Une liste affiche les documents qui répondent à des critères d'index prédéfinis. Elle fonctionne comme une recherche masquée : la recherche s'effectue en arrière-plan, sans boîte de dialogue de recherche et sans que les utilisateurs aient à saisir de critères d'index. Les documents trouvés sont affichés dans une liste des résultats.
Vous configurez les listes dans DocuWare Configurations > Armoires > Armoire x > Boîtes de dialogue > Listes.
Comme la recherche d'une liste utilise toujours les mêmes critères d'index, les utilisateurs accèdent en un seul clic à un ensemble récurrent de documents. Par exemple, si "Factures entrantes" est prédéfini dans le champ "Type de document" et "nouveau" dans le champ "Statut", la liste affiche aux utilisateurs toutes les nouvelles factures entrantes dans le Client DocuWare.
Pour les installations sur site (on-premises), la licence Task Manager est requise pour utiliser les listes.
Comme une boîte de dialogue de recherche, une liste est couplée à une liste des résultats et à une boîte de dialogue d'index. La configuration d'une liste comporte donc trois étapes :
Définissez les critères de recherche dans l'onglet Détails.
Sélectionnez une liste des résultats qui détermine la manière dont les résultats sont organisés.
Configurez la boîte de dialogue d'index disponible pour chaque document de la liste des résultats.
Détails
Une liste contient les résultats d'une recherche masquée. Il existe deux manières de saisir les conditions de recherche :
Éditeur de règles : critères de recherche par champ d'index
SQL : une instruction SQL
Éditeur de règles
Sélectionnez les champs de l'armoire et définissez, pour chaque champ d'index, les règles que les documents doivent respecter pour être inclus dans la liste.
Vous pouvez créer autant de règles que vous le souhaitez et les combiner avec les opérateurs ET/OU. Avec ET, un document doit respecter toutes les règles pour être inclus dans la liste. Avec OU, il doit en respecter au moins une. Au lieu d'une règle unique, vous pouvez également utiliser des groupes de règles.
Les fonctions système Groupe d'utilisateurs et Rôle d'utilisateur peuvent être attribuées aux champs d'index de type mot-clé et texte. DocuWare vérifie alors si l'utilisateur appartient à un groupe ou à un rôle saisi dans ce champ d'index. Ce n'est qu'à cette condition que l'utilisateur peut accéder aux documents. L'attribution utilise les opérateurs suivants :
Champ mot-clé avec Contient : au moins un mot-clé correspond à l'un des rôles ou groupes de l'utilisateur.
Champ texte avec Est égal : le champ texte correspond à l'un des rôles ou groupes de l'utilisateur.
Champ texte avec N'est pas égal : le champ texte ne correspond à aucun des rôles ou groupes de l'utilisateur.
SQL
Les commandes SQL permettent de définir des filtres plus complexes que l'attribution de critères d'index par champ. Saisissez les commandes dans le champ de texte. Vous n'avez pas besoin de saisir l'instruction SELECT. Vous définissez le filtre avec la clause WHERE. Les instructions SQL join et les sous-chaînes peuvent être utilisées.
Pour utiliser des commandes SQL, vous devez disposer du droit fonctionnel correspondant, qui est attribué dans DocuWare Configurations > Gestion des utilisateurs.
À partir de DocuWare version 7.13, les commandes SQL et les profils d'index sont vérifiés quant à leur syntaxe, à leur validité et à la présence de commandes SQL interdites.
Les commandes SQL suivantes sont interdites : ALTER, BEGIN, BACKUP, BULK, COMMIT, CREATE, DECLARE, DELETE, DENY, DROP, EXEC, EXECUTE, GRANT, GOTO, INSERT, KILL, MERGE, OPENDATASOURCE, OPENROWSET, PROC, PROCEDURE, RAISERROR, RECONFIGURE, RESTORE, RESTRICT, REVERT, REVOKE, ROLLBACK, SAVE, SHUTDOWN, SYSTEMUSER, TRAN, TRANSACTION, TRUNCATE, UPDATE, UNION, WAITFOR.
Une instruction SQL non valide ne peut pas être enregistrée. Les profils d'index et les listes existants contenant une commande SQL non valide continuent de fonctionner comme auparavant. Cependant, si vous modifiez une liste ou une boîte de dialogue d'index contenant une commande SQL non valide, celle-ci ne peut être publiée qu'une fois la commande corrigée.
Liste des résultats
Configurez la liste des résultats de la liste dans le volet Résultat.
Dans le Client DocuWare, une liste des résultats est structurée comme un tableau. Chaque résultat est affiché sur une ligne et les champs constituent les colonnes.
L'ordre des champs défini ici détermine l'ordre des colonnes dans le Client DocuWare. Pour déplacer une colonne vers la gauche, faites glisser le champ d'une position vers le haut. Pour la déplacer vers la droite, faites glisser le champ vers le bas.
Si une liste des résultats a besoin de moins de champs, masquez les autres à l'aide du symbole en forme d'œil.
Cliquez sur Ordre de tri : Modifier pour définir l'ordre des résultats.
Modifiez le libellé si une description autre que le nom du champ doit être affichée dans la boîte de dialogue. Exemple avec le champ "Numéro de document" : pour le service facturation, saisissez "Numéro de facture" comme libellé ; pour la réception des marchandises, saisissez "Bon de livraison".
Les Fonctions de liste de résultats sont disponibles dans le Client DocuWare.
Boîte de dialogue d'index
La boîte de dialogue d'index s'ouvre par exemple lorsqu'un utilisateur sélectionne Modifier les entrées d'index dans le menu contextuel d'un document stocké. Pour modifier les entrées d'index, les utilisateurs doivent disposer de l'autorisation de profil "Modifier".
Cliquez sur un champ pour modifier ses propriétés dans la boîte de dialogue d'index.
Validation
Activez la validation pour vous assurer que les entrées d'index sont plausibles ou correctement orthographiées. Sélectionnez dans la liste un service web basé sur REST. Pour connecter un nouveau service web à DocuWare, passez au module Services Web.
Propriétés de champ de la boîte de dialogue d'index
Les propriétés de champ suivantes peuvent être configurées dans une boîte de dialogue d'index.
Nom du champ dans la boîte de dialogue
Modifiez le libellé si une description autre que le nom du champ doit être affichée dans la boîte de dialogue. Par exemple, le champ "Numéro de document" peut être libellé "Numéro de facture" ou "Numéro de bon de livraison" selon les services. Pour les colonnes des champs de tableau, cette propriété s'appelle Nom de la colonne dans la boîte de dialogue.
Obligatoire
Les champs obligatoires garantissent que toutes les informations d'index importantes sont saisies. Les boîtes de dialogue de stockage, de recherche et d'index peuvent avoir chacune leurs propres champs obligatoires ; un champ d'index peut donc être obligatoire dans une boîte de dialogue et facultatif dans une autre au sein de la même armoire. Si un champ est masqué dans la boîte de dialogue, l'option Obligatoire est automatiquement désactivée.
Masque de champ
Un masque de champ facilite la saisie de longs numéros de téléphone ou de formats de date. De nouveaux masques de champ sont créés dans DocuWare Configurations > Assistance d'indexation > Masques de champ.
Créer ... des listes de sélection
Les listes de sélection de votre organisation peuvent être activées pour ce champ. De nouvelles listes de sélection se créent à l'aide du symbole plus.
Attribuer des listes de sélection à un champ
Les listes de sélection proposent des termes pour les mots de recherche ou les entrées d'index dans le Client DocuWare. De nouvelles listes de sélection sont créées dans DocuWare Configurations > Assistance d'indexation > Listes de sélection.
Les listes de sélection sont attribuées aux champs des boîtes de dialogue de recherche, boîtes de dialogue de stockage et boîtes de dialogue d'index dans DocuWare Configurations > Armoires.
Listes de sélection à colonne unique et à plusieurs colonnes
Une liste de sélection est un tableau à colonne unique ou à plusieurs colonnes. Le type de tableau détermine si la liste de sélection peut être filtrée.
Les listes de sélection à colonne unique ne peuvent pas être filtrées. La liste de sélection par défaut fait exception.
Les listes de sélection à plusieurs colonnes peuvent être filtrées. Seules les entrées correspondant aux entrées d'autres champs de la boîte de dialogue sont alors affichées dans la liste de sélection.
Si vous activez une liste de sélection à plusieurs colonnes, seule cette liste de sélection peut être utilisée pour le champ. Les autres listes de sélection sont automatiquement désactivées.
Listes de sélection internes, fixes et externes
Les listes de sélection internes sont générées par le système. Chaque champ dispose automatiquement de sa propre liste de sélection par défaut, qui contient toutes les entrées saisies jusqu'à présent dans ce champ.
Les listes de sélection fixes reposent sur des données provenant de l'extérieur de DocuWare, par exemple une base de données ou un fichier texte. Elles sont importées une fois dans DocuWare puis enregistrées, ce qui permet d'y accéder rapidement.
Les listes de sélection externes reposent elles aussi sur des données provenant de l'extérieur de DocuWare. Elles sont récupérées à chaque saisie dans le champ et correspondent donc toujours à l'état actuel de la source.
Pour les champs de date et les champs numériques, sélectionnez toujours une liste de sélection externe.
Liste de sélection uniquement
Activez Liste de sélection uniquement si le champ ne peut être rempli qu'avec des entrées de la liste de sélection. Cela évite les orthographes divergentes et les fautes de frappe.
Configurer le filtre
Une liste de sélection filtrée propose des entrées d'index en fonction des entrées d'autres champs. Le filtre se configure différemment pour la liste de sélection par défaut et pour une liste de sélection à plusieurs colonnes.
Liste de sélection par défaut : tous les autres champs de la boîte de dialogue de stockage actuelle sont disponibles pour le filtre. Activez un ou plusieurs champs afin que la liste de sélection par défaut corresponde aux entrées de ces champs.
Liste de sélection à plusieurs colonnes : une liste de sélection fixe ou externe ne peut être filtrée que si elle existe sous forme de tableau à plusieurs colonnes. Configurez le filtre comme suit :
Sous Colonne à utiliser, sélectionnez la colonne du tableau qui sert de liste de sélection pour le champ actuel.
À droite, sélectionnez un champ de la boîte de dialogue de stockage actuelle.
À gauche, sélectionnez la colonne du tableau externe qui contient les entrées pour ce champ de boîte de dialogue.
Pour un exemple, veuillez consulter Importation et filtrage d'une liste de sélection à plusieurs colonnes.
L'utilisateur peut activer ou désactiver le filtrage dans le Client DocuWare
Dans le Client DocuWare, le filtrage des champs des boîtes de dialogue d'index est désactivé par défaut, de sorte que les listes de sélection complètes sont disponibles pour les champs. Avec cette option, les utilisateurs peuvent activer le filtrage. La liste de sélection du champ dépend alors des entrées d'autres champs.