Une liste des résultats affiche les documents qu'une recherche a trouvés. Elle n'existe jamais seule : chaque liste des résultats est liée à une boîte de dialogue de recherche, et chaque liste des résultats a sa propre boîte de dialogue d'index.
Vous configurez les listes des résultats dans DocuWare Configurations > Armoires > Armoire x > Boîtes de dialogue > Résultat.
Les trois boîtes de dialogue s'appuient les unes sur les autres. Dans les paramètres d'une boîte de dialogue de recherche, vous sélectionnez la liste des résultats dans laquelle ses résultats sont affichés. Pour un document de cette liste des résultats, les utilisateurs ouvrent la boîte de dialogue d'index qui appartient à la liste des résultats. Elle affiche les entrées d'index de ce seul document, et les utilisateurs disposant de l'autorisation de profil Modifier peuvent les y modifier.
Dans le Client DocuWare classique, la boîte de dialogue d'index qui s'ouvre dépend donc de la boîte de dialogue de recherche utilisée. Dans le nouveau Client DocuWare, c'est la boîte de dialogue d'index par défaut de l'armoire qui s'ouvre. Les utilisateurs peuvent ensuite en sélectionner une autre.
Liste des résultats
Dans le Client DocuWare, une liste des résultats est structurée comme un tableau. Chaque résultat est affiché sur une ligne et les champs constituent les colonnes.
L'ordre des champs défini ici détermine l'ordre des colonnes dans le Client DocuWare. Pour déplacer une colonne vers la gauche, faites glisser le champ d'une position vers le haut. Pour la déplacer vers la droite, faites glisser le champ vers le bas.
Si une liste des résultats a besoin de moins de champs, masquez les autres à l'aide du symbole en forme d'œil.
Cliquez sur Ordre de tri : Modifier pour définir l'ordre des résultats.
Modifiez le libellé si une description autre que le nom du champ doit être affichée dans la boîte de dialogue. Exemple avec le champ "Numéro de document" : pour le service facturation, saisissez "Numéro de facture" comme libellé ; pour la réception des marchandises, saisissez "Bon de livraison".
Les Fonctions de liste de résultats sont disponibles dans le Client DocuWare classique.
Nouveau Client DocuWare : ce qui a changé
Dans le nouveau Client DocuWare, introduit avec DocuWare 7.15, les fonctions de liste de résultats qui pouvaient être affichées et masquées dans la configuration ne sont plus évaluées. Les actions possibles sur un document dans le menu contextuel de la liste des résultats dépendent uniquement des autorisations. Masquer une telle action n'a jamais restreint ce qu'un utilisateur pouvait faire, car chaque fonction a sa propre autorisation et peut être utilisée par d'autres voies.
La liste des résultats d'une recherche portant sur plusieurs armoires se compose des champs système, par exemple le nom du document, la date de stockage et le type de fichier. Les champs d'index d'une armoire ne peuvent pas être ajoutés à cette liste, car aucune boîte de dialogue de liste des résultats particulière n'en définit les colonnes. Les utilisateurs peuvent masquer les colonnes dont ils n'ont pas besoin afin de raccourcir la liste.
En savoir plus sur les autorisations et boîtes de dialogue dans le nouveau Client DocuWare
Boîte de dialogue d'index
La boîte de dialogue d'index s'ouvre par exemple lorsqu'un utilisateur sélectionne Modifier les entrées d'index dans le menu contextuel d'un document stocké. Pour modifier les entrées d'index, les utilisateurs doivent disposer de l'autorisation de profil "Modifier".
Nouveau Client DocuWare : ce qui a changé
Dans le nouveau Client DocuWare, introduit avec DocuWare 7.15, la boîte de dialogue d'index s'ouvre toujours en lecture seule. Avec l'autorisation appropriée, vous modifiez ou ajoutez des entrées d'index à l'aide de la fonction Modifier.
De plus, la boîte de dialogue d'index ne suit plus la boîte de dialogue de recherche utilisée. C'est la boîte de dialogue d'index par défaut de l'armoire sélectionnée qui s'ouvre automatiquement. Si nécessaire, vous pouvez ensuite passer à une autre boîte de dialogue d'index.
En savoir plus sur les boîtes de dialogue d'index dans le nouveau Client DocuWare
Cliquez sur un champ pour modifier ses propriétés dans la boîte de dialogue d'index.
Validation
Activez la validation pour vous assurer que les entrées d'index sont plausibles ou correctement orthographiées. Sélectionnez dans la liste un service web basé sur REST. Pour connecter un nouveau service web à DocuWare, passez au module Services Web.
Propriétés de champ de la boîte de dialogue d'index
Les propriétés de champ suivantes peuvent être configurées dans une boîte de dialogue d'index.
Nom du champ dans la boîte de dialogue
Modifiez le libellé si une description autre que le nom du champ doit être affichée dans la boîte de dialogue. Par exemple, le champ "Numéro de document" peut être libellé "Numéro de facture" ou "Numéro de bon de livraison" selon les services. Pour les colonnes des champs de tableau, cette propriété s'appelle Nom de la colonne dans la boîte de dialogue.
Obligatoire
Les champs obligatoires garantissent que toutes les informations d'index importantes sont saisies. Les boîtes de dialogue de stockage, de recherche et d'index peuvent avoir chacune leurs propres champs obligatoires ; un champ d'index peut donc être obligatoire dans une boîte de dialogue et facultatif dans une autre au sein de la même armoire. Si un champ est masqué dans la boîte de dialogue, l'option Obligatoire est automatiquement désactivée.
Masque de champ
Un masque de champ facilite la saisie de longs numéros de téléphone ou de formats de date. De nouveaux masques de champ sont créés dans DocuWare Configurations > Assistance d'indexation > Masques de champ.
Créer ... des listes de sélection
Les listes de sélection de votre organisation peuvent être activées pour ce champ. De nouvelles listes de sélection se créent à l'aide du symbole plus.
Attribuer des listes de sélection à un champ
Les listes de sélection proposent des termes pour les mots de recherche ou les entrées d'index dans le Client DocuWare. De nouvelles listes de sélection sont créées dans DocuWare Configurations > Assistance d'indexation > Listes de sélection.
Les listes de sélection sont attribuées aux champs des boîtes de dialogue de recherche, boîtes de dialogue de stockage et des boîtes de dialogue d'index dans DocuWare Configurations > Armoires.
Listes de sélection à colonne unique et à plusieurs colonnes
Une liste de sélection est un tableau à colonne unique ou à plusieurs colonnes. Le type de tableau détermine si la liste de sélection peut être filtrée.
Les listes de sélection à colonne unique ne peuvent pas être filtrées. La liste de sélection par défaut fait exception.
Les listes de sélection à plusieurs colonnes peuvent être filtrées. Seules les entrées correspondant aux entrées d'autres champs de la boîte de dialogue sont alors affichées dans la liste de sélection.
Si vous activez une liste de sélection à plusieurs colonnes, seule cette liste de sélection peut être utilisée pour le champ. Les autres listes de sélection sont automatiquement désactivées.
Listes de sélection internes, fixes et externes
Les listes de sélection internes sont générées par le système. Chaque champ dispose automatiquement de sa propre liste de sélection par défaut, qui contient toutes les entrées saisies jusqu'à présent dans ce champ.
Les listes de sélection fixes reposent sur des données provenant de l'extérieur de DocuWare, par exemple une base de données ou un fichier texte. Elles sont importées une fois dans DocuWare puis enregistrées, ce qui permet d'y accéder rapidement.
Les listes de sélection externes reposent elles aussi sur des données provenant de l'extérieur de DocuWare. Elles sont récupérées à chaque saisie dans le champ et correspondent donc toujours à l'état actuel de la source.
Pour les champs de date et les champs numériques, sélectionnez toujours une liste de sélection externe.
Liste de sélection uniquement
Activez Liste de sélection uniquement si le champ ne peut être rempli qu'avec des entrées de la liste de sélection. Cela évite les orthographes divergentes et les fautes de frappe.
Configurer le filtre
Une liste de sélection filtrée propose des entrées d'index en fonction des entrées d'autres champs. Le filtre se configure différemment pour la liste de sélection par défaut et pour une liste de sélection à plusieurs colonnes.
Liste de sélection par défaut : tous les autres champs de la boîte de dialogue de stockage actuelle sont disponibles pour le filtre. Activez un ou plusieurs champs afin que la liste de sélection par défaut corresponde aux entrées de ces champs.
Liste de sélection à plusieurs colonnes : une liste de sélection fixe ou externe ne peut être filtrée que si elle existe sous forme de tableau à plusieurs colonnes. Configurez le filtre comme suit :
Sous Colonne à utiliser, sélectionnez la colonne du tableau qui sert de liste de sélection pour le champ actuel.
À droite, sélectionnez un champ de la boîte de dialogue de stockage actuelle.
À gauche, sélectionnez la colonne du tableau externe qui contient les entrées pour ce champ de boîte de dialogue.
Pour un exemple, veuillez consulter Importation et filtrage d'une liste de sélection à plusieurs colonnes.
L'utilisateur peut activer ou désactiver le filtrage dans le Client DocuWare
Dans le Client DocuWare, le filtrage des champs des boîtes de dialogue d'index est désactivé par défaut, de sorte que les listes de sélection complètes sont disponibles pour les champs. Avec cette option, les utilisateurs peuvent activer le filtrage. La liste de sélection du champ dépend alors des entrées d'autres champs.