E-Invoicing Service: aperçu

Le DocuWare E-Invoicing Service facilite les processus de facturation électronique conformes pour les entreprises opérant dans différents pays.

Le service automatise l'envoi et la réception de factures électroniques et simplifie la connectivité aux réseaux et aux autorités fiscales nécessaires, en s'adaptant au cadre juridique de chaque pays.

Fonctionnalités principales

Les fonctionnalités principales et les capacités de conformité actuelles du DocuWare E-Invoicing Service incluent :

• Envoi et réception : échangez des factures électroniques entre pays via des réseaux dédiés ou obligatoires (par ex. Peppol, KSeF, SDI).

• Conversion de formats : les factures électroniques entrantes sont automatiquement converties en formats standard. Les originaux et les versions converties peuvent être stockés.

• Mises à jour de statut : le service synchronise le statut des factures avec les réseaux ou autorités externes, met à jour DocuWare en temps réel et inscrit les modifications dans les champs ou déclenche des événements pour des actions de processus de travail.

• Enregistrement Peppol : enregistrez des identifiants Peppol pour la facturation nationale et transfrontalière.

• Connectivité aux autorités fiscales et reporting : si le pays l'exige, le DocuWare E-Invoicing Service se connecte aux autorités fiscales et stocke les données et documents nécessaires à l'audit et au reporting.

• Validation : la validation intégrée vérifie la structure XML, effectue des contrôles de contenu Schematron et applique les règles techniques et métier.

• Vérification juridique et signature de factures : le service génère des codes QR (par ex. KSeF, VeriFactu) et utilise, le cas échéant, la signature par des prestataires certifiés.

• Plateforme certifiée : dans les pays où une certification est requise par la loi, DocuWare prend en charge le processus de certification et garantit la validité juridique et la conformité (par ex. Plateformes agréées en France).

Pour un aperçu complet des caractéristiques garanties du produit, consultez la description du service du DocuWare E‑Invoicing Service.

Remarque : enregistrement par entité juridique (numéro de TVA)

L'enregistrement au DocuWare E-Invoicing Service s'effectue lors de la commande et repose sur le numéro de TVA de l'entreprise enregistrée. Par exemple, une société mère avec deux filiales nécessite trois enregistrements. Vous devez également configurer le DocuWare E-Invoicing Service pour chaque entité juridique et répéter cette procédure lors de l'ajout d'entités supplémentaires.

Configuration du E-Invoicing Service

Pour préparer le DocuWare E-Invoicing Service à l'envoi et à la réception de factures électroniques, effectuez les trois étapes suivantes :

1. Commandez et enregistrez votre entité juridique, par exemple une entreprise, pour le DocuWare E-Invoicing Service.

2. Connectez l'entreprise enregistrée au DocuWare E‑Invoicing Service et configurez l'importation des factures électroniques.

3. Mettez en place des processus de travail pour les factures électroniques entrantes et sortantes.

Prérequis

DocuWare doit d'abord traiter votre commande pour le E‑Invoicing Service. Ensuite, procédez à l'enregistrement de chaque entité juridique (par numéro de TVA) qui utilisera le service. Une fois l'enregistrement confirmé, le service est activé pour cette entité.

Pour procéder à la configuration, assurez-vous de disposer des éléments suivants :

• DocuWare Cloud – le DocuWare E‑Invoicing Service est actuellement disponible uniquement en version cloud.

• Pour configurer le E-Invoicing Service, vous avez besoin de l'autorisation E-Invoicing konfigurieren, qui peut être accordée dans la section Configurations DocuWare > Gestion des utilisateurs.

• Une armoire pour le stockage des factures, créée dans la section Configurations DocuWare > Armoires.

• Une configuration d'importation pour extraire et indexer les factures électroniques entrantes, créée dans la section Configurations DocuWare > Traitement des documents. Cette configuration doit utiliser un document d'exemple conforme à la norme internationale UBL, tel que XRechnung ou PEPPOL. Consultez l'encadré ci-dessous pour accéder aux documents de test.

• Pour l'envoi de factures électroniques via le DocuWare E-Invoicing Service :

  • DocuWare Workflow est requis.

  • Votre système ERP doit fournir la facture électronique dans un format de facturation électronique courant.

Information : sources de documents de test pour la facturation électronique

• Peppol BIS Billing 3.0 - May 2025

• ZUGFeRD/Factur-X

• Factur-X EN – fnfe-mpe.org

• Facturae | Últimas versiones Facturae

• FA(3) - Ministerstwo Finansów PL | Krajowy System e-Faktur

Définitions et terminologie

Le DocuWare E-Invoicing Service traite exclusivement les factures électroniques – des formats XML électroniques structurés permettant un traitement automatisé, par exemple :

• UBL (Universal Business Language)

• CII (Cross Industry Invoice)

• Peppol BIS

• PINT (JP, SG, MY, AUNZ)

• ZUGFeRD

• XRechnung

• Factur-X

• FacturaE

• Svefaktura

• Fattura PA

• eSPap

• Tout format conforme à EN16931 CIUS

Les PDF ou images envoyés par e-mail ne sont pas considérés comme des factures électroniques et ne sont pas pris en charge par le service.

Dans cet article, le terme « facture électronique » désigne de manière générale tous les types de documents de facturation, sauf indication contraire. Il inclut les factures reçues (comptabilité fournisseurs), les factures émises (comptabilité clients), les factures auto-émises et les avoirs.

DocuWare E-Invoicing Service : pays pris en charge

Le DocuWare E-Invoicing Service est disponible pour les pays et territoires suivants. Les réseaux pris en charge, les méthodes de transmission et la date de disponibilité varient selon le pays. Pour les entités juridiques françaises, le statut de prise en charge des territoires français d'outre-mer est indiqué séparément.

Articles associés

• Inscription et intégration – Découvrez les étapes à effectuer avant que le E-Invoicing Service ne soit mis à votre disposition. Vous verrez notamment comment les identifiants Peppol et les autres identifiants sont attribués et comment migrer une configuration existante. (à venir)

• Comment configurer DocuWare E-Invoicing Service : instructions étape par étape pour configurer le service selon les exigences de votre organisation.

• Configurer des processus de travail pour DocuWare E-Invoicing Service : découvrez comment créer et gérer des processus de travail pour automatiser le traitement de vos factures.

• Compte intermédiaire pour le DocuWare E-Invoicing Service : découvrez comment utiliser un environnement de préproduction pour tester votre configuration en toute sécurité avant la mise en production.

• Comprendre les statuts dans E-Invoicing Service : obtenez une vue d'ensemble claire de tous les statuts de facture et de leur signification pour votre chaîne de traitement.

• Comprendre l'E-Reporting avec le DocuWare E-Invoicing Service : découvrez le fonctionnement de l'E-Reporting et la manière de respecter vos obligations de conformité et de déclaration. (à venir)

Versions prises en charge : DocuWare Cloud