Définissez le mode de traitement des e-factures et des avoirs entrants dans DocuWare. L'onglet DocuWare E-Invoicing Service > Réception affiche toujours la section Factures. Une section Avoirs distincte s'affiche uniquement lorsque l'option Utiliser une configuration différente pour les avoirs est activée. Configurez chaque section séparément, car la structure XML des factures et des avoirs peut varier selon le format.
Information : configuration de traitement des documents
Si votre configuration de traitement des documents n'apparaît pas dans la liste déroulante, vérifiez qu'elle a bien été créée au préalable. Voir aussi les prérequis.
Les champs suivants sont disponibles dans la section Factures et, lorsqu'elle est activée, dans la section Avoirs :
Configuration de traitement des documents (obligatoire) : sélectionnez la configuration de traitement des documents qui extrait les données de l'e-facture entrante, les affecte aux champs index DocuWare et importe le document dans l'armoire cible. Cette configuration doit être créée au préalable. Voir aussi les prérequis.
Format d'e-facture (obligatoire) : sélectionnez le format vers lequel les e-factures entrantes seront converties pour le traitement interne et stockées dans DocuWare. DocuWare peut convertir des e-factures reçues dans différents formats en un format normalisé unique. Vous pouvez ainsi appliquer un traitement interne et un workflow d'approbation uniformes, quel que soit le format d'origine de l'expéditeur.
Formats des documents attachés : sélectionnez des représentations supplémentaires du document à attacher à l'e-facture convertie :
Original : attache l'e-facture dans le format de livraison d'origine fourni par l'expéditeur, par exemple UBL, CII, XRechnung ou d'autres formats propres au réseau.
Facture PDF : attache une représentation PDF lisible de l'e-facture à des fins de vérification. Ce PDF n'a pas de valeur juridique.
Facture PDF (signée) : cette option n'est pas prise en charge actuellement.
Information : conserver l'e-facture d'origine
La conservation de l'e-facture d'origine est une obligation légale. Sélectionnez toujours Original sous Formats des documents attachés. Si l'original n'est pas conservé, il ne sera plus accessible et la conformité légale ne pourra pas être garantie.
Champ ID réseau : sélectionnez le champ index de l'armoire dans lequel sera stocké l'ID de référence réseau de la facture (par exemple l'ID de transaction Peppol). Vous pouvez ainsi suivre et référencer la facture d'un système à l'autre.
Les listes déroulantes Champ ID réseau et Champ Statut de déclaration fiscale proposent des champs index en fonction de la configuration définie dans la configuration de traitement des documents attribuée.
Champ Statut de déclaration fiscale : sélectionnez le champ index dans lequel est stocké le statut de déclaration fiscale de la facture. Ce champ n'est visible que lorsque Activer la déclaration fiscale est activé sous l'onglet Configuration générale.
Utiliser une configuration différente pour les avoirs : activez cette option pour configurer une configuration de traitement des documents et un format d'e-facture distincts pour les avoirs. Lorsqu'elle est activée, une section Avoirs apparaît sous la section Factures, avec les mêmes champs disponibles pour une configuration distincte. Si cette option n'est pas activée, les avoirs sont traités avec la même configuration que les factures.
Information : activation de Peppol requise pour les entités juridiques françaises
Pour les entités juridiques françaises, Peppol doit être activé avant de pouvoir enregistrer la configuration. Pour la France, l'activation de Peppol est déclenchée automatiquement une fois la configuration e-Reporting France finalisée et activée sous l'onglet Envoi .
Si la configuration e-Reporting France n'a pas encore été activée au moment de l'enregistrement, un message d'erreur s'affiche. Dans ce cas, accédez à l'onglet Envoi et finalisez d'abord la configuration e-Reporting France.
Une fois qu'une e-facture est reçue via DocuWare E-Invoicing Service, elle est stockée dans l'armoire configurée et le processus d'approbation interne peut démarrer. Si le réseau applicable et la réglementation locale le permettent, les mises à jour de statut des e-factures reçues sont échangées automatiquement entre l'expéditeur et le réseau.
Étape suivante de la configuration : onglet Envoi