Ce module synchronise les documents à partir des armoires DocuWare des systèmes sur site et Cloud.
Par exemple :
La base de données de plusieurs succursales est comparée avec le bureau central chaque semaine. Les derniers documents sont transférés dans chaque cas. Ainsi, toutes les succursales ont les formulaires mis à jour du bureau central. À l'inverse, les nouveaux clients saisis dans les succursales sont ajoutés aux archives centralisées.
Vous pouvez aussi transférer des documents de votre système sur site dans DocuWare Cloud en tant que sauvegarde.
La synchronisation des armoires suppose que tous les serveurs impliqués utilisent la même version de DocuWare.
Ce module n'est disponible que pour les clients sur site.
Les tâches de synchronisation créées avec ce module dans DocuWare Configuration ne sont pas affichées dans DocuWare Administration. Le nouveau module ne prend pas non plus en charge les processus de synchronisation créés avec DocuWare Administration.
Informations sur la gestion des versions :
Les armoires où la gestion des versions est activée ne peuvent pas être synchronisées. Pour déplacer des documents avec leurs versions, utilisez le module de transfert.
Si la synchronisation a été configurée pour deux armoires, celles-ci ne peuvent plus être utilisées pour la gestion des versions. Cela s'applique également si la synchronisation est supprimée.
Paramètres par défaut
Pour pouvoir utiliser le module Synchronisation, l'utilisateur doit disposer de différents droits :
Droit fonctionnel « Synchronisation des armoires »
Les utilisateurs doivent disposer du droit fonctionnel Configurer la synchronisation de l'armoire pour pouvoir voir le module Synchronisation dans la Configuration de DocuWare. Le droit est assigné dans la configuration DocuWare dans la section Gestion des utilisateurs.
Droits des armoires
L'accès à l'armoire source et cible est nécessaire pour créer des tâches de synchronisation. La personne exécutant la tâche de synchronisation a besoin des droits des armoires suivants :
Afficher les documents
Stockage
Recherche
Supprimer les documents
et les droits de champ suivants :
Écriture
Autoriser de nouvelles entrées
Les droits des armoires et les droits des champs peuvent être assignés dans DocuWare Configuration :
Droits des armoires : Armoires > Armoire x > Paramètres avancés > Profils définis par l'utilisateur > Profils x > Armoire > Autorisations générales
Droits des champs : Armoires > Armoire x > Paramètres avancés > Profils définis par l'utilisateur > Profils x > Champs index.
Exécuter la configuration
Pour que les utilisateurs puissent voir, modifier et exécuter une tâche de synchronisation dans l'aperçu, ils doivent disposer des droits appropriés dans l'onglet Autorisations de l'assistant de tâche.
Les paramètres de synchronisation de deux armoires sont enregistrés dans une tâche de synchronisation. Vous pouvez créer autant de tâches de synchronisation que vous le souhaitez si vous disposez des droits fonctionnels de « Synchronisation » et des droits d'armoires correspondants.
Toutes les tâches de synchronisation pour lesquelles vous disposez des droits d'utilisateur sont visibles ici.
Une tâche de synchronisation doit être activée pour pouvoir être exécutée.
Après l'exécution, l'utilisateur reçoit le message de statut Terminée. Si des problèmes surviennent lors de la synchronisation, vous serez averti par le biais d'un message d'avertissement (tous les documents n'ont pas été synchronisés) ou d'un message d'erreur (aucun document n'a pu être synchronisé). Cliquez sur le message pour afficher le fichier journal contenant davantage d'informations.
Informations générales sur le module de synchronisation
Paramètres généraux
Nom et description
Le nom et la description de la tâche de synchronisation sont uniquement visibles sur la page d'accueil du module Synchronisation.
Options
Sélectionner des armoires
L'utilisateur peut faire son choix parmi toutes les armoires pour lesquelles un profil d'armoire lui est assigné directement ou via un rôle.
Informations sur la gestion des versions :
Les armoires avec gestion des versions activée ne sont généralement pas affichées pour la synchronisation.
Si la synchronisation a été configurée pour deux armoires, celles-ci ne peuvent plus être utilisées pour la gestion des versions. Cela s'applique également si la synchronisation est supprimée.
Vous pouvez utiliser toutes les armoires affichées en tant que source ou cible. Contrairement au processus de travail de synchronisation, les armoires ne devront pas être identifiées comme armoire secondaire ou primaire.
Les armoires des organisations sur site sont disponibles comme source et cible et les organisations sur le cloud comme cible pour la synchronisation. Cependant, il n'est pas possible de synchroniser deux armoires d'un autre système avec celle à laquelle vous êtes connecté.
Transfert de documents
Au cours d'une synchronisation, il est possible de transférer de nouveaux documents, des modifications et suppressions de documents et des données d'index.
Il existe un filtre pour limiter la synchronisation à certains documents. Excluez des documents selon l'heure ou sélectionnez des documents selon une valeur de champ spécifique.
Tous les champs d'armoire s'affichent dans le champ de filtre sur la gauche. Sur la droite, procédez à la saisie qu'un document doit contenir dans ce champ d'index pour que le document soit transféré.
Remarques sur la synchronisation des documents supprimés ou se trouvant dans la corbeille virtuelle (à partir de DocuWare version 7.8) :
Source | Processus | Cible |
Le document est dans la corbeille. | ... synchronisation en cours... | Le document est déplacé dans la corbeille. |
Le document supprimé a été restauré, mais se trouve toujours dans la corbeille au début de la synchronisation dans la cible. | ... synchronisation en cours... | Le document supprimé est restauré, mais avec les données du document source. |
Le document supprimé a été restauré, mais il était déjà définitivement supprimé dans la cible (il n'était plus dans la corbeille). | ... synchronisation en cours... | Un nouveau document est créé. |
Le document a été définitivement supprimé dans la source, mais se trouve toujours dans la corbeille de la cible. | ... synchronisation en cours... | Le document reste dans la corbeille. |
Assignation des champs
La saisie est uniquement transférée depuis le champ d'index si un champ dans « Armoire x » est assigné à un champ dans « Armoire y ». Les saisies de champs non assignés ne sont pas synchronisées.
Les colonnes de tableau sont assignées automatiquement. Pour ce faire, les noms et le type des colonnes doivent être identiques.
Planification
Si vous voulez exécuter une tâche manuellement, sélectionnez le paramètre Aucune répétition dans cette boîte de dialogue et lancez la tâche sur la page d'aperçu du module avec Démarrer une fois.
Vous pouvez également indiquer l'heure de l'exécution automatique de la tâche. Pour de meilleures performances, l'intervalle de synchronisation minimal est de dix minutes.
Une configuration affiche toujours l'heure d'exécution de la tâche dans le fuseau horaire dans lequel la configuration a été créée. Si votre fuseau horaire Windows est différent, une liste s'affichera pour que vous puissiez sélectionner votre fuseau horaire. Cela permet de personnaliser plus facilement l'exécution de la tâche puisque vous n'avez pas besoin de calculer le décalage horaire : cependant, l'heure d'exécution n'est pas repoussée automatiquement.
Informations d'identification pour l'exécution de tâche automatique
L'identifiant de l'utilisateur connecté au système est automatiquement appliqué pour l'exécution. Il n'est nécessaire de saisir des informations d'identification pendant la configuration que si la tâche doit être exécutée avec l'identifiant d'un autre utilisateur.
Les identifiants doivent être enregistrés ici pour l'exécution automatique des tâches. Si vous saisissez les informations d'identification d'un autre utilisateur, veillez à ce qu'ils puissent accéder aux armoires requises et à ce qu'ils aient également l'autorisation d'exécuter la synchronisation.
Les configurations continuent à s'exécuter une fois que le mot de passe a été modifié pour l'utilisateur système. Il n'est pas nécessaire de ressaisir les données dans les configurations correspondantes.
Autorisations
Les utilisateurs peuvent uniquement modifier ou exécuter une tâche de synchronisation si elle est assignée à eux ou à leur rôle dans cette boîte de dialogue.
Les utilisateurs ont également besoin d'accéder aux armoires et d'obtenir plusieurs droits des armoires. Sans ces droits, les utilisateurs peuvent voir le travail sur la page d'accueil du module mais ne peuvent pas l'exécuter ou le modifier.