Web ベース Workflow Designer でワークフロー構成の作成を始める前に、以下のチェックリストを確認してください。スムーズなワークフロー体験を実現するため、すべての権限と設定が正しく構成されていることを確認します。
注: Workflow Manager ライセンスを使用している場合、DocuWare Configurations > Workflow Designer セクションはすべての DocuWare ユーザーに表示されます。
DocuWare Cloud をご利用の場合、ライセンスは含まれています。
DocuWare オンプレミスをご利用の場合、「Workflow Manager」ライセンスが必要です。
不明な場合は DocuWare の担当者にお問い合わせください。
1. 「ワークフローを設計」の権限を付与する
ワークフローを作成、編集、または削除するには、ワークフローを設計の権限が設定されている必要があります。
場所: DocuWare Configuration > ユーザー管理 > ユーザー x > 機能プロファイル > ワークフローを設計。
Workflow Designer の権限について詳しくはこちらをご覧ください。
2. 機能権限「すべてのユーザーを表示」を付与する
機能権限「すべてのユーザーを表示」は、ワークフローが正しく動作するように、Workflow Designer、Workflow Controller、および Workflow System User のロールが割り当てられたユーザーに必要です。
また、ワークフローのタスクリストにユーザー名が含まれる場合、ワークフロータスクを処理するすべてのユーザーにも、すべてのユーザーを表示の権限が必要です。
場所: DocuWare Configuration > ユーザー管理 > ユーザー x > 機能プロファイル > すべてのユーザーを表示。
3. 結果リストへのアクセスを提供する
Workflow Designer として、ワークフローのベースとなるファイルキャビネットへのアクセス権が必要です。
ファイルキャビネットへのアクセスは Workflow Designer 内で相互チェックされない点に注意してください。ワークフローの設計者として別のユーザーを割り当てる場合は、そのユーザーもファイルキャビネットへのアクセス権を持っていることを確認してください。そうでないと、ワークフローを編集できない可能性があります。
ファイルキャビネット設定はこちらで構成します: DocuWare Configurations > ファイルキャビネット。
4. 結果リストを設定する
ワークフロータスクリストでユーザーが使用できる機能は、ワークフローで使用されるファイルキャビネットの結果リストから継承されます。
タスクリストの機能を制御するには、まずファイルキャビネットの結果リストで機能を有効にしてください。
結果リストはこちらにあります: DocuWare Configurations > ファイルキャビネット > ダイアログ > 結果 > 結果リスト。
結果リストの機能を有効または無効にするには、結果リストを開き、フィールドリストの下にある「結果リスト機能」オプションをクリックします。
その後、Workflow Designer に戻り、ワークフロータスクリストに機能を渡す結果リストを選択します。
Web Client のリクエストのコンテキストメニューのオプションは、割り当てられたファイルキャビネットのデフォルト結果リストのオプションと一致します。結果リスト設定で機能が非表示になっている場合、リクエストのオプションでも非表示になります。
5. 必要に応じてフォームに入力エリアを追加する
ワークフローは、オンボーディング時のデータ取得を完了するなど、既存の DocuWare フォームに値を自動で追加できます。これを実現するには、フォームに入力エリアが含まれている必要があります。入力エリアは Forms designer を使用して作成できます。
入力エリアを追加するには、DocuWare Configuration > フォーム > マージフォームによる送信に移動します。
6. まずプロセスを下書きする
Workflow Designer でドキュメントベースのワークフローとして再現したいビジネスプロセスの概要を作成します。
すべてを再確認したら、ワークフロー構成を開始しましょう:
ダッシュボードにアクセスするには、DocuWare Configurations > Workflow Designer に移動します。
新規ワークフローボタンをクリックして、キャンバスを表示します。
開始アクションはすでに設定されているため、すぐにトリガーを定義できます。