La boîte de dialogue de stockage s'ouvre dans leWeb Client lorsqu'un document est stocké dans l'armoire. L'utilisateursaisit les entrées d'index dans les champs de la boîte de dialogue. Si uneopération de stockage déterminée nécessite un nombre de champs inférieur, vouspouvez en masquer en cliquant une fois sur le symbole en forme d'œil.
Modifiez le libellé si une description différente doits'afficher en tant que nom de champ dans la boîte de dialogue. Par exemple, lechamp « Numéro de document » peut porter le libellé « Numéro defacture » ou « Numéro de bon de livraison ».
Cliquez sur un champ de dialogue pour modifier les Paramètres dechamp.
Comme un tableaud‘index est constitué de plusieurs champs (colonnes), aucune optionn'est initialement affichée dans la vue d'ensemble des champs. Cliquez sur letableau d‘index pour configurer les champs index associés. Par exemple, vouspouvez spécifier si le total est affiché pour une colonne du tableau d‘index.Un total est utile pour les montants, par exemple, mais l'est moins si le champcontient des numéros d'articles.
Validation
Activez la validation pour vérifier que les entrées d'indexsont plausibles et correctement épelées. Sélectionnez un service Web basésur REST dans la liste. Pour connecter un nouveau service Web à DocuWare,passez au module Web Services.
ID pour les intégrations
Le numéro d'ID est automatiquement assigné lorsque la boîtede dialogue est créée et il ne peut pas être modifié. Par exemple, l'ID peutêtre utilisé en vue d'intégrer la boîte de dialogue de stockage dans une autreapplication par le biais de la programmation ou par intégration d'URL (Plusd'informations).
Configuration des champs de boîte de dialogue pourIntelligent Indexing
Afin de stocker vos fichiers dans le Web Client àl'aide d'Intelligent Indexing Service, vousdevez activer l'option pour au moins un bac dans la configuration de bac etsélectionner une boîte de dialogue de stockage configurée dans l'administrationd'armoire d'Intelligent Indexing.
Tous les documents situés dans ce bac sont automatiquementindexés par Intelligent Indexing Service. Lorsque vous archivez lesdocuments présents dans le bac, la boîte de dialogue de stockage s'affiche. Lesentrées d'index recommandées par Intelligent Indexing y sont déjàprésentes.
Conseils :
N'assignez une catégorie Intelligent Indexing à un champ DocuWare que si le contenu approprié s'affiche également dans le document.
Les catégories Intelligent Indexing doivent correspondre aux types de champ DocuWare : par exemple, vous pouvez lier des informations de date aux champs de date DocuWare ou des catégories de données numériques à des champs numériques. Vous augmentez ainsi la précision d'Intelligent Indexing.
Les colonnes des tableaux d‘index ne nécessitent pas de mappage. Vous apprenez à Intelligent Indexing à utiliser quelques factures. Les différents éléments de facturation sont ensuite automatiquement appliqués en tant que saisies individuelles dans le champ de tableau.
Intelligent Indexing pour les champs de tableaux d‘index est uniquement disponible sous forme de service Cloud pour Intelligent Indexing, autrement dit pour tous les clients DocuWare Cloud et pour les clients ayant un système sur site et Intelligent Indexing en tant que service supplémentaire basé sur le Web. La fonction Intelligent Indexing n'est pas disponible en tant que service installé en local.
Propriétés de champ d'une boîte de dialogue de stockage
Les propriétés de champ suivantes dans une boîte de dialoguede stockage peuvent être configurées :
Nom du champ dans la boîte de dialogue
Modifiez le nom si une description autre que le nom du champdoit être affichée. Par exemple, le champ « Numéro de document » peutporter le libellé « Numéro de facture » ou « Numéro de bon delivraison ». Pour les champs dans les colonnes de tableaux, « Nom decolonne dans la boîte de dialogue » s'affiche ici.
Champ obligatoire
Les champs obligatoires veillent à ce que toutes lesinformations d'index importantes d'un document soient saisies. Les boîtes dedialogue de stockage, de recherche et d'index peuvent voir leurs propres champsobligatoires. Un champ index peut donc être à la fois obligatoire et facultatifdans une armoire.
Remarque : Si un champ est masqué dans la boîte dedialogue, l'option de champ obligatoire est automatiquement désactivée.
Entrée prédéfinie
L'entrée sélectionnée est automatiquement saisie dans cechamp. Si le champ a déjà été prédéfini dans les propriétés du champ de la base de données,l'entrée prédéfinie ici n'est pas prise en compte pour le champ de la boîte dedialogue.
Si vous ne sélectionnez pas d'entrée prédéfinie, le champpeut être renseigné à votre guise lors de l'indexation.
Les entrées prédéfinies possibles sont les suivantes :
Personnalisé : vous définissez une entrée fixede manière explicite.
Entrée dynamique : les entrées dynamiques fontréférence aux champs de journalisation de l'armoire. Parmi les exemples, nouspouvons trouver le nom court ou long d'utilisateur de la personne qui a stockéle document ou l'adresse électronique de l'utilisateur. Différentes entréesdynamiques prédéfinies sont disponibles, en fonction du type de champ.
Numérotation automatique : les documents peuventautomatiquement recevoir un numéro unique en tant que valeur d'index lorsqu'ilssont stockés dans l'armoire. Quels que soient l'utilisateur et le clientDocuWare utilisés, ce numéro est assigné lors du processus de stockage ou lorsde la pré-indexation du document. Cette valeur est affichée à la fois dans laboîte de dialogue de stockage et dans la boîte de dialogue d'index et peut êtrecopiée à partir d'ici pour une utilisation ultérieure.
Vous pouvez sélectionner une plage de numéros ou en créerune nouvelle dans la fenêtre ci-dessous. Vous pouvez également y définir lepremier numéro à utiliser. Pour les numéros assignés automatiquement à lasuite, ce numéro augmente toujours d'une valeur. L'option Valeursuivante affiche le numéro qui sera assigné au prochain document. Celavous permet de toujours savoir combien de numéros sont encore disponibles.
Une plage de numéros est disponible pour le texte, le numéroet les champs de numéro décimal au sein de toute l'armoire. Vous pouvez entrerun champ avec une plage de numéros pour chaque boîte de dialogue.
Lecture seule
L'utilisateur ne peut pas saisir de nouvelle entrée d'indexsi cette option est activée. Le document est indexé avec l'entrée sélectionnéeplus haut.
Masque de champ
Un masque de champ facilite par exemple la saisie desnuméros de téléphone longs et des formats de date. Vous pouvez créer un nouveaumasque de champ DocuWare Configuration sous Assistanced'indexation.
Créer... des listes de sélection
Les listes de sélection pour votre organisation peuvent êtreactivées pour ce champ. Vous pouvez créer des nouvelles listes de sélection enutilisant le symbole en forme de plus.
Assigner deslistes de sélection au champ
Les listes de sélection fournissent des termes pour les motsclés ou les entrées d'index dans Web Client. De nouvelles listes desélection peuvent être créées sous DocuWare Configuration> Assistance d'indexation > Listes de sélection.
Les listes de sélection sont assignées aux champs de Boîtes dedialogue de recherche, Boîtes dedialogue de stockage et Boîtesde dialogue d'index dans le module Armoires deDocuWare Configuration :
Type de listes de sélection
Une liste de sélection peut être un tableau à colonne uniqueou à plusieurs colonnes. Le type de tableau détermine si une liste de sélectionpeut être filtrée.
Les listes de sélection à colonne unique ne peuvent pas être filtrées ; la liste de sélection par défaut est une exception.
En revanche, les listes de sélection composées de plusieurs colonnes peuvent être filtrées. Cela signifie que seules les entrées correspondant aux entrées dans d'autres champs de boîte de dialogue seront affichées dans la liste de sélection.
Si vous activez une liste de sélection à plusieurs colonnes,seule cette liste de sélection peut être utilisée pour le champ. Les autreslistes de sélection sont automatiquement désactivées.
Type de liste de sélection
Il existe trois types de listes de sélection : interne,fixe et externe.
Le système génère les listes de sélection internes. Une liste de sélection individuelle par défaut est automatiquement disponible pour chaque champ. Celle-ci contient toutes les entrées qui ont été saisies jusqu'à présent dans le champ.
Les listes de sélection fixes et externes sont basées surdes données provenant de sources extérieures à DocuWare. Les sources peuventêtre des bases de données ou de simples fichiers texte.
Une liste de sélection fixe est importée une fois, puis enregistrée dans DocuWare. Vous pouvez y accéder rapidement.
Les listes de sélection externes sont récupérées avec chaque entrée du champ. Ainsi, le statut de la liste de sélection externe est toujours le même que celui de la source.
Sélectionnez toujours une liste de sélection externe pourune date et un champ numérique.
Liste de sélection uniquement
Activez cette option si le champ doit uniquement être rempliavec des entrées de la liste de sélection. Elle permet ainsi d'éviter lesorthographes différentes et les coquilles.
Configurer le filtre
Une liste de sélection filtrée propose des entrées d'indexen fonction des entrées des autres champs. La configuration du filtrage variesi vous filtrez la liste de sélection par défaut ou une liste de sélection àplusieurs colonnes :
Liste de sélection par défaut
Afin de configurer le filtre de la liste de sélection pardéfaut, tous les autres champs de la boîte de dialogue de stockage actuellesont disponibles. Activez un ou plusieurs champs pour que la liste de sélectionpar défaut corresponde aux entrées de ces champs.
Liste de sélection à plusieurs colonnes
Une liste de sélection fixe ou externe doit être sous formede tableau à plusieurs colonnes pour pouvoir être filtrée.
Tout d'abord, définissez dans Colonne à utiliser ci-dessus quelle colonne du tableau doit être utilisée comme liste de sélection pour le champ actuel.
Ensuite, déterminez les conditions de filtrage.
À droite, vous pouvez sélectionner tous les champs de la boîte de dialogue de stockage actuelle. Définissez-en un.
À gauche, sélectionnez la colonne du tableau externe avec les entrées pour ce champ de boîte de dialogue.
Voici un exemple de filtragede listes de sélection à plusieurs colonnes.
Afficher la configuration du filtre
Un filtre permet d'afficher dans un champ d'index uniquementles entrées de la liste de sélection correspondant à l'entrée d'un autre champ.Par exemple, le champ « Société » peut servir de filtre pour le champ« Contact ». La liste de sélection du champ « Contact »affiche alors les contacts de la société présélectionnée.
Il est désormais possible d'utiliser ces listes de sélectionfiltrées avec les champs d'un tableau. Vous pouvez filtrer les entrées sur leschamps de tableau avec soit des champs d'index, soit d'autres champs detableau. Inversement, les entrées de listes de sélection pour les champsd'index peuvent également être coordonnées avec le contenu des champs detableau. Pour ce faire, vous devez sélectionner le champ de table et la colonnedu tableau correspondante pour laquelle la lis.te de sélection doit être filtrée. La liste de sélection multi-colonnes est attribuée comme n'importe quelautre champ d'index.
L'utilisateur peut activer ou désactiver le filtrage dansle Web Client.
Le filtrage des champs de boîte de dialogue de stockage estdésactivé par défaut dans le Web Client. Cela signifie que toutes leslistes de sélection sont disponibles pour les champs. L'utilisateur peutactiver le filtrage via cette option. La liste de sélection pour ce champdépendra des entrées dans les autres champs.
Remarque sur les champs de tableau
Les champs de tableau sont des champs d'index disposés sousforme de tableau. Les paramètres de champs de tableau individuels sont lesmêmes que ceux des autres champs d'index. En outre, les colonnes de tableausont triées comme suit. La première ligne s'affiche à l'extrémité gauche de latable dans Web Client. La deuxième ligne est la colonne de droite, etc.Faites glisser les entrées de haut en bas et vice-versa pour regrouper lescolonnes. Utilisez le symbole représentant un œil sur la droite pour afficher/masquerune colonne de table.