Une boîte de dialogue de recherche est le point de départ pour trouver des documents dans une armoire. Les utilisateurs saisissent des termes dans les champs de la boîte de dialogue et DocuWare trouve les documents dont les entrées d'index correspondent. Les résultats sont affichés dans la liste des résultats assignée à la boîte de dialogue.
Vous configurez les boîtes de dialogue de recherche dans DocuWare Configurations > Armoires > Armoire x > Boîtes de dialogue > Recherche.
Une boîte de dialogue de recherche contient les champs de base de données personnalisés que vous avez activés pour l'armoire. Elle peut aussi contenir des champs système, que DocuWare remplit automatiquement avec des données système, par exemple la date de stockage ou l'utilisateur qui a stocké le document. Si une recherche donnée a besoin de moins de champs, masquez les autres à l'aide du symbole en forme d'œil. Masquer un champ ne change que ce que la boîte de dialogue affiche. Cela ne restreint pas l'accès aux données de ce champ.
Le nouveau Client DocuWare : ce qui a changé
Dans le nouveau Client DocuWare, introduit avec DocuWare 7.15, seules les autorisations d'armoire déterminent quels documents les utilisateurs peuvent voir. Si vous masquez des champs dans une boîte de dialogue de recherche, les utilisateurs ayant accès à un document peuvent toujours le trouver par ses valeurs d'index. La recherche s'effectue directement sur l'armoire et ignore les paramètres de visibilité des boîtes de dialogue. Les informations confidentielles sont donc protégées par les autorisations d'armoire et de document, et non en masquant des champs de boîte de dialogue.
En savoir plus sur les autorisations et boîtes de dialogue dans le nouveau Client DocuWare
Champs système dans les boîtes de dialogue de recherche
Les champs système DocuWare peuvent également être utilisés dans les boîtes de dialogue de recherche, les listes des résultats et les listes. Ils sont masqués par défaut, à l'exception de la date de stockage dans la boîte de dialogue de recherche. Un administrateur DocuWare peut les afficher dans une boîte de dialogue à l'aide du symbole en forme d'œil. Tous les utilisateurs disposent des droits Lire et Rechercher sur les champs système.
Les champs système suivants sont disponibles pour les requêtes de documents :
ID de document
Dernière modification le / Dernière modification par
Stocké le / Stocké par
Extension de fichier
Taille du document
Numéro de disque
Plus d'options pour les boîtes de dialogue de recherche
Vous configurez des paramètres supplémentaires sous Plus d'options.
Liste des résultats : les résultats de la recherche sont affichés selon la liste des résultats sélectionnée ici, par exemple dans l'ordre qui y est défini.
ID pour les intégrations : l'ID de la boîte de dialogue est attribué automatiquement lors de la création de la boîte de dialogue et ne peut pas être modifié. Vous utilisez l'ID pour intégrer la boîte de dialogue de recherche dans une autre application, par exemple par programmation ou par intégration URL.
Propriétés de champ des boîtes de dialogue de recherche
Cliquez sur un champ de la boîte de dialogue pour le configurer. Les propriétés suivantes sont disponibles pour les champs d'une boîte de dialogue de recherche.
Nom du champ dans la boîte de dialogue : modifiez le libellé si une description autre que le nom du champ doit être affichée. Par exemple, le champ "Numéro de document" peut être libellé "Numéro de facture" ou "Numéro de bon de livraison" pour différents services. Les champs système n'autorisent pas les libellés définis par l'utilisateur.
Obligatoire : les champs obligatoires garantissent que toutes les informations d'index importantes sont saisies. Les boîtes de dialogue de stockage, de recherche et d'index peuvent avoir chacune leurs propres champs obligatoires, de sorte qu'un champ d'index peut être obligatoire dans une boîte de dialogue et facultatif dans une autre au sein de la même armoire. Si un champ est masqué dans la boîte de dialogue, l'option de champ obligatoire est automatiquement désactivée.
Ajouter un joker à la recherche : la recherche avec joker (*) trouve toutes les entrées d'index qui contiennent le terme recherché. Une recherche de "Peters" trouve donc "Peters Engineering" ou "Franziska Peters". Sans joker, seule l'entrée d'index exacte "Peters" est trouvée. Cela ne concerne que les résultats de la liste des résultats, pas la liste de sélection.
Entrée prédéfinie : l'entrée sélectionnée est renseignée automatiquement dans ce champ. Si une entrée prédéfinie est déjà définie dans les propriétés du champ de base de données, l'entrée prédéfinie du champ de la boîte de dialogue n'est pas prise en compte.
Vous pouvez saisir votre propre valeur ou sélectionner une entrée dynamique. Les entrées dynamiques font référence aux champs de journalisation de l'armoire, par exemple le nom d'utilisateur long ou court de la personne qui a stocké le document, ou l'adresse électronique de l'utilisateur. Les entrées dynamiques disponibles dépendent du type de champ.
Si vous ne sélectionnez pas d'entrée prédéfinie, le champ peut être renseigné librement lors de l'indexation.
Lecture seule : la recherche dans ce champ est toujours exécutée avec l'entrée prédéfinie.
Masque de champ : un masque de champ facilite par exemple la saisie de longs numéros de téléphone ou de formats de date. De nouveaux masques de champ sont créés dans DocuWare Configurations > Assistance d'indexation > Masques de champ.
Créer ... des listes de sélection : les listes de sélection de votre organisation peuvent être activées pour ce champ. De nouvelles listes de sélection se créent à l'aide du symbole plus.
Attribuer des listes de sélection au champ
Les listes de sélection proposent des termes pour les mots de recherche ou les entrées d'index dans le Web Client. De nouvelles listes de sélection sont créées dans DocuWare Configurations > Assistance d'indexation > Listes de sélection.
Les listes de sélection sont attribuées aux champs des boîtes de dialogue de recherche, boîtes de dialogue de stockage et des boîtes de dialogue d'index dans DocuWare Configurations > Armoires.
Listes de sélection à colonne unique et à plusieurs colonnes
Une liste de sélection est un tableau à colonne unique ou à plusieurs colonnes. Le type de tableau détermine si la liste de sélection peut être filtrée.
Les listes de sélection à colonne unique ne peuvent pas être filtrées. La liste de sélection par défaut fait exception.
Les listes de sélection à plusieurs colonnes peuvent être filtrées. Seules les entrées correspondant aux entrées d'autres champs de la boîte de dialogue sont alors affichées dans la liste de sélection.
Si vous activez une liste de sélection à plusieurs colonnes, seule cette liste de sélection peut être utilisée pour le champ. Les autres listes de sélection sont automatiquement désactivées.
Listes de sélection internes, fixes et externes
Les listes de sélection internes sont générées par le système. Chaque champ dispose automatiquement de sa propre liste de sélection par défaut, qui contient toutes les entrées saisies jusqu'à présent dans ce champ.
Les listes de sélection fixes reposent sur des données provenant de l'extérieur de DocuWare, par exemple une base de données ou un fichier texte. Elles sont importées une fois dans DocuWare puis enregistrées, ce qui permet d'y accéder rapidement.
Les listes de sélection externes reposent elles aussi sur des données provenant de l'extérieur de DocuWare. Elles sont récupérées à chaque saisie dans le champ et correspondent donc toujours à l'état actuel de la source.
Pour les champs de date et les champs numériques, sélectionnez toujours une liste de sélection externe.
Configurer le filtre
Une liste de sélection filtrée propose des entrées d'index en fonction des entrées d'autres champs. Le filtre se configure différemment pour la liste de sélection par défaut et pour une liste de sélection à plusieurs colonnes.
Liste de sélection par défaut : tous les autres champs de la boîte de dialogue de stockage actuelle sont disponibles pour le filtre. Activez un ou plusieurs champs afin que la liste de sélection par défaut corresponde aux entrées de ces champs.
Liste de sélection à plusieurs colonnes : une liste de sélection fixe ou externe ne peut être filtrée que si elle existe sous forme de tableau à plusieurs colonnes. Configurez le filtre comme suit :
Sous Colonne à utiliser, sélectionnez la colonne du tableau qui sert de liste de sélection pour le champ actuel.
À droite, sélectionnez un champ de la boîte de dialogue de stockage actuelle.
À gauche, sélectionnez la colonne du tableau externe qui contient les entrées pour ce champ de boîte de dialogue.
Pour un exemple, veuillez consulter Importation et filtrage d'une liste de sélection à plusieurs colonnes.
L'utilisateur peut activer ou désactiver le filtrage dans le Web Client : dans le Web Client, le filtrage des champs des boîtes de dialogue de recherche est activé par défaut, de sorte que la liste de sélection d'un champ dépend des entrées d'autres champs. Cette option permet aux utilisateurs de désactiver le filtrage. La liste de sélection complète est alors disponible pour ce champ dans le Web Client.