Le traitement intelligent des documents (IDP) prépare vos documents automatiquement. Il sépare les fichiers volumineux en documents individuels, les trie par type de document et en extrait les données d'index.
Dans la plupart des cas, le résultat est correct et le document poursuit son traitement sans votre intervention. Il arrive que l'IDP ne soit pas certain du résultat. Le document attend alors que vous confirmiez le résultat. C'est ce que l'on appelle la validation.
L'onglet Validations IDP affiche tous les documents en attente de votre confirmation. Il se trouve à côté des onglets Bacs, Recherche et Tâches dans le Web Client DocuWare.
Remarque : Cet onglet n'est disponible que pour les utilisateurs disposant du droit Configurer l'IDP. Si vous ne le voyez pas, adressez-vous à votre administrateur DocuWare.
Ce que contient la liste
Chaque ligne correspond à un document qui nécessite votre confirmation.
Document : le nom du document.
Configuration : le nom de la configuration IDP qui a traité le document.
Type de validation : l'étape qui nécessite votre confirmation.
Date/Heure : le moment où le document a été importé pour traitement.
Types de validation
Les types de validation affichés dépendent de la configuration IDP. Un document peut être en attente à l'une des étapes suivantes.
Séparation : l'IDP a séparé un fichier en plusieurs documents distincts, mais n'a pas la certitude que la séparation est correcte. Vous vérifiez où se termine un document et où commence le suivant.
Classification : l'IDP a attribué un type de document, par exemple une facture ou un bon de livraison, mais n'a pas la certitude que ce type est correct.
Extraction : l'IDP a extrait des données d'index du document, par exemple une date ou un montant, mais n'a pas la certitude que les valeurs sont correctes.
Valider un document
Double-cliquez sur une ligne. Une fenêtre contextuelle s'ouvre et affiche le résultat proposé par l'IDP.
Vérifiez la proposition. Si elle est incorrecte, corrigez-la avant de confirmer. Le document poursuit alors son traitement avec les valeurs que vous avez corrigées.
Confirmez le résultat. Le document disparaît de la liste et poursuit son traitement automatiquement.
Vous ne pouvez valider qu'un seul document à la fois. Vous ne pouvez ni rejeter ni supprimer une entrée : chaque document de la liste doit être confirmé pour poursuivre son traitement.
Vous n'êtes pas obligé de traiter la liste dans un ordre précis. Les autres utilisateurs voient la même liste : un document peut donc disparaître parce qu'un collègue l'a déjà validé.
DocuWare ne vous avertit pas lorsque des documents sont en attente. Pensez donc à consulter régulièrement l'onglet Validations IDP.
Pourquoi des documents apparaissent dans cette liste
Votre administrateur détermine quelles étapes nécessitent votre confirmation. Pour la séparation et la classification, il peut également définir le niveau de certitude requis pour l'IDP. Les documents situés en dessous de ce niveau vous sont transmis ; les autres sont traités automatiquement.
Si un nombre trop élevé ou trop faible de documents parviennent à votre liste, contactez votre administrateur. Pour en savoir plus, consultez IDP configuration overview.