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Los usuarios y los derechos de los usuarios se gestionan de manera práctica y sencilla desde la Configuración de DocuWare.
Con un par de clics, puede crear un nuevo usuario con una bandeja personal y todos los derechos necesarios para sus tareas. Como siempre, puede otorgar los derechos al usuario a través de su pertenencia a grupos y roles, y mediante la asignación de roles, perfiles de funciones y perfiles de archivador. Aquí también puede especificar los diálogos y los sellos que puede utilizar el nuevo usuario. Si el nuevo empleado se ha registrado a través del mensaje de correo electrónico de registro enviado automáticamente, puede comenzar de inmediato.
Además de los usuarios, aquí también puede administrar grupos, roles y perfiles de funciones.
Administración de usuarios - Usuarios
A continuación encontrará una descripción general de las funciones de Administración de usuarios en la Configuración de DocuWare.
Puede obtener información sobre las opciones de configuración de los usuarios directamente en los iconos de información del software.
Visión general de los usuarios
Crear usuarios
El nombre de usuario de DocuWare no debe contener caracteres especiales como "│" (ALT-179).Desbloquear usuarios bloqueados por intentos fallidos de inicio de sesión
Enviar el mensaje de registro a los usuarios
Eliminar usuarios
Buscar y filtrar en la visión general de los usuarios
Configuración de un usuario
Crear un usuario con su nombre y correo electrónico
Configurar la primera contraseña para el usuario o activar el registro enviando el mensaje de registro
Crear automáticamente una bandeja para el usuario
Otorgar derechos a los usuarios: a través de grupos, funciones, perfiles de archivadores, perfiles de funciones o funciones individuales
Asignar diálogos y sellos a los usuarios
Modificar los derechos del usuario
Cambiar la contraseña de los usuarios o enviar el mensaje de correo electrónico correspondiente a los usuarios
Administración de usuarios - Grupos
Los grupos son conjuntos de usuarios que sirven para facilitar la asignación de derechos. Al pertenecer a un grupo, un usuario recibe los derechos asignados a dicho grupo. A su vez, los derechos se asignan a los grupos mediante la asignación de roles.
Los grupos son esenciales cuando se usa la sincronización de usuarios con servicios de directorio. Sin ellos, solo puede trabajar con funciones y asignárselas directamente a los usuarios.
El grupo predeterminado es "Público". Los usuarios predefinidos "básico" y "administrador" se asignan a este grupo. Este grupo también incluye el rol "Rol de organización predeterminado".
Para cada grupo, debe definir:
El nombre del grupo
Los miembros del grupo
Los roles para asignar derechos a los miembros del grupo
Más información sobre el sistema de derechos de DocuWare
Administración de usuarios - roles
Los roles son conjuntos de perfiles de función y perfiles de archivador y diálogos que sirven para facilitar la asignación de derechos. Usando uno o dos roles, puede asignar a un usuario todos los derechos y las funciones disponibles en DocuWare con un par de clics.
Los roles se pueden asignar directamente a los usuarios y a los grupos.
Los roles "Administrador de organización" y "Role de organización predeterminado" están configuradas de manera predeterminada; esta última contiene el grupo "Público".
Para cada rol, debe definir:
El nombre del rol
Los perfiles de función incluidos
Los perfiles de archivador incluidos
Los diálogos de archivador incluidos, por ejemplo, diálogos de búsqueda, diálogos de almacenamiento, listas de resultados y vistas de listas y carpetas
Usuarios y grupos asignados al rol
Más información sobre el sistema de derechos de DocuWare
Administración de usuarios - Perfiles de función
Los perfiles de función son conjuntos de derechos funcionales y administrativos que sirven para facilitar la asignación de derechos en DocuWare. A diferencia de los perfiles de archivador, los perfiles de función no se refieren a archivadores específicos, sino que se aplican de manera general.
Los perfiles de función se pueden asignar tanto a usuarios directamente como a roles.
El perfil de función "Perfil de organización predeterminado" es el perfil predeterminado. Incluye el rol "Función de organización predeterminada".
Para cada perfil de función, debe definir:
El nombre del perfil de función
Los derechos incluidos para los componentes de la configuración y administración de DocuWare
Los usuarios y los roles que se asignan al perfil de función
Más información sobre el sistema de derechos de DocuWare.
Regla de sustitución y lista de sustitución
A partir de la versión 7.11 de DocuWare, las reglas de sustitución y las listas de sustitución se crean en Configuración DocuWare > Administración de usuarios.
Regla de sustitución
Una regla de sustitución activa una tarea de Workflow que se debe completar, aunque no se pueda contactar con el propietario de la tarea porque está de vacaciones, por ejemplo. En tal caso, en la regla de sustitución se especifican los empleados a los que se debe asignar la tarea y en qué orden. Si el propietario real está fuera de la oficina, la tarea se transmitirá al primer empleado presente en la regla de sustitución. Si, por ejemplo, este empleado también está de vacaciones, la tarea se reenviará al segundo sustituto y así sucesivamente.
Para aplicar una regla de sustitución, el administrador o el propio usuario deben introducir la ausencia en el menú principal del perfil de DocuWare Client Perfil y configuración > Fuera de la oficina e introducir también la ausencia de los empleados a los que se han asignado tareas y/o forman parte de una regla de sustitución.
Lista de sustitución
En una lista de sustitución se combinan diversas reglas de sustitución. Una lista de sustitución puede consistir en reglas de sustitución para varios centros de costes, por ejemplo. En Workflow Designer, puede seleccionar desde una lista de sustitución todas las reglas de sustitución o varias de ellas para la asignación de tareas. Por lo tanto, una regla debe pertenecer como mínimo a una lista de sustitución.
Administración de usuarios - licencias
Asignar o retirar una licencia Nominal o de Flujo de trabajo al usuario. También se muestra el número restante de licencias disponibles. Se puede asignar un máximo de una licencia por usuario.