Los documentos se almacenan directamente en el archivador o bien con una parada intermedia en la bandeja. Cuanto antes estén los documentos del archivador a disposición de los empleados e integrados en los flujos de trabajo, antes podrán aprovecharse al máximo. Por eso, una importación directa suele ser una buena opción. En algunos casos, sin embargo, puede ser útil procesar primero los documentos en una bandeja.
Las bandejas del DocuWare Web Client tienen una función similar a la de las bandejas físicas de un escritorio. La bandeja contiene los documentos que están a la espera de ser editados. Pueden ser documentos que todavía no se han archivado o copias de documentos archivados anteriormente.
Desde la bandeja puede mostrar documentos en el visor para añadir sellos o anotaciones, o abrirlos en un editor para editarlos, imprimirlos y descargarlos. También puede combinar allí varios documentos en uno. Puede archivar los documentos de la bandeja directamente en un archivador o preindexarlos para prepararlos para el archivado.
Más sobre las diferencias entre bandejas y archivadores
Configuración de bandejas
Las bandejas se crean en DocuWare Configuraciones. Para ello, un usuario debe tener Configurar bandejas como derecho funcional. Si configura bandejas no solo para usted, sino también para otros usuarios de DocuWare, también necesitará el derecho funcional Gestionar usuarios.
Encontrará más información sobre la configuración directamente en la interfaz de usuario, mediante los iconos de información.
Requisitos previos y permisos
Según el método de creación de la bandeja, se requieren permisos de archivador específicos:
Creación manual mediante DocuWare Configuraciones > Bandejas: requiere un perfil de archivador válido (Leer, Editar o Propietario) asignado al usuario para el archivador de destino.
Creación automática mediante DocuWare Configuraciones > Gestión de usuarios: al crear un usuario nuevo en Gestión de usuarios de forma manual o mediante importación y activar la opción de generar al mismo tiempo una bandeja predeterminada, la cuenta de administrador que ejecuta la acción necesita lo siguiente:
El derecho funcional Gestionar usuarios.
El derecho funcional Configurar bandejas.
El perfil de permisos Propietario para al menos un archivador.
Gestionar sus propias bandejas
Todas las bandejas que tiene asignadas están disponibles en Web Client.
Puede cambiar otros ajustes relativos a sus bandejas en el menú personal > Perfil y configuración en la pestaña Bandejas, en concreto:
Seleccionar la bandeja predeterminada
Definir el orden de las bandejas en el menú
Mostrar/ocultar bandejas
Con DocuWare 7.13 y versiones posteriores, ya no es posible eliminar una bandeja que todavía contiene documentos. Vacíe primero su bandeja y después podrá eliminarla.
Actualmente solo en el DocuWare Client clásico
La configuración de una bandeja predeterminada aún no está disponible en el nuevo DocuWare Client, introducido con DocuWare 7.15.
Comparación de bandejas y archivadores
Las bandejas y los archivadores son los dos lugares de DocuWare donde pueden estar los documentos.
Los archivadores son el núcleo de DocuWare. Se pueden utilizar todas las funciones de gestión documental para los documentos. Por ejemplo:
Archivar documentos conforme a las normas de auditoría
Dar a los compañeros acceso a los documentos
Administrar permisos
Buscar y consultar documentos
Gestionar la edición de documentos en flujos de trabajo
Combinar documentos en listas o mostrarlos en estructuras de carpetas
Realizar un seguimiento de accesos y cambios
Garantizar el cumplimiento de los requisitos
En una bandeja, en cambio, los documentos se visualizan y editan principalmente antes de archivarlos. Por ejemplo, puede fusionar varios documentos en uno o prepararlos para la indexación. Las entradas de índice son necesarias para el almacenamiento estructurado de los documentos en el archivador y también facilitan el acceso posterior a los documentos. Con el servicio Intelligent Indexing, la información central de un documento se reconoce automáticamente y se añade a los documentos como entradas de índice.
A diferencia de los archivadores, las bandejas suelen configurarse de modo que solo un usuario tenga acceso a ellas. Están pensadas para los documentos que ese usuario concreto debe editar. En principio, también es posible dar acceso a una bandeja a varios usuarios, por ejemplo para todos los documentos que debe procesar un equipo. Sin embargo, en la bandeja no hay registro y no es posible una asignación de derechos más precisa. Cualquiera que tenga acceso a una bandeja puede hacer allí cualquier cosa, incluso eliminar documentos. Por razones de seguridad, por tanto, el archivador es siempre el lugar donde debe producirse la colaboración sobre documentos.
Las posibilidades comparadas:
Documentos | Archivador | Bandeja |
|---|---|---|
Buscar y encontrar | x | --- |
Abrir en el visor | x | x |
Editar | x | x |
Indexación automática (Intelligent Indexing) | --- | x |
Archivar conforme a las normas de auditoría | x | --- |
Colaboración | x | --- (posible, pero no recomendable) |
Flujos de trabajo | x | --- |
Permisos detallados | x | --- |
Registro | x | --- |