Bandejas

Los documentos se almacenan directamente en el archivador o con un tope intermedio en la bandeja. Cuanto antes estén los documentos del archivador a disposición de los empleados y se integren en los flujos de trabajo, antes podrán aprovecharse al máximo. Por lo tanto, una importación directa suele ser una buena opción. En algunos casos, sin embargo, puede ser útil procesar primero los documentos en una bandeja.

Desde la perspectiva del usuario, las bandejas del DocuWare Web Client tienen una función similar a la de las bandejas físicas de su escritorio. La bandeja contiene documentos a la espera de ser editados. Puede tratarse de documentos que aún no se han archivado o de copias de documentos archivados anteriormente.

Desde la bandeja puede visualizar documentos en el visor con el fin de agregar sellos o anotaciones, o puede abrirlos en un editor para editarlos, imprimirlos o descargarlos. También puede agrupar varios documentos. Puede archivar documentos desde la bandeja directamente en un archivador o preindexarlos para prepararlos para el archivado.

Más información sobre las diferencias entre bandejas y archivadores

Configuración de bandejas

Las bandejas se crean en la Configuración de DocuWare. Para ello, el usuario debe tener el derecho funcional Configurar bandejas. Si configura bandejas no solo para usted, sino también para otros usuarios de DocuWare, también necesitará el derecho funcional Gestionar usuarios.

Encontrará más información sobre la configuración directamente en la interfaz del usuario mediante los iconos informativos.

Gestionar sus propias bandejas

Todas las bandejas que tiene asignadas están disponibles en Web Client.

Puede modificar otras configuraciones relacionadas con sus bandejas en el menú personal > Perfil & Configuraciones desde la pestaña Bandejas , en concreto:

• Seleccionar bandeja predeterminada

• Definir el pedido de bandejas en el menú

• Mostrar u ocultar las bandejas

Comparación de bandejas y archivadores

Las bandejas y los archivadores son los dos lugares de DocuWare en los que se pueden ubicar los documentos.

Los archivadores son el núcleo de DocuWare. Se pueden utilizar todas las funciones de gestión documental para los documentos. Por ejemplo:

• Archivar documentos conforme a las normas de auditoría

• Dar a los compañeros acceso a los documentos

• Gestionar permisos

• Buscar y consultar documentos

• Gestionar la edición de documentos en flujos de trabajo

• Combinar documentos en listas o verlos en estructuras de carpetas

• Seguimiento de accesos y cambios

• Garantizar el cumplimiento de requisitos

En cambio, en una bandeja, estos se consultan y editan principalmente antes de archivarlos. Por ejemplo, puede fusionar varios documentos en uno o prepararlos para su indexación. Las entradas de índice son necesarias para el almacenamiento estructurado de los documentos en el archivador y también facilitan el acceso posterior a los documentos. Con el servicio de Intelligent Indexing, la información central de un documento se reconoce automáticamente y se añade a los documentos como entradas de índice.

A diferencia de los archivadores, las bandejas suelen estar configuradas para que solo un usuario tenga acceso a ellas. Están destinados a los documentos que el usuario concreto necesita editar. En principio, también es posible dar acceso a varios usuarios a una bandeja, por ejemplo para todos los documentos que debe procesar un equipo. Sin embargo, no hay registro en la bandeja y no es posible una asignación más precisa de los derechos. Cualquiera que tenga acceso a una bandeja puede hacer cualquier cosa en ella, incluso borrar documentos. Por tanto, por razones de seguridad, un archivador es siempre el lugar donde debe tener lugar la colaboración documental.

Las posibilidades comparadas: