従来の DocuWare Client と同じく、新しい DocuWare Client は日々の業務の中心となるプラットフォームです。ここでドキュメントを検索し、読み、処理し、次の担当者に渡します。
この記事では、新しい Client の概要を説明します。2 つの Client の違いと共通点については、「従来の DocuWare Client をご存じの場合」のセクションを参照してください。
サポートされているバージョン: DocuWare Cloud + 新しいDocuWareクライアントのみ
このページの内容
従来の DocuWare Client をご存じの場合
新しい DocuWare Client は、既存のファイルキャビネット、ダイアログ、ワークフローをそのまま使用し、同じ権限とロールが適用されます。ドキュメントのインデックスエントリ、スタンプ、注釈、ワークフロータスクは 1 組だけで、どちらの Client で開いても同じです。チームが両方を同時に使うこともでき、すべてのユーザーがドキュメントの最新の状態を確認できます。どちらの Client で作業するかは各自が決め、いつでも切り替えられます。
従来の Client で、リンク 新しい DocuWare を開く から新しい DocuWare Client を開きます。最初に気づく点は次のとおりです。
文書トレイ、検索、タスクなどは、画面上部のタブではなく、左サイドバーのアイコンになりました。
プロファイルと設定 は 2 つの領域に分かれました。プロファイルと環境設定 には個人設定が、セキュリティ にはパスワードやアカウントへのアクセスなどが含まれます。
新しい DocuWare Client は、現時点では DocuWare Cloud でのみ利用できます。オンプレミス環境では引き続き従来の Client をご利用ください。
画面の各領域
ドキュメントは DocuWare のファイルキャビネットに保存され、各ドキュメントには会社、ドキュメントタイプ、日付などのインデックスエントリが付いています。ドキュメントを表示するには、これらのインデックスエントリとドキュメントの内容で検索します。
ドキュメントを探すには、検索バーに語句を入力して 検索 ボタンをクリックします。以下は、検索後にビューアーでドキュメントを開いた状態の DocuWare Client の全体像です。検索後の DocuWare Client は次のように表示されます。各領域には番号を付け、下で説明します。
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左サイドバー: ここからタスク、リスト、チャットなどに切り替えます。表示されるのはアクセス権のある領域だけなので、サイドバーはここに示したものより短い場合があります。
検索タブ: 各検索はブラウザーのタブのように、それぞれ独自のタブで実行されます。プラスアイコンを選択すると、現在の検索を失わずに別の検索を開始でき、タブを切り替えて結果を比較できます。
詳細は 検索タブの使い方
検索バー: 探しているものをフィールドに入力します。その左のリストで、DocuWare が検索する範囲を指定します。すべてのファイルキャビネット を選ぶと、アクセス権のあるすべてを検索します。ドキュメントがどこに保存されたか分からない場合に適しています。
チップ: ファイルキャビネットごとに 1 つ表示されるクリック可能なラベルで、そのファイルキャビネットからの件数を示します。チップを選択すると、そのファイルキャビネットの結果だけが表示され、並べ替えと絞り込みも利用できるようになります。最近更新 は、すべてのファイルキャビネットをまとめた結果です。
詳細は 検索結果の使い方
結果リスト: 見つかったドキュメントが 1 行ずつ表示されます。列はそれらのドキュメントのインデックスエントリで、どの列を表示するかは自分で決められます。
行末の 3 点アイコンには、印刷から削除まで、そのドキュメントに対してできる操作がすべて含まれます。行を右クリックしても同じメニューが開きます。
詳細は 検索結果の使い方
ビューアー: 選択したドキュメントがリストの横に表示されます。ここで読むだけでなく、注釈、スタンプ、インデックスエントリ、印刷、共有といった作業も行えます。区切り線をドラッグしてビューアーの幅を変えたり、リストに全幅が必要なときは閉じたりできます。
詳細は ドキュメントの表示と注釈
QR コード: QR コードをスキャンすると、スマートフォンの DocuWare アプリを自分の DocuWare 組織に接続できます。
詳細は DocuWare モバイルアプリ
メニュー: ドキュメント関連以外のすべてがここにあります。個人設定の プロファイルと環境設定 と セキュリティ もここにあります。
詳細は プロファイル設定と環境設定
詳細は 個人のセキュリティ設定
新しい DocuWare Client には現時点でまだ一部の機能がなく、順次移行が進められています。完全な一覧は記事「主な機能と制限事項」で確認できます。
知っておきたい DocuWare の用語
DocuWare Client: 作業を行うプログラムです。以前は Web Client とも呼ばれていましたが、指しているものは同じです。
ファイルキャビネット: ドキュメントを保存する場所です。ファイルキャビネットには請求書や人事ファイルなど同じ種類のドキュメントが入り、それらのドキュメントが持つインデックスフィールドもファイルキャビネットで決まります。
インデックスエントリ: ドキュメントを保存するときに設定するフィールドの値で、会社、ドキュメントタイプ、請求日などがあります。ドキュメントを見つけられるようにするのがこの値であり、結果リストの列に表示されるのもこの値です。
文書トレイ: 保存前のドキュメントが置かれる場所です。ドキュメントを手動でインポートまたはスキャンすると、まず文書トレイに入るため、ファイルキャビネットに保存する前に整理したり内容を補ったりできます。
ダイアログ: 検索ダイアログは検索できるフィールドを、結果ダイアログは表示される列を、保存ダイアログはドキュメントを保存するときに入力するフィールドを決めます。ダイアログは管理者がファイルキャビネットごとに設定します。