Les utilisateurs peuvent récupérer eux-mêmes les documents supprimés accidentellement dans DocuWare. Pour ce faire, les documents sont déplacés des bacs et des armoires vers une corbeille virtuelle.
Le même principe s'applique aux opérations de suppression
à partir des listes de résultats et des listes de tâches dans le client Web
des tâches d'automatisation comme les politiques de suppression et les workflows
qui sont déclenchées par le Service de plate-forme en tant qu'interface DocuWare
lors de la synchronisation de l'armoire
lors du transfert de documents
Les documents qui se trouvent dans la corbeille virtuelle peuvent être restaurés ou supprimés définitivement. Après une période de conservation fixe de 30 jours, les documents sont automatiquement supprimés.
Une opération de restauration ramène le document à son emplacement de stockage d'origine. Contrairement à l'enregistrement d'un nouveau document, la restauration ne déclenche pas de workflow, d'automatisations ou de notifications.
La corbeille est accessible dans le client Web.
Toutes les opérations liées à la corbeille sont enregistrées dans l'historique des documents : Déplacer vers la corbeille, restaurer, supprimer (définitivement).
Configuration requise et licences
Les utilisateurs n'ont pas besoin d'une autorisation distincte pour utiliser la corbeille. Chaque utilisateur a accès à la fonction corbeille du Client DocuWare.
L'utilisation de la corbeille est la même pour DocuWare Cloud et DocuWare sur site. Aucune configuration particulière n'est requise.
Utilisation de la corbeille dans le client Web
Chaque utilisateur dispose d'une corbeille personnelle dans le client Web. En cliquant sur Récemment supprimés, une liste avec les documents supprimés des bacs et des armoires s'affiche. Peu importe que les documents aient été supprimés manuellement, via une politique de suppression, un workflow ou un workflow autoprogrammé.
Les colonnes de la liste de la vue d'ensemble affichent des données système disponibles pour tous les documents, quelle que soit leur source (par exemple, le nom du document, l'utilisateur qui a procédé à la suppression).
Les colonnes peuvent être classées.
Les documents de la corbeille peuvent être filtrés par toutes les colonnes disponibles dans la liste.
La restauration et la suppression peuvent être effectuées pour un seul document, plusieurs documents sélectionnés ou tous les documents de la corbeille.
Les jours restants jusqu'à la suppression finale après 30 jours sont affichés dans une autre colonne de la corbeille.
Tous les paramètres par défaut peuvent être utilisés immédiatement. Il n'est pas nécessaire de configurer le papier séparément.
Laissez la vue Récemment supprimés ouverte jusqu'à ce que tous les documents soient supprimés comme vous le souhaitez. Selon le nombre de documents, cela peut prendre plus ou moins de temps. Si vous fermez la fenêtre de la corbeille virtuelle avant la fin du processus de suppression, celui-ci sera annulé. Si vous devez souvent supprimer manuellement de nombreux documents de la corbeille, il est recommandé d'utiliser l'API.
Autorisations
Le système d'autorisation de DocuWare s'applique également aux documents situés dans la corbeille virtuelle. Le premier niveau d'autorisations définit les documents qui figurent dans la corbeille de l'utilisateur. Les documents répertoriés peuvent ensuite être restaurés, supprimés définitivement ou consultés.
Le tableau présente une vue d'ensemble des autorisations pour les documents de la corbeille :
Sources du document et | Autorisations pour les documents de la section corbeille | |
|---|---|---|
L'utilisateur voit | L'utilisateur peut | |
Armoires | ||
Propriétaire d'armoire | Tous les documents supprimés de l'armoire | Restaurer, supprimer définitivement et visualiser dans la visionneuse |
Utilisateur de l'armoire (assigné à un profil d'armoire) | Uniquement les documents que l'utilisateur a supprimés | Restaurer et supprimer définitivement |
L'utilisateur n'est pas autorisé à accéder à une armoire | ---- | --- |
Bacs | ||
Utilisateur du bac | Tous les documents supprimés de ce bac | Restaurer et supprimer définitivement |
L'utilisateur n'est pas autorisé à accéder au bac | --- | --- |
Quota de stockage et corbeille
Les documents supprimés sont conservés pendant 30 jours et décomptés du quota de stockage. Cela concerne les clients Cloud, mais aussi les systèmes sur site, par exemple lorsque la taille des disques durs est limitée.
Le quota ne sera libéré qu'après la suppression définitive d'un document. Il peut s'écouler un certain temps avant qu'une demande de suppression ne se traduise par une réduction réelle de l'espace de stockage.
Si une organisation supprime de nombreux documents et ne vide pas la corbeille par la suite, son quota de stockage sera rapidement atteint. Si des outils personnalisés sont utilisés pour supprimer des documents, il est possible de configurer leur logique de traitement pour qu'ils vident la corbeille via des interfaces spécifiques.
Restrictions pour les documents hérités
Dans les systèmes sur site, il est possible que des documents dans d'anciens formats DocuWare (appelés documents hérités) soient supprimés et restaurés. Malgré leurs structures de données obsolètes, il n'y a que deux limitations :
Pas de changement dans les champs Modifié par / Modifié le lors de la suppression et de la restauration
La mise en surbrillance dans la visionneuse est perdue lors de la restauration