Les entrées d'index sont les valeurs de champ avec lesquelles un document est archivé, par exemple la société, le type de document, la date de facture ou le statut. Les entrées d'index déterminent si un document pourra être retrouvé par la suite. Elles servent aussi, par exemple, à faire entrer un document dans un processus de travail.
La plupart des entrées d'index sont définies au moment de l'archivage du document, manuellement ou automatiquement. Vous les modifiez ensuite lorsque quelque chose a changé ou n'a jamais été correct : un statut passe d'ouvert à payé, un document a été indexé avec la mauvaise société, un champ est resté vide. La modification s'applique au document archivé, si bien que tout le monde le retrouve sous les nouvelles valeurs à partir de ce moment-là.
Les entrées d'index s'ouvrent toujours en mode lecture seule. Si vous avez l'autorisation de les modifier, la boîte de dialogue propose un bouton Modifier. Pour y accéder, il vous faut un document : ouvrez donc Recherche dans la barre latérale gauche du Client DocuWare et lancez une recherche.
Versions prises en charge : DocuWare Cloud + nouveau client DocuWare uniquement
Sur cette page
Vous connaissez le Client DocuWare classique ?
Dans le Client classique, ouvrez le nouveau Client DocuWare avec le lien Ouvrir le nouveau DocuWare. Rien n'a à être reconfiguré : vos boîtes de dialogue d'index sont les mêmes que dans le DocuWare classique. Si vous connaissez la boîte de dialogue d'index de ce dernier, voici les différences.
La fonction Indexation en un clic ne peut pas encore remplir les champs de table, et la mise en évidence du texte que vous sélectionnez est limitée.
Le filtrage des valeurs d'une liste de sélection n'est pas encore possible dans une boîte de dialogue d'index. La case à cocher de filtrage dans la liste déroulante d'un champ est absente, si bien qu'une liste de sélection peut proposer des valeurs qui ne correspondent pas à vos autres saisies.
La boîte de dialogue d'index ne suit plus votre recherche : dans le Client classique, elle provenait de la boîte de dialogue de recherche et de la liste de résultats. Une recherche sur plusieurs armoires n'a pas de chemin unique de ce type, si bien que le nouveau Client DocuWare commence par la boîte de dialogue d'index par défaut de l'armoire et vous pouvez sélectionner une autre boîte de dialogue d'index dans la boîte de dialogue Modifier les entrées d'index.
Les boîtes de dialogue portent le nom des listes de résultats. Les boîtes de dialogue d'index n'ont pas de nom propre ; la liste de sélection affiche donc les noms des listes de résultats correspondantes, par exemple Liste des résultats par défaut.
Le nouveau Client DocuWare n'est disponible que dans DocuWare Cloud pour l'instant. Les systèmes sur site (on-premises) continuent de fonctionner avec le Client classique.
Voir toutes les limites actuelles du nouveau Client DocuWare
Ouvrir les entrées d'index d'un document
Il existe deux façons d'ouvrir les entrées d'index d'un document :
Dans une liste de résultats, sélectionnez les trois points à la fin de la ligne du document, puis Afficher les entrées d'index. Cela fonctionne de la même manière que dans le DocuWare classique.
Dans la visionneuse, utilisez la fonction Modifier les entrées d'index.
Modifier les entrées d'index
La boîte de dialogue d'index s'ouvre en mode consultation. Si vous avez l'autorisation de modifier les entrées d'index, elle propose un bouton Modifier.
Tous les types de champs configurés pour l'armoire restent disponibles pendant la modification, par exemple les listes de sélection et les masques de saisie.
Les champs vides sont masqués par défaut, si bien que vous ne voyez que les valeurs que le document possède réellement. Utilisez l'icône en forme d'œil à côté de Entrées d'index pour les afficher, par exemple lorsque vous souhaitez compléter un champ qui n'a jamais été rempli.
Les entrées d'index appartiennent au document archivé, et non à votre affichage de celui-ci. Toute personne ayant accès au document voit vos modifications, et les documents sont trouvés par les nouvelles valeurs à partir de ce moment-là.
Reprendre les entrées d'index depuis le document
Une grande partie de ce qui doit figurer dans les champs d'index est déjà imprimée sur le document, et le document est ouvert juste à côté de la boîte de dialogue. Avec Indexation en un clic, vous reprenez les valeurs depuis la page au lieu de les saisir à nouveau.
Sélectionnez Modifier. L'icône Indexation en un clic apparaît à côté de Entrées d'index, et elle n'est présente qu'en mode modification.
Cliquez sur l'icône pour activer Indexation en un clic.
Sélectionnez le champ d'index qui doit recevoir la valeur.
Sélectionnez le texte dans le document, ou faites glisser le curseur dessus pour reprendre un passage plus long.
Sélectionner la boîte de dialogue d'index
Les champs que vous voyez dépendent de la boîte de dialogue d'index. Chaque document commence par la boîte de dialogue d'index par défaut de son armoire, et vous passez à une autre boîte de dialogue lorsque vous avez besoin de champs différents.
Les boîtes de dialogue d'index n'ont pas de nom propre ; la liste de sélection affiche donc les noms des listes de résultats correspondantes, par exemple Liste des résultats par défaut.
Remarque pour les administrateurs
La boîte de dialogue d'index se configure de la même manière que dans le DocuWare classique.