Le module Transfert déplace ou copie des documents et leurs données d'index entre armoires, aussi bien au sein de DocuWare Cloud qu'entre des systèmes Cloud et sur site. Utilisez-le pour des migrations ponctuelles, des projets d'archivage ou pour réorganiser des documents entre plusieurs systèmes.
Vous trouvez ce module sous Configurations DocuWare > Transfert.
La source et la cible peuvent être DocuWare Cloud ou DocuWare sur site. Les transferts peuvent s'exécuter au sein d'une même organisation ou entre des systèmes différents.
DocuWare Cloud → DocuWare Cloud
DocuWare Cloud → DocuWare sur site
DocuWare sur site → DocuWare Cloud
DocuWare sur site → DocuWare sur site
Transfert et synchronisation d'armoires : comparaison
Le transfert et la synchronisation d'armoires déplacent ou copient tous deux des documents et des données d'index entre armoires. Les cas d'usage diffèrent :
La synchronisation d'armoires maintient deux armoires au même niveau. Une tâche de synchronisation s'exécute à intervalles réguliers ou à des heures définies. Les documents et les données d'index peuvent être échangés dans les deux sens.
Un transfert est une opération ponctuelle qui déplace ou copie des documents vers une autre armoire, par exemple pour migrer un grand nombre de documents d'un système sur site vers une armoire Cloud. Contrairement à la synchronisation, un transfert peut également inclure les versions de documents, à condition que la gestion des versions soit activée à la fois pour l'armoire source et pour l'armoire cible. La requête de filtrage vous permet de définir précisément les documents à transférer.
Autorisations requises
Le module Configurations DocuWare > Transfert est visible pour les utilisateurs disposant du droit fonctionnel Configurer le transfert de documents. Ce droit peut être attribué sous Configurations DocuWare > Gestion des utilisateurs.
Pour créer des configurations de transfert, vous devez disposer d'un accès à l'armoire source et à l'armoire cible. Les utilisateurs doivent en outre se voir attribuer les droits adéquats dans l'onglet Autorisations de l'assistant, afin de pouvoir consulter, modifier et exécuter une configuration de transfert.
Les droits d'armoire suivants sont nécessaires pour exécuter une tâche de transfert :
Armoire source | Armoire cible |
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Les droits de champ suivants sont également requis :
Armoire source | Armoire cible |
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Les droits d'armoire et les droits de champ se définissent sous Configurations DocuWare > Armoires > Armoire x > Avancé > Profils définis par l'utilisateur > Profil x > Armoire > Autorisations générales.
Notes de configuration
Tenez compte des points suivants lors de la configuration d'un transfert de documents :
Les ID de document sont recréés dans l'armoire cible.
Pour enregistrer une configuration, vous devez mapper au moins un champ de l'armoire source à un champ de l'armoire cible.
Les champs de tableau sont mappés automatiquement lorsque les noms et les types de colonnes sont identiques.
La configuration affiche l'heure d'exécution planifiée dans le fuseau horaire actif au moment de la création de la configuration. Si votre fuseau horaire Windows est différent, vous pouvez sélectionner votre fuseau horaire dans une liste afin de simplifier la planification. Cette sélection n'ajuste pas automatiquement l'heure d'exécution.
Les documents présents dans la corbeille ne sont pas transférés.
Si vous sélectionnez Supprimer les documents de l'armoire source après le transfert, les documents sont supprimés de la source après le transfert puis déplacés vers la corbeille.