Con DocuWare Desktop Apps, puede importar documentos a DocuWare desde una carpeta supervisada a través de Import App o directamente desde un escáner con Scan App, y ambos métodos pueden vincularse a IDP para procesamiento automático.
Para habilitar el procesamiento inteligente de documentos (IDP) para documentos importados a través de DocuWare Desktop Apps, necesita dos configuraciones: una para IDP y otra para la respectiva Desktop App.
Configuración de IDP: Creada por su contacto de DocuWare, la configuración de IDP conecta su sistema de DocuWare a los agentes de IA responsables de la clasificación de documentos y la extracción de datos. La configuración contiene las claves API y las reglas que la IA necesita para reconocer los tipos de documentos y extraer los datos de índice pertinentes.
Configuración para la importación desde las aplicaciones de escritorio: esta configuración define cómo se importan los documentos mediante los complementos “Escanear” o “Importar”. En este paso se incrusta la configuración de IDP proporcionada previamente, de modo que los PDF importados se clasifiquen e indexen automáticamente antes de archivarse.
Las siguientes secciones proporcionan una guía paso a paso para crear ambas configuraciones.
Creación de una configuración de IDP
Su contacto de DocuWare proporciona por lo general una configuración de IDP. El detalle de los pasos se indica a continuación:
Vaya a Configuración de DocuWare > Capturar el > IDP de DocuWare.
Introduzca la clave API para acceder a natif.ai y haga clic en Conectar.
Puede obtener la clave en su cuenta de natif.ai. En caso de duda, pregunte a su contacto de DocuWare.Una vez proporcionado el acceso a IDP, todos los clasificadores de documentos de su cuenta estarán disponibles para su selección. Seleccione el clasificador de IDP para los tipos de documentos que desea importar e indexar automáticamente.
Haga clic en Nueva configuración.
Configure la indexación automática de un documento en estas cuatro pestañas. Con esto, ha configurado la extracción e indexación del tipo de documento «factura»:
Fuente
Decida para qué tipo de documento se debe aplicar la configuración actual. Para que se importe cada tipo de documento como, por ejemplo, factura o nota de entrega, se requiere una configuración separada.
Cargue una factura, por ejemplo de Peters Engineering, como muestra en la configuración. Esta factura sirve como una plantilla en el paso Procesamiento para que los términos de la factura puedan asignarse a los campos de índice de DocuWare.
Usar para la clase de documentos: Si su clasificador puede distinguir entre dos tipos de documento, por ejemplo factura y nota de entrega, seleccione un tipo de documento aquí, por ejemplo, factura. Esta configuración se utilizará siempre para indexar cuando se detecte una «factura» durante la clasificación.
Extractor de IDP: Seleccione el modelo de extracción para la factura. Esto define cómo se leen exactamente los documentos entrantes. Al igual que la clasificación, el modelo de extracción también se ha creado en conexión con la formación de la IA.
Destino
Seleccione el archivador de DocuWare en el que el documento debe archivarse como un PDF después de procesarlo con IDP. Este archivador debe coincidir con el destino de archivo especificado para la configuración de importación de correo electrónico para asegurar una correcta indexación.
Además, seleccione el diálogo de almacenamiento cuyos campos de índice estarán disponibles en el siguiente paso Procesamiento para su asignación con los términos de índice del documento.
Procesamiento
En este cuadro de diálogo se muestra la vista previa del documento de muestra en el paso Fuente. En el lado izquierdo puede ver todos los términos extraídos del documento de muestra. Asigne los términos extraídos a los campos índice de DocuWare. Esto determina qué contenidos del documento se transfieren como entradas de índice a los campos de DocuWare.
Permisos
Para integrar la configuración de IDP en una configuración de Connect to Mail, necesita permiso de usuario para la configuración de IDP.
Integración de la configuración de IDP en una DocuWare Desktop App
Cuando su contacto de DocuWare le haya proporcionado la configuración de IDP, selecciónela en su configuración de importación o escaneo:
Abra las DocuWare Desktop Apps.
Uso de IDP en los documentos escaneados
Para usar IDP a través del plugin Escanear, haga clic en la pestaña DocuWare Desktop Apps > Escanear.
En la lista desplegable Configuración de procesamiento, seleccione Selección automática (Configuraciones de IDP de DocuWare) para enviar sus documentos al agente de IA de clasificación primero.
Según el resultado de la clasificación, el sistema seleccionará y usará automáticamente el modelo de extracción adecuado.
Uso de IDP en documentos importados a través de una carpeta supervisada
Para usar IDP a través del plugin Importar, haga clic en la pestaña Importar.
Haga clic en Crear nuevo trabajo de importación
Seleccione la carpeta Fuente que debe supervisarse.
Seleccione Configuración > Selección automática (Configuración de IDP de DocuWare) para enviar sus documentos al agente de IA de clasificación primero.
Según el resultado de la clasificación, el sistema seleccionará y usará automáticamente el modelo de extracción adecuado.
Supervisión de trabajos de IDP activados por DocuWare Desktop Apps
Los documentos importados con procesamiento inteligente de documentos (IDP) son clasificados e indexados por servicios de IA que se ejecutan en servidores de DocuWare.
Para supervisar estos procesos, abra Configuraciones de DocuWare y seleccione Supervisión de IDP. La lista muestra el estado de cada trabajo, el nombre de archivo, la marca de tiempo y otros detalles.
Ocasionalmente, un trabajo de IDP podría fallar por razones técnicas u operativas. Los trabajos fallidos aparecen con un estado de advertencia o error. Haga clic en Detalles para ver la causa específica, hacer las correcciones necesarias y, a continuación, haga clic en Reintentar para reiniciar el trabajo.
Un trabajo puede fallar, por ejemplo, si más de una configuración de IDP coincide en el mismo documento, como cuando dos configuraciones se asignan a la misma clase de documento y utilizan el mismo archivo de muestra. En esta situación, DocuWare no puede determinar qué extractor aplicar y detiene el trabajo.