DocuWare E‑Invoicing Service connecte votre entité juridique, telle qu'une entreprise, aux réseaux de facturation électronique et aux administrations fiscales propres à chaque pays, afin d'envoyer et de recevoir des e-factures conformes.
Une fois votre entité juridique enregistrée pour DocuWare E‑Invoicing Service, connectez-la à DocuWare et configurez la manière dont les e-factures sont envoyées et reçues. Effectuez cette configuration séparément pour chaque entité juridique enregistrée.
Les prérequis pour E‑Invoicing Service sont indiqués dans l'article Aperçu : DocuWare E‑Invoicing Service.
Pour configurer les processus de travail pour les e-factures entrantes et sortantes, consultez l'article Comment configurer des processus de travail pour DocuWare E‑Invoicing Service.
1. Créer un nouveau E‑Invoicing Service
Accédez à DocuWare Configurations > Intégrations > E‑Invoicing.
Sélectionnez Nouveau E‑Invoicing Service.
Saisissez un Nom unique pour cette configuration. Choisissez un nom qui identifie clairement l'entité juridique et son objectif, par exemple « DE | Nom de l'entreprise ». Le nom de la configuration est également utilisé comme variable de processus de travail
ConfigurationNamepour référencer la configuration E‑Invoicing Service dans un processus de travail DocuWare.Renseignez la configuration onglet par onglet comme décrit ci-dessous.
2. Enregistrer et activer
Une fois tous les onglets de configuration renseignés, sélectionnez Enregistrer. DocuWare vérifie la configuration et la connexion, puis affiche le résultat :
Connexion réussie : la configuration a été enregistrée. Sélectionnez Voir l'aperçu du fournisseur pour revenir à l'aperçu E‑Invoicing, ou suivez les liens pour passer à la configuration de Workflow Designer.
Erreur : un message s'affiche indiquant le paramètre à corriger. Corrigez les champs indiqués et sélectionnez à nouveau Enregistrer.
Après un enregistrement réussi, activez la configuration dans l'aperçu E‑Invoicing en cochant la case Actif pour l'entrée correspondante. E‑Invoicing Service est désormais actif pour cette entité juridique et prêt à envoyer et recevoir des e-factures.
3. Gérer les configurations
Dans l'aperçu E‑Invoicing sous DocuWare Configurations > Intégrations > E‑Invoicing, vous pouvez modifier, copier et supprimer les configurations existantes.
Pour effectuer les actions suivantes, vous avez besoin :
de l'autorisation Configurer E‑Invoicing dans Gestion des utilisateurs ;
de l'autorisation Administrer sur la configuration concernée.
Modifier
Sélectionnez l'icône Modifier pour ouvrir et modifier une configuration existante. Selon le pays et le statut d'activation de la configuration, certains champs peuvent ne plus être modifiables après activation.
Copier
Sélectionnez l'icône Copier pour créer un duplicata d'une configuration existante. La copie inclut tous les paramètres de configuration, tels que les choix de format, les préférences de documents attachés et les autorisations. Le Nom de l'entreprise et la Configuration Peppol ne sont pas copiés, car ils sont propres au compte de l'entité juridique enregistrée.
Après la copie, sélectionnez l'entreprise pour la nouvelle entité juridique et ajustez les autres paramètres au besoin. Cela est utile pour configurer plusieurs entités juridiques avec des configurations similaires.
Supprimer
Sélectionnez l'icône Supprimer pour supprimer une configuration. Une boîte de dialogue de confirmation s'affiche.
Conséquences de la suppression d'une configuration :
La configuration DocuWare est supprimée.
Le compte E‑Invoicing Service sous-jacent reste actif. Les e-factures envoyées à l'ID Peppol associé peuvent toujours être reçues.
L'historique de la configuration n'est plus accessible dès qu'une nouvelle configuration est créée pour la même entité juridique.
La suppression d'une configuration ne résilie pas le contrat DocuWare E‑Invoicing Service pour cette entité juridique.
Pour reprendre le traitement des e-factures dans DocuWare, créez une nouvelle configuration pour la même entité juridique en répétant les étapes de la section 1. Créer un nouveau E‑Invoicing Service.
Information : résilier le contrat DocuWare E‑Invoicing Service
La résiliation du contrat pour une entité juridique est différente de la suppression de la configuration et a des conséquences définitives :
Le compte E‑Invoicing Service est supprimé définitivement.
Les e-factures ne peuvent plus être reçues pour l'ID Peppol associé.
La configuration ne peut pas être activée.
Le processus de travail DocuWare renvoie : « Vous ne disposez pas d'une licence E‑Invoicing valide pour traiter cette demande. »
Pour réutiliser DocuWare E‑Invoicing Service pour cette entité juridique après la résiliation du contrat, une nouvelle commande et un nouvel enregistrement sont requis.
4. Historique
Pour consulter l'historique de traitement des e-factures envoyées et reçues, sélectionnez l'icône Historique dans la colonne Actions de l'aperçu E‑Invoicing. Cela ouvre le Task Viewer pour la configuration sélectionnée.
Task Viewer
Le Task Viewer affiche l'historique de traitement pour la configuration E‑Invoicing de l'entité juridique sélectionnée. Utilisez le filtre de date Depuis pour restreindre les entrées affichées.
Le Task Viewer est divisé en deux sections :
Factures reçues : liste toutes les e-factures reçues via E‑Invoicing Service.
Factures envoyées : liste toutes les e-factures envoyées via E‑Invoicing Service.
Chaque entrée affiche les informations suivantes :
Colonne | Description |
|---|---|
Reçu / envoyé le | Date et heure de la transaction |
ID du document | L'ID du document DocuWare (sélectionnez-le pour ouvrir le document dans la visionneuse) |
ID réseau | L'ID de référence de la transaction sur le réseau, par exemple l'ID de transaction Peppol |
Statut | Terminé ou Erreur |
Message d'erreur | Détails de l'erreur le cas échéant. Survolez l'entrée pour afficher le message d'erreur complet. |
Sélectionnez une entrée pour ouvrir la vue Détails de la facture, qui présente :
ID de la facture : identifiant interne de la facture
ID du document : référence du document DocuWare
ID de l'armoire : armoire dans laquelle la facture est stockée
ID réseau : ID de référence de la transaction sur le réseau
Historique des statuts : journal détaillé de toutes les étapes de traitement avec horodatage, mises à jour de statut et éventuels messages d'erreur
Après une transaction réussie, DocuWare stocke automatiquement l'ID réseau dans le document correspondant, ce qui vous permet de tracer la facture entre les systèmes.
Information : archivage à long terme des e-factures
Les e-factures sont transportées via des réseaux tels que Peppol ou KSeF, mais ne sont pas conservées à long terme dans ces réseaux. L'obligation légale d'archivage des e-factures incombe à l'entreprise qui les émet ou les reçoit. Les durées de conservation varient selon les pays, par exemple 10 ans en Allemagne selon les GoBD. DocuWare sert d'archive à long terme pour vos e-factures, garantissant que les documents restent accessibles et inviolables pendant la durée de conservation requise.
Important : assurez-vous toujours que l'e-facture originale est conservée, car il s'agit du document juridiquement contraignant à des fins fiscales et d'audit.