ワークフローのトリガー

トリガーアクティビティは、ワークフローの開始タイミングを決定します。

ワークフローのトリガーを設定するには、DocuWare設定 > コラボレーション > Workflow Designer に移動します。新規ワークフローボタンをクリックするか、既存のワークフローを編集して、ワークフローキャンバスを開きます。

新規ワークフローにはトリガーが自動的に追加されます。

トリガーの設定

トリガーには2つの種類があります。

ドキュメントイベント：新しいドキュメントがファイルキャビネットに保管されたとき、またはアーカイブ済みドキュメントのインデックスデータが変更されたときに、ワークフローが開始されます。
スケジュール：新しいドキュメントの保管、またはトリガー対象ドキュメントの特定のインデックス値の変更に加え、スケジュールに従ってワークフローが実行されます。

ドキュメントイベントトリガーには、3つの種類があります。

ドキュメントイベント > 新規ドキュメント
- 例：新しい請求書がファイルキャビネットに保管されると、ワークフローがトリガーされます。
ドキュメントイベント > インデックス変更
- 例：アーカイブ済みの請求書のステータスのインデックス値が「New」から「Approved」に変更されます。
- 任意で、インデックスが変更される前のドキュメントに対して特定の条件を定義できます。
  - 例：既知のサプライヤーからの請求書のみが即時処理の対象としてフラグ付けされます。新規サプライヤーからの請求書の場合は、追加の確認を行うワークフローがトリガーされます。
ドキュメントイベント > 新規ドキュメントまたはインデックス変更
- 例：新しい請求書である場合、またはステータスが「New」から「Approved」に更新された既存の請求書である場合に、ドキュメントがワークフローをトリガーします。

さらに、ドキュメントイベントトリガーに、ワークフロー内のドキュメントがフォームテンプレートを使用して作成されたという条件を関連付けることができます。フォームテンプレートをトリガーとして使用する方法の詳細については、以下のボックスをご覧ください。

フォームテンプレートをトリガーとして使用するには、以下の条件を満たす必要があります。

このオプションを有効にすると、データの割り当てアクションの実行時に入力エリアを表示できるようになります。

空の入力エリアのみにデータを入力できます。

例：契約書に署名した後、新入社員がフォームテンプレートにマスターデータを入力して送信します。メールアドレスはオンボーディング時に後から設定され、ワークフローを通じてフォームに自動入力されます。

注意：フォームテンプレートを使用するワークフローを作成する場合、フォームテンプレート設定に対する使用権限が必要です。この権限がない場合、Workflow Designerでフォームテンプレート設定が表示されません。

使用権限は、DocuWare設定 > キャプチャー > Forms で割り当てます。

スケジュールトリガーには、ドキュメントイベントと同じルールが適用されます。ただし、新しいドキュメントの保管やインデックスデータの変更時にすぐにトリガーされるのではなく、追加の時間条件が満たされた場合にのみワークフローが開始されます。

スケジュールトリガーには、3つの時間オプションがあります。

トリガーの出力セクションでは、ワークフロー内の各アクティビティにドキュメントをルーティングし、そのルーティングに条件を関連付けることができます。

例えば、金額が10,000を超える請求書は部門長の承認を必要とし、それ以外の請求書はチームリーダーレベルで承認するように設定できます。