Les utilisateurs ouvrent une boîte de dialogue de stockage dans le Web Client pour stocker un document dans l'armoire. Dans les champs de la boîte de dialogue, ils saisissent les entrées d'index qui décrivent le document et permettront de le retrouver plus tard.
Vous configurez les boîtes de dialogue de stockage dans DocuWare Configurations > Armoires > Armoire x > Boîtes de dialogue > Stockage.
Une boîte de dialogue de stockage se configure à deux niveaux. Les paramètres de la boîte de dialogue s'appliquent à l'ensemble de celle-ci : la validation des entrées d'index par un service web et l'ID pour les intégrations. Une boîte de dialogue de stockage peut en outre être préparée pour Intelligent Indexing, de sorte qu'elle s'ouvre avec les entrées d'index recommandées déjà renseignées.
Les paramètres de champ de la boîte de dialogue de stockage aident les utilisateurs à saisir des données d'index complètes et correctes. Les champs obligatoires garantissent qu'aucune information importante ne manque. Les entrées prédéfinies, les listes de sélection et les masques de champ réduisent les fautes de frappe et d'orthographe, et la validation contrôle la plausibilité des entrées. Avec Intelligent Indexing, la boîte de dialogue de stockage s'ouvre avec les entrées d'index recommandées déjà renseignées.
Si une opération de stockage déterminée nécessite moins de champs, masquez les autres à l'aide du symbole en forme d'œil. Cliquez sur un champ de la boîte de dialogue pour modifier ses paramètres de champ.
Paramètres de la boîte de dialogue de stockage
Ces paramètres s'appliquent à la boîte de dialogue de stockage dans son ensemble.
Configurer les champs de dialogue pour Intelligent Indexing
Pour stocker des documents dans le Web Client avec le Intelligent Indexing Service, activez l'option pour au moins un bac dans la configuration de bac. Sélectionnez ensuite une boîte de dialogue de stockage que vous avez configurée pour Intelligent Indexing dans l'administration d'armoire.
Tous les documents qui arrivent dans le bac sont indexés automatiquement par le Intelligent Indexing Service. Lorsque les utilisateurs stockent des documents depuis le bac, la boîte de dialogue de stockage s'ouvre avec les entrées d'index recommandées par Intelligent Indexing déjà renseignées.
Conseils :
N'attribuez une catégorie Intelligent Indexing à un champ DocuWare que si le contenu correspondant figure également dans le document.
Faites correspondre les catégories Intelligent Indexing aux types de champ DocuWare, par exemple les informations de date avec les champs de date DocuWare, ou les catégories numériques avec les champs numériques. Cela augmente la précision d'Intelligent Indexing.
Les colonnes des tableaux d'index ne nécessitent pas de mappage. Vous entraînez Intelligent Indexing avec quelques factures. Les postes de facture sont ensuite saisis automatiquement comme entrées individuelles dans le champ de tableau.
Intelligent Indexing pour les champs de tableaux d'index est uniquement disponible en tant que service Cloud : pour tous les clients DocuWare Cloud et pour les clients sur site (on-premises) qui utilisent Intelligent Indexing comme service supplémentaire basé sur le web. La fonction n'est pas disponible en tant que service installé en local.
Un tableau d'index est constitué de plusieurs champs (colonnes) ; aucune option n'est donc affichée pour lui au départ dans la vue d'ensemble des champs. Cliquez sur le tableau d'index pour configurer ses champs d'index. Vous pouvez par exemple spécifier si un total est affiché pour une colonne de tableau d'index. Un total est utile pour des montants, mais l'est moins si la colonne contient des numéros d'articles.
Validation
Activez la validation pour vous assurer que les entrées d'index sont plausibles ou correctement orthographiées. Sélectionnez dans la liste un service web basé sur REST. Pour connecter un nouveau service web à DocuWare, passez au module Services Web.
ID pour les intégrations
L'ID est attribué automatiquement lors de la création de la boîte de dialogue et ne peut pas être modifié. Vous utilisez l'ID pour intégrer la boîte de dialogue de stockage dans une autre application, par exemple par le biais de la programmation ou d'une intégration par URL.
Propriétés de champ des boîtes de dialogue de stockage
Dans la liste des champs, cliquez sur un champ pour ouvrir ses paramètres. Un champ de tableau d'index est constitué de plusieurs champs (colonnes) ; aucune option n'est donc affichée pour lui au départ dans la vue d'ensemble des champs. Cliquez sur le tableau d'index pour configurer ses champs d'index.
Les propriétés de champ suivantes peuvent être configurées dans une boîte de dialogue de stockage.
Nom du champ dans la boîte de dialogue
Modifiez le libellé si une description autre que le nom du champ doit être affichée. Par exemple, le champ "Numéro de document" peut être libellé "Numéro de facture" ou "Numéro de bon de livraison". Pour les colonnes de tableau, cette propriété s'appelle Nom de la colonne dans la boîte de dialogue.
Obligatoire
Les champs obligatoires garantissent que toutes les informations d'index importantes sont saisies. Les boîtes de dialogue de stockage, de recherche et d'index peuvent avoir chacune leurs propres champs obligatoires ; un champ d'index peut donc être obligatoire dans une boîte de dialogue et facultatif dans une autre au sein de la même armoire. Si un champ est masqué dans la boîte de dialogue, l'option de champ obligatoire est automatiquement désactivée.
Entrée prédéfinie
L'entrée sélectionnée est renseignée automatiquement dans ce champ. Si une entrée prédéfinie est déjà définie dans les propriétés du champ de base de données, l'entrée prédéfinie du champ de la boîte de dialogue n'est pas prise en compte. Si vous ne sélectionnez pas d'entrée prédéfinie, le champ peut être renseigné librement lors de l'indexation.
Les entrées prédéfinies suivantes sont disponibles :
Personnalisé : vous définissez explicitement une entrée fixe.
Entrée dynamique : les entrées dynamiques font référence aux champs de journalisation de l'armoire, par exemple le nom d'utilisateur long ou court de la personne qui a stocké le document, ou l'adresse électronique de l'utilisateur. Les entrées dynamiques disponibles dépendent du type de champ.
Numérotation automatique : les documents reçoivent automatiquement un numéro unique comme valeur d'index lorsqu'ils sont stockés dans l'armoire. Le numéro est attribué lors du stockage ou de la pré-indexation, quels que soient l'utilisateur et le client DocuWare utilisés. La valeur est affichée dans la boîte de dialogue de stockage et dans la boîte de dialogue d'index, et peut être copiée depuis là pour une utilisation ultérieure.
Dans la fenêtre ci-dessous, sélectionnez une plage de numéros ou créez-en une nouvelle. Vous pouvez également définir le premier numéro à utiliser. Chaque numéro suivant augmente d'une unité. Valeur suivante indique quel numéro recevra le prochain document, de sorte que vous savez toujours combien de numéros restent disponibles.
Une plage de numéros est disponible pour les champs de texte, numériques et décimaux dans toute l'armoire. Chaque boîte de dialogue peut avoir un champ doté d'une plage de numéros.
Lecture seule
Si cette option est activée, les utilisateurs ne peuvent pas saisir leur propre entrée d'index. Le document est indexé avec l'entrée prédéfinie.
Masque de champ
Un masque de champ facilite par exemple la saisie de longs numéros de téléphone ou de formats de date. De nouveaux masques de champ sont créés dans DocuWare Configurations > Assistance d'indexation > Masques de champ.
Créer ... des listes de sélection
Les listes de sélection de votre organisation peuvent être activées pour ce champ. De nouvelles listes de sélection se créent à l'aide du symbole plus.
Attribuer des listes de sélection au champ
Les listes de sélection proposent des termes pour les mots de recherche ou les entrées d'index dans le Web Client. De nouvelles listes de sélection sont créées dans DocuWare Configurations > Assistance d'indexation > Listes de sélection.
Les listes de sélection sont attribuées aux champs des boîtes de dialogue de recherche, des boîtes de dialogue de stockage et des boîtes de dialogue d'index dans DocuWare Configurations > Armoires.
Listes de sélection à colonne unique et à plusieurs colonnes
Une liste de sélection est un tableau à colonne unique ou à plusieurs colonnes. Le type de tableau détermine si la liste de sélection peut être filtrée.
Les listes de sélection à colonne unique ne peuvent pas être filtrées. La liste de sélection par défaut fait exception.
Les listes de sélection à plusieurs colonnes peuvent être filtrées. Seules les entrées correspondant aux entrées d'autres champs de la boîte de dialogue sont alors affichées dans la liste de sélection.
Si vous activez une liste de sélection à plusieurs colonnes, seule cette liste de sélection peut être utilisée pour le champ. Les autres listes de sélection sont automatiquement désactivées.
Listes de sélection internes, fixes et externes
Les listes de sélection internes sont générées par le système. Chaque champ dispose automatiquement de sa propre liste de sélection par défaut, qui contient toutes les entrées saisies jusqu'à présent dans ce champ.
Les listes de sélection fixes reposent sur des données provenant de l'extérieur de DocuWare, par exemple une base de données ou un fichier texte. Elles sont importées une fois dans DocuWare puis enregistrées, ce qui permet d'y accéder rapidement.
Les listes de sélection externes reposent elles aussi sur des données provenant de l'extérieur de DocuWare. Elles sont récupérées à chaque saisie dans le champ et correspondent donc toujours à l'état actuel de la source.
Pour les champs de date et les champs numériques, sélectionnez toujours une liste de sélection externe.
Liste de sélection uniquement
Activez Liste de sélection uniquement si le champ ne peut être rempli qu'avec des entrées de la liste de sélection. Cela évite les orthographes divergentes et les fautes de frappe.
Configurer le filtre
Une liste de sélection filtrée propose des entrées d'index en fonction des entrées d'autres champs. Le filtre se configure différemment pour la liste de sélection par défaut et pour une liste de sélection à plusieurs colonnes.
Liste de sélection par défaut : tous les autres champs de la boîte de dialogue de stockage actuelle sont disponibles pour le filtre. Activez un ou plusieurs champs afin que la liste de sélection par défaut corresponde aux entrées de ces champs.
Liste de sélection à plusieurs colonnes : une liste de sélection fixe ou externe ne peut être filtrée que si elle existe sous forme de tableau à plusieurs colonnes. Configurez le filtre comme suit :
Sous Colonne à utiliser, sélectionnez la colonne du tableau qui sert de liste de sélection pour le champ actuel.
À droite, sélectionnez un champ de la boîte de dialogue de stockage actuelle.
À gauche, sélectionnez la colonne du tableau externe qui contient les entrées pour ce champ de boîte de dialogue.
Pour un exemple, veuillez consulter Importation et filtrage d'une liste de sélection à plusieurs colonnes.
Afficher les configurations du filtre
Un filtre n'affiche dans un champ d'index que les entrées de la liste de sélection qui correspondent à l'entrée d'un autre champ. Par exemple, le champ "Entreprise" peut être le filtre du champ "Contact". La liste de sélection du champ "Contact" n'affiche alors que les contacts de l'entreprise sélectionnée.
Les listes de sélection filtrées sont également possibles pour les champs de tableau. Vous pouvez filtrer les entrées des champs de tableau avec des champs d'index ou avec d'autres champs de tableau. Inversement, les listes de sélection des champs d'index peuvent dépendre du contenu des champs de tableau. Pour cela, sélectionnez le champ de tableau et la colonne de tableau selon laquelle la liste de sélection est filtrée. La liste de sélection à plusieurs colonnes est attribuée comme pour tout autre champ d'index.
L'utilisateur peut activer ou désactiver le filtrage dans le Web Client
Dans le Web Client, le filtrage des champs des boîtes de dialogue de stockage est désactivé par défaut, de sorte que les listes de sélection complètes sont disponibles pour les champs. Avec cette option, les utilisateurs peuvent activer le filtrage. La liste de sélection du champ dépend alors des entrées d'autres champs.
Champs de tableau
Les champs de tableau sont constitués de champs d'index disposés sous forme de tableau. Les différents champs de tableau ont les mêmes paramètres que les autres champs d'index. En outre, vous définissez l'ordre des colonnes du tableau : la première ligne correspond à la colonne affichée à l'extrême gauche du tableau dans le Web Client, la deuxième ligne à la colonne située à sa droite, et ainsi de suite. Faites glisser les entrées vers le haut ou vers le bas pour réorganiser les colonnes. Utilisez le symbole en forme d'œil à droite pour afficher ou masquer une colonne de tableau.