DocuWare Client で削除したドキュメントは、すぐにシステムから取り除かれるわけではありません。左サイドバーの ゴミ箱 に移動し、30 日間そこに保持されます。この期間内であれば、管理者に依頼せずとも自分で復元できます。
ユーザーごとに専用の ゴミ箱 があります。ファイルキャビネットや自分の文書トレイから削除したものが集められます。
サポートされているバージョン: DocuWare Cloud + 新しいDocuWareクライアントのみ
このページの内容
従来の DocuWare Client をご存じの場合
従来の Client で、リンク 新しい DocuWare を開く から新しい DocuWare Client を開きます。従来の Client のゴミ箱をご存じの場合、違いは次のとおりです。
名称が ゴミ箱 に変わりました。従来の Client では、同じビューは 最近削除したもの という名称です。
複数のドキュメントをまとめて削除することは、まだできません。新しい DocuWare Client では、結果リストから 1 件ずつ削除します。
複数のドキュメントをまとめて復元することは、まだできません。
新しい DocuWare Client では、完全な削除はまだできません。ドキュメントは 30 日後に自動的にゴミ箱から取り除かれます。ゴミ箱を自分で空にする必要がある場合、たとえばストレージを解放したい場合は、従来の Client をご利用ください。
ゴミ箱内のドキュメントではビューアーをまだ利用できません。近日対応予定です。
リストの並べ替えと絞り込みは、まだできません。従来の Client では、ゴミ箱をすべての列で並べ替え・絞り込みできます。
新しい DocuWare Client は、現時点では DocuWare Cloud でのみ利用できます。オンプレミス環境では引き続き従来の Client をご利用ください。
ドキュメントを削除する
ドキュメントは結果リストまたは文書トレイから削除します。ドキュメントの行末にある 3 点アイコンを選択し、続けて 削除 を選択します。このオプションは、単一のファイルキャビネットを対象とする検索の結果でも、複数のファイルキャビネットを対象とする検索の結果でも利用できます。
そのファイルキャビネットでドキュメントを削除する権限がない場合、このオプションは表示されません。
各段階はドキュメント履歴に記録されます。ドキュメントを ゴミ箱 に移動したこと、復元したこと、完全に削除したことのいずれもです。
ゴミ箱からドキュメントを復元する
左サイドバーで ゴミ箱 を開きます。削除したドキュメントが、ドキュメント名、残り日数、削除日、作成日、ファイルタイプ、削除したユーザー、保存場所とともに表形式で一覧表示されます。戻したいドキュメントを選択し、選択項目を復元 を選択します。
これらの列には、どこから削除されたかに関係なくすべてのドキュメントが持つシステムデータが表示されます。ユーザーは「削除者」を意味します。ファイルキャビネットのインデックスエントリはここには含まれません。
ドキュメントは、削除元のファイルキャビネットまたは文書トレイに、当時のインデックスエントリ、注釈、スタンプとともに戻ります。復元は新しいドキュメントの保存とは異なり、ワークフロー、自動処理、通知はいずれも実行されません。
表示されるのは、自分で削除したドキュメントです。ファイルキャビネットの所有者は、誰が削除したかに関係なく、そのファイルキャビネットから削除されたすべてのドキュメントを確認できます。あるはずのドキュメントが一覧にない場合は、以下の権限をご確認ください。
重要: 復元できる期間は 30 日で終了します
ドキュメントは、削除から 30 日後に ゴミ箱 から自動的に取り除かれます。その後は復元できません。ドキュメントごとの残り時間は 残り日数 列で確認できます。
管理者向けの注意事項
基本的に、ゴミ箱 は従来の DocuWare と同じように機能します。新しい DocuWare Client のためにあらためて設定し直す必要はありません。
また、ゴミ箱 自体に構成は不要で、専用の権限を割り当てる必要もありません。何が入るか、誰が何を見られるかは、DocuWare の他の場所で行う設定によって決まります。
次の操作で削除されたドキュメントは、すべて ゴミ箱 に集められます。
ユーザーが結果リストまたはタスクリストで削除したドキュメント
削除ポリシーやワークフローなど、自動処理によって取り除かれたドキュメント
Platform Service を利用したツールなど、DocuWare をインターフェイスとして使用するプログラムが削除したドキュメント
DocuWare の権限システムは ゴミ箱 内のドキュメントにも、2 つのレベルで適用されます。どの削除済みドキュメントがユーザーに表示されるか、そのユーザーがそれらに対して何ができるかは、権限によって決まります。ドキュメントを削除する権限は、DocuWare 構成 > ファイルキャビネット のファイルキャビネットの権限で付与します。
ドキュメントの取得元と | ゴミ箱内のドキュメントに対する権限 | |
|---|---|---|
ユーザーに表示される範囲 | ユーザーができること | |
ファイルキャビネット | ||
ファイルキャビネットの所有者 | そのファイルキャビネットから削除されたすべてのドキュメント | 復元、ビューアーでの表示 |
ファイルキャビネットのユーザー (ファイルキャビネットプロファイルに割り当て済み) | そのユーザー自身が削除したドキュメントのみ | 復元 |
ファイルキャビネットに対する権限がないユーザー | そのファイルキャビネットからは何も表示されない | なし |
文書トレイ | ||
のユーザー | この文書トレイから削除されたすべてのドキュメント | 復元 |
文書トレイに対する権限がないユーザー | その文書トレイからは何も表示されない | なし |
従来の Client では、上記のロールはゴミ箱からドキュメントを完全に削除することもできます。新しい DocuWare Client ではまだ対応していません。
保持期間とストレージ: ドキュメントは 30 日間 ゴミ箱 に残り、その全期間にわたって組織のストレージクォータに計上されます。領域が解放されるのはドキュメントが完全に削除された後で、それが実際のストレージ削減として反映されるまでには時間がかかることがあります。
そのため、多くのドキュメントを削除しながらゴミ箱を一度も空にしない組織は、クォータを使い切ってしまいます。新しい DocuWare Client ではまだゴミ箱を空にできないため、これは従来の Client で行うか、大量に発生することが常態化している場合は DocuWare のインターフェイス経由で行います。