Profil et paramètres personnels

Informations personnelles : Modifiez votre nom, votre adresse e-mail ou votre civilité.

Paramètres d’absence : définissez-vous comme absent du bureau, afin que vos tâches de flux de travail soient transférées à un autre utilisateur. En savoir plus sur les règles des substitution.

Paramètres régionaux : Basculez la langue de l’interface DocuWare. Notez que les liens d’aide pour l’anglais, l’allemand, le français, l’espagnol et le japonais dans DocuWare s’ouvrent dans la langue du navigateur, et non dans la langue de l’interface DocuWare.

Modifier le mot de passe : vous aurez besoin de votre ancien mot de passe DocuWare pour en créer un nouveau. En savoir plus sur le Politique de mot.

Vérification en deux étapes : La vérification en deux étapes nécessite deux preuves d’identité indépendantes pour la connexion à DocuWare :

1. Vous entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe DocuWare habituels.

2. Vous confirmez la connexion à l’aide d’un code de mot de passe à usage unique basé sur le temps généré par votre application d’authentification.

Grâce à la vérification en deux étapes, DocuWare n’autorise l’accès qu’une fois les deux facteurs confirmés, ce qui minimise les risques de connexions non autorisées, même si un mot de passe est compromis.

La vérification en deux étapes est activée pour tous les utilisateurs dans les paramètres de sécurité de votre organisation DocuWare par un administrateur DocuWare.

Vous avez besoin d’une application d’authentification compatible avec le mot de passe à usage unique basé sur le temps (TOTP) sur votre téléphone mobile pour utiliser la vérification à deux facteurs.

Pour configurer l’application d’authentification, procédez comme suit :  

1. Téléchargez l’application d’authentification. En cas de doute, contactez votre service informatique pour obtenir des recommandations.

2. Accédez à DocuWare Client > Profil et paramètres > Sécurité.

3. Cliquez sur le lien Activer pour ouvrir une nouvelle fenêtre de navigateur qui affiche un code QR.
   

4. Prenez votre téléphone portable et ouvrez l’application d’authentification.

5. Scannez le code QR dans la fenêtre du navigateur de votre profil DocuWare. Votre application d’authentification créera automatiquement une nouvelle entrée d’application pour DcouWare.

6. L’application d’authentification génère désormais un nouveau mot de passe à usage unique de six chiffres toutes les 30 secondes. Si un nouveau mot de passe s’affiche déjà, vous pouvez encore utiliser le précédent : il reste valable pendant une courte période de chevauchement.

7. Revenez à DocuWare, entrez le premier mot de passe à six chiffres dans la fenêtre du navigateur et cliquez sur Vérifier.
   

8. La fenêtre affiche un message de réussite et vous êtes automatiquement déconnecté.

9. Lors de votre prochaine connexion, DocuWare vous demandera votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Une fois ces informations d’identification vérifiées, un deuxième écran s’affiche pour demander le code à usage unique à six chiffres généré par votre application d’authentification.

Si le téléphone mobile d’un utilisateur DocuWare est perdu, il ne peut plus se connecter à DocuWare. Dans ce cas, l’administrateur DocuWare peut désactiver l’authentification à deux facteurs dans Configurations DocuWare > Gestion des utilisateurs, afin que l’utilisateur puisse à nouveau se connecter à DocuWare avec son nom d’utilisateur et son mot de passe.

Configurations utilisant votre compte : les tâches automatisées, telles que les flux de travail et les notifications, sont exécutées avec un compte utilisateur DocuWare spécifique et héritent des autorisations de cet utilisateur. La liste ci-dessous affiche tous les travaux configurés pour s’exécuter avec vos informations d’identification actuelles. Si vous révoquez les informations d’identification ici, le travail s’arrête immédiatement. Dans ce cas, vous ne pouvez pas le réactiver à partir du profil et des paramètres. Accédez au module correspondant dans DocuWare Configurations pour redémarrer la tâche.

Bacs : Tous vos bacs sont affichés ici. Cliquez sur l’icône en forme d’œil pour masquer un bac. Vous pouvez trier les bacs et modifier en outre le bac par défaut.

Boîtes de dialogue de stockage : toutes les boîtes de dialogue de stockage qui vous sont attribuées sont répertoriées ici. Utilisez l’icône en forme d’œil pour masquer n’importe quelle boîte de dialogue et trier la liste selon vos besoins.

Boîtes de dialogue de recherche : toutes les boîtes de dialogue de recherche qui vous sont attribuées sont répertoriées ici. Utilisez l’icône en forme d’œil pour masquer n’importe quelle boîte de dialogue et trier la liste selon vos besoins.

Listes de résultats : toutes les listes de résultats qui vous sont attribuées sont répertoriées ici. Chaque liste de résultats est utilisée par une boîte de dialogue de recherche au-dessus. Ouvrez une liste de résultats en cliquant sur l’icône en forme de croix. Utilisez l’icône en forme d’œil pour masquer n’importe quel champ et trier la liste selon vos besoins.

Enregistrer une recherche dans plusieurs armoires : toutes les recherches effectuées dans plusieurs armoires sont stockées.

Pour lancer une recherche dans plusieurs classeurs, revenez à DocuWare Client et accédez à Recherches > Recherche dans plusieurs arrmoirs > Créer une autre recherche.

Sélectionnez les armoires de fichiers à rechercher à l’aide d’une boîte de dialogue.

Cliquez sur le bouton Enregistrer dans la boîte de dialogue de recherche.

Remarque : Ces étapes vous permettront de stocker la combinaison des armoires et de la boîte de dialogue de recherche utilisée, mais pas le terme de recherche actuel.

Formulaires : Tous les formulaires DocuWare qui vous sont attribués sont répertoriés ici. Utilisez l’icône en forme d’œil pour masquer n’importe quel formulaire et trier la liste selon vos besoins.

Visionneuse : choisissez la façon dont vous souhaitez ouvrir un document dans la visionneuse.

• Toujours afficher la visionneuse DocuWare dans la même fenêtre : Le visualiseur s’ouvre à côté de la barre de documents actuelle ou de la liste de résultats dans la même fenêtre de navigateur.

• Ouvrir la visionneuse DocuWare dans une nouvelle fenêtre : vous pouvez déplacer les fenêtres du navigateur avec la visionneuse vers un deuxième écran, par exemple, pour une meilleure vue.

• Ouvrir la visionneuse DocuWare avec boîte de dialogue d'index dans une nouvelle fenêtre : dans la boîte de dialogue d’index, vous pouvez modifier l’indexation ou utiliser One Click Indexing pour ajouter des valeurs d’index directement à partir du contenu du document.

Barres d’outils de Visionneuse : cliquez sur l’icône en forme d’œil pour masquer les outils dont vous n’avez pas besoin. Réorganisez les outils dans la barre latérale gauche ou droite si nécessaire.