Une liste pour Task Manager est une liste de résultats quasiment créée par une recherche masquée. La recherche est effectuée en arrière-plan sans l'ouverture d'une boîte de dialogue de recherche et sans qu'il ne soit nécessaire de saisir des critères d'index. Les documents récupérés sont affichés dans une liste de résultats.
La recherche de la liste est toujours menée avec les mêmes critères d'index. Par exemple, en prédéfinissant les critères de recherche « Factures entrantes » dans le champ « Type de document » et « Nouveau » dans le champ « Statut », l'utilisateur peut visionner en un seul clic toutes les nouvelles factures entrantes dans le Web Client.
Pour les installations sur site, une licence Task Manager est requise pour utiliser les listes.
Vous devez suivre ces trois étapes pour configurer une liste :
Déterminez les critères de recherche dans l'onglet « Détails ».
Sélectionnez une Liste des résultats afin de déterminer l'agencement des résultats.
Configurez la boîte de dialogue d'index disponible pour chaque document dans la liste des résultats.
Détails
Une liste contient les résultats d'une recherche masquée.Deux options sont à votre disposition pour saisir des conditions derecherche :
Éditeur de règles : Saisie de critères de recherche par champ d'index.
SQL : saisie d'une commande SQL.
Éditeur de règles
Vous pouvez sélectionner les champs d'armoire et définirpour chaque champ d'index les règles que les documents doivent respecter pourêtre inclus dans la liste.
Vous pouvez créer autant de règles que vous le souhaitez.Établissez la relation logique entre les règles en utilisant les opérateursET/OU. Dans le cas d'une recherche avec AND, toutes les entrées des champs dela boîte de dialogue de recherche doivent correspondre au document avant qu'ilne soit inclus dans le processus. Dans le cas d'une recherche avec OR, au moinsune des entrées des champs de la boîte de dialogue de recherche doitcorrespondre au document.
Vous pouvez aussi utiliser des groupes de règles plutôtqu'une seule règle.
Note: Les fonctions système Groupe de l'utilisateur et Rôlede l'utilisateur sont attribuées aux champs index de type mot-clé et texte.Cela permet de vérifier si l'utilisateur appartient à un groupe ou à un rôlesaisi dans ce champ index. Ce n'est qu'ensuite que l'utilisateur peut accéderaux documents. Àl'exemple d'application
L'assignation se fait à l'aide des opérateurssuivants :
Mot clé :
Contient — au moins un mot-clé correspond à l'un des rôles/groupes d'utilisateursChamp Texte :
Est égal — le champ de texte correspond à l'un des rôles/groupes d'utilisateurs
N'est pas égal — le champ de texte ne correspond à aucun des rôles/groupes d'utilisateurs
SQL
Les commandes SQL vous permettent de définir desfiltres plus complexes qu'il n'est possible en associant des critères d'index àchaque champ. Saisissez les commandes dans le champ de texte. Vous devez entrerla commande SELECT. Définissez le filtre en utilisant la proposition WHERE.Vous pouvez utiliser des commandes et sous-chaînes SQL de jointure.
Pour utiliser des commandes SQL, vous devez disposer dudroit fonctionnel correspondant, qui est assigné dans l'administrationutilisateur de la configuration DocuWare.
Liste des résultats
Configurez la boîte de dialogue « Liste desrésultats » dans le volet Résultat.
Une liste des résultats dans le Web Client estconfigurée comme un tableau. Vous trouverez un résultat par ligne. Les champs constituent les colonnes.
Pour déplacer un champ dans la liste des résultats vers lagauche dans le Web Client, faites-le glisser ici une position vers lehaut. Pour déplacer un champ vers la droite, faites-le glisser plus bas.
Si une liste de résultats nécessite un nombre de champsinférieur, vous pouvez en masquer en cliquant une fois sur le symbole en formed'œil.
Cliquez sur Ordre de tri : modification pourspécifier l'ordre des résultats.
Modifiez le libellé si une description différente doits'afficher en tant que nom de champ dans la boîte de dialogue. Voici un exempleavec le champ « Numéro de document » : Pour le serviceresponsable des facturations, saisissez « Numéro de facture » pour lenom du champ et « Bon de livraison » pour l'accusé de réception de lamarchandise.
Les fonctions de liste de résultats sontdisponibles dans Web Client.
Boîte de dialogue d'index
La boîte de dialogue d'index s'ouvre par exemple lorsquel'utilisateur sélectionne Modifier les entrées d'index dans lemenu contextuel d'un document archivé. Veuillez noter que les utilisateursdoivent disposer de l'autorisation « Modifier »dans leur profil pour modifier les entrées d'index.
Cliquez sur un champ pour modifier les propriétés du champdans la boîte de dialogue d'index.
Validation
Activez la validation pour vérifier que les entrées d'indexsont plausibles et correctement épelées. Sélectionnez un service Web basésur REST dans la liste. Pour connecter un nouveau service Web à DocuWare,passez au module Web Services.
Propriétés de champ de la boîte de dialogue d'index
Les propriétés de champ suivantes dans une boîte de dialoguede stockage peuvent être configurées :
Nom du champ dans la boîte de dialogue
Modifiez le libellé si une description différente doits'afficher en tant que nom de champ dans la boîte de dialogue. Par exemple, lechamp « Numéro de document » peut porter le libellé « Numéro defacture » ou « Numéro de bon de livraison » dans d'autresservices.
Pour les colonnes de champ de tableau, « Nom de colonnedans la boîte de dialogue » s'affiche ici.
Obligatoire
Les champs obligatoires veillent à ce que toutes lesinformations d'index importantes d'un document soient saisies. Les boîtes dedialogue de stockage, de recherche et d'index peuvent voir leurs propres champsobligatoires. Un champ index peut donc être à la fois obligatoire et facultatifdans une armoire.
Remarque : si un champ est masqué dans la boîte dedialogue, l'option de champ obligatoire est automatiquement désactivée.
Masque de champ
Un masque de champ facilite la saisie des numéros detéléphone longs ou des formats de date. Vous pouvez créer un nouveau masque dechamp dans la configuration DocuWare sous Aide à l'indexation.
Créer... des listes de sélection
Les listes de sélection pour votre organisation peuvent êtreactivées pour ce champ. Vous pouvez créer des nouvelles listes de sélection enutilisant le symbole en forme de plus.
Assigner deslistes de sélection à un champ
Les listes de sélection fournissent des termes pour les motsclés ou les entrées d'index dans Web Client. De nouvelles listes desélection peuvent être créées sous DocuWare Configuration> Assistance d'indexation > Listes de sélection.
Les listes de sélection sont assignées aux champs de Boîtes dedialogue de recherche, Boîtes dedialogue de stockage et Boîtesde dialogue d'index dans le module Armoires deDocuWare Configuration :
Type de listes de sélection
Une liste de sélection peut être un tableau à colonne uniqueou à plusieurs colonnes. Le type de tableau détermine si une liste de sélectionpeut être filtrée.
Les listes de sélection à colonne unique ne peuvent pas être filtrées ; la liste de sélection par défaut est une exception.
En revanche, les listes de sélection composées de plusieurs colonnes peuvent être filtrées. Cela signifie que seules les entrées correspondant aux entrées dans d'autres champs de boîte de dialogue seront affichées dans la liste de sélection.
Si vous activez une liste de sélection à plusieurs colonnes,seule cette liste de sélection peut être utilisée pour le champ. Les autreslistes de sélection sont automatiquement désactivées.
Type de liste de sélection
Il existe trois types de listes de sélection : interne,fixe et externe.
Le système génère les listes de sélection internes. Une liste de sélection individuelle par défaut est automatiquement disponible pour chaque champ. Celle-ci contient toutes les entrées qui ont été saisies jusqu'à présent dans le champ.
Les listes de sélection fixes et externes sont basées surdes données provenant de sources extérieures à DocuWare. Les sources peuventêtre des bases de données ou de simples fichiers texte.
Une liste de sélection fixe est importée une fois, puis enregistrée dans DocuWare. Vous pouvez y accéder rapidement.
Les listes de sélection externes sont récupérées avec chaque entrée du champ. Ainsi, le statut de la liste de sélection externe est toujours le même que celui de la source.
Sélectionnez toujours une liste de sélection externe pourune date et un champ numérique.
Liste de sélection uniquement
Activez cette option si le champ doit uniquement être rempliavec des entrées de la liste de sélection. Elle permet ainsi d'éviter lesorthographes différentes et les coquilles.
Configurer le filtre
Une liste de sélection filtrée propose des entrées d'indexen fonction des entrées des autres champs. La configuration du filtrage variesi vous filtrez la liste de sélection par défaut ou une liste de sélection àplusieurs colonnes :
Liste de sélection par défaut
Afin de configurer le filtre de la liste de sélection pardéfaut, tous les autres champs de la boîte de dialogue de stockage actuellesont disponibles. Activez un ou plusieurs champs pour que la liste de sélectionpar défaut corresponde aux entrées de ces champs.
Liste de sélection à plusieurs colonnes
Une liste de sélection fixe ou externe doit être sous formede tableau à plusieurs colonnes pour pouvoir être filtrée.
Tout d'abord, définissez dans Colonne à utiliser ci-dessus quelle colonne du tableau doit être utilisée comme liste de sélection pour le champ actuel.
Ensuite, déterminez les conditions de filtrage.
À droite, vous pouvez sélectionner tous les champs de la boîte de dialogue de stockage actuelle. Définissez-en un.
À gauche, sélectionnez la colonne du tableau externe avec les entrées pour ce champ de boîte de dialogue.
Voici un exemple de filtragede listes de sélection à plusieurs colonnes.
L'utilisateur peut activer ou désactiver le filtrage dansle Web Client.
Le filtrage des champs de boîte de dialogue d'index estdésactivé par défaut dans le Web Client. Cela signifie que toutes leslistes de sélection sont disponibles pour les champs. L'utilisateur peutactiver le filtrage via cette option. La liste de sélection pour ce champdépendra des entrées dans les autres champs.