o un documento que suele incluir alguna información resumida del documento.
Asignar datos
Para evitar una segunda exportación de los mismos datos, se pueden modificar automáticamente los datos de índice después de la exportación, como un campo de estado.
Vista previa de la exportación
El botón Vista previa de la exportación le permite ejecutar una exportación sin el paso Asignar datos (donde puede cambiar su estado para evitar una segunda exportación). De esta manera, puede probar la exportación tantas veces como sea necesario.