Vous voyez ici tous les champs de base de données que vous avez sélectionnés lors de la configuration de votre file cabinet. Les propriétés de champ les plus importantes sont affichées ici : type de champ, longueur, nom du document et caractère obligatoire du champ. Les propriétés de champ déterminent quels termes ou caractères peuvent être saisis dans un champ.
Vous sélectionnez et modifiez les champs de base de données dans DocuWare Configurations > Armoires > Champs de base de données.
Créez des champs supplémentaires avec le symbole plus, ou supprimez des champs avec le symbole moins. Les modifications sont transférées automatiquement à toutes les boîtes de dialogue de l'armoire.
Cliquez sur un nom de champ pour ouvrir ses propriétés de champ.
Nom du document : L'entrée de ce champ est utilisée comme nom du document, par exemple dans une liste. Un seul champ par armoire peut être sélectionné comme nom du document.
Types de champ
DocuWare propose les types de champ suivants.
Texte
Un champ de texte accepte jusqu'à 2 000 caractères alphanumériques. Des chiffres peuvent également être saisis, mais ils ne sont pas lus comme des nombres.
Mémo
Un champ mémo est un champ de texte qui contient au moins 64 Ko de texte. La capacité exacte dépend de la base de données utilisée.
Mot clé
Un champ mot clé stocke un nombre illimité de termes, de 255 caractères chacun au maximum.
Numérique et Décimal
Le type de champ « Décimal » autorise des valeurs numériques comportant jusqu'à 27 chiffres. La valeur maximale dépend du nombre de décimales, ce qui rend ce type adapté à des valeurs plus élevées ou plus précises que le champ numérique. Le champ numérique est limité à 2 147 483 647 pour les nombres entiers, ou à 21 474 836,47 pour les nombres à deux décimales.
Date
Un sélecteur de date est disponible pour les champs par défaut « Date » et « Date en suspens » dans les boîtes de dialogue de stockage.
Horodatage
Ce champ est utile, par exemple, pour trier chronologiquement la correspondance électronique portant sur un sujet.
Tableau d'index
Un tableau d'index se compose de plusieurs champs, affichés dans le Web Client comme colonnes d'un tableau. Les types de colonne « Texte », « Décimal » et « Date » sont disponibles. Vous pouvez créer jusqu'à 50 colonnes et saisir jusqu'à 1 000 lignes de tableau dans le Web Client.
Un tableau d'index est inséré automatiquement dans les boîtes de dialogue de stockage et d'index. Il n'est pas affiché dans les listes des résultats ni dans les boîtes de dialogue de recherche. Vous recherchez le contenu d'un tableau d'index avec la recherche plein texte.
Comme pour les autres types de champ Index Field, Intelligent Indexing et One Click Indexing permettent de remplir une colonne de tableau d'index lors du stockage dans le Web Client. Vous pouvez également définir d'autres options de saisie, telles que des masques de champ et des listes de sélection, pour les tableaux dans les paramètres de champ au niveau de la boîte de dialogue.
Un tableau d'index est utile pour répartir des factures entre plusieurs centres de coûts dans les processus de travail de comptabilisation ventilée. Même comme champ de processus de travail, un tableau d'index reste connecté au champ de l'armoire et s'utilise tel qu'il est configuré dans l'armoire.
Champs pour une armoire électronique secondaire
Pour une armoire électronique secondaire, les champs suivants sont créés en plus des champs par défaut :
ID de document du document dans l'armoire maître
Heure de la dernière modification dans l'armoire maître
Statut de la synchronisation
Les champs secondaires apparaissent en grisé dans la liste des boîtes de dialogue et ne sont pas activés par défaut. Dans les propriétés de champ d'une armoire électronique secondaire, seul le libellé peut être modifié.
Remarque pour les bases de données MySQL
Dans MySQL, une ligne est limitée à 65 535 caractères. Cela limite le nombre et la longueur de tous les champs de l'armoire.
Remarque pour les champs de base de données binaires
DocuWare n'affiche ni ne traite les champs de base de données de type « binaire ». Si vous utilisez dans DocuWare des données provenant d'une base de données externe, assurez-vous que votre table ou votre vue de base de données ne contient pas de type binaire.
Propriétés des champs de base de données
Les propriétés de champ peuvent être définies au niveau du champ comme au niveau de la boîte de dialogue. Certaines propriétés ne peuvent être définies qu'ici, au niveau du champ ; d'autres, comme le nom et l'entrée prédéfinie, sont disponibles aux deux endroits. En règle générale, les propriétés définies au niveau du champ sont prioritaires. Seul le libellé du champ peut être défini dans la boîte de dialogue indépendamment du nom du champ.
Nom
Le nom du champ est affiché dans les boîtes de dialogue de recherche et de stockage, sauf si un autre nom est défini au niveau de la boîte de dialogue. Il peut comporter jusqu'à 50 caractères.
Remarque pour les utilisateurs de DocuWare Cloud : vous pouvez utiliser le préfixe « DW » pour nommer les champs, par exemple « DW_Name ». La base de données adapte le nom automatiquement pour éviter les conflits, mais cela ne change pas la façon dont le nom apparaît dans votre organisation.
Champ obligatoire
L'utilisateur doit remplir ce champ.
Entrée prédéfinie
Un document est toujours indexé avec l'entrée sélectionnée ici. Les entrées peuvent être personnalisées ou dynamiques.
Les entrées dynamiques se réfèrent aux champs de journalisation de l'armoire, par exemple le nom d'utilisateur long ou court de la personne qui a stocké le document, ou son adresse e-mail. Les entrées dynamiques disponibles dépendent du type de champ.
Les entrées personnalisées doivent être indiquées explicitement.
Si vous ne sélectionnez pas d'entrée prédéfinie, le champ peut être rempli librement lors de l'indexation ou de la recherche.
Type de champ, longueur, colonne de base de données, type de base de données
Ces propriétés de champ sont affichées au niveau de la base de données à titre d'information. Elles ne peuvent pas être modifiées.
Unique
L'entrée ne peut apparaître qu'une seule fois par armoire dans ce champ. S'il s'agit par exemple du numéro de facture, une facture portant le même numéro ne peut pas être stockée deux fois par erreur.
Avec l'option base de données, un mécanisme de base de données garantit que l'entrée n'apparaît qu'une seule fois. La requête, et donc le stockage, peut être plus rapide qu'avec un mécanisme DocuWare.
L'option DocuWare convient aux cas particuliers où le champ unique est stocké même sans entrée. Des bases de données comme Oracle et MSSQL interprètent un champ sans entrée comme un champ contenant l'entrée [vide] ; un deuxième document sans entrée serait donc impossible et le champ unique deviendrait de fait un champ obligatoire. DocuWare et MySQL peuvent ignorer une entrée vide, de sorte qu'il est possible de stocker un nombre quelconque de documents avec des champs uniques vides.
Supprimer les espaces à gauche / Supprimer les zéros à gauche
Les espaces et les zéros à gauche ne servent que de caractères de remplissage. Ils peuvent apparaître lors de l'import de documents pré-indexés. Ces options les suppriment automatiquement, de sorte que " 7986" devient "7986" et "0007986" devient "7986".