Una actividad representa un paso en un flujo de trabajo. Puede enrutar automáticamente el documento, actualizar sus datos de índice o solicitar una decisión del usuario.
Para diseñar un flujo de trabajo, arrastre las actividades necesarias al lienzo y configure las propiedades en el cuadro de diálogo que se abre.
A continuación, conecte (en inglés) las actividades para establecer el orden en el que el documento avanza a través del proceso.
Todas las actividades y sus ajustes se almacenan en una configuración de flujo de trabajo. Publique la configuración para poner el flujo de trabajo en funcionamiento.
Para acceder a las actividades del flujo de trabajo, vaya a Configuraciones de DocuWare > Colaboración > Workflow Designer y abra el Lienzo. Encontrará las actividades en la barra de herramientas de la izquierda:
.png)
Consulte la siguiente lista para obtener más información sobre las actividades:
Inicio
La actividad Inicio aparece automáticamente al crear una configuración de flujo de trabajo en el lienzo. Puede configurar el activador del flujo de trabajo y proporcionar las credenciales de un usuario del flujo de trabajo. Estas credenciales se utilizan para llevar a cabo cualquier operación automática a lo largo del flujo de trabajo.
Pasos de configuración: Permisos - Activador - Salidas
Más información sobre el activador de un flujo de trabajo.
Tarea
Una Tarea siempre se asigna a un usuario de DocuWare y requiere su interacción —que a menudo incluye una decisión— para completarla. Configure sellos, texto de instrucciones y campos de entrada para guiar al usuario y capturar su información.
Ejemplo: Aprobar o rechazar una factura.
Pasos de configuración: Método - Decision - Comportamiento
Más información sobre configurar una tarea.
Correo electrónico
Esta actividad notifica a cualquier usuario de DocuWare e incluso a empleados que no disponen de una cuenta de DocuWare sobre actualizaciones en un flujo de trabajo.
Ejemplo: El jefe de departamento recibe una notificación automática cuando un jefe de equipo aprueba una factura con un importe superior a 10.000.
Pasos de configuración: Método - Errores.
Tarea en paralelo
Esta actividad es similar a Tarea, pero una tarea en paralelo requiere que varios empleados lleven a cabo tareas idénticas antes de que el flujo de trabajo pueda continuar.
Ejemplo: Aprobar o rechazar importes parciales de una factura con diferentes centros de coste. La factura solo puede pagarse en su totalidad una vez que se hayan aprobado todos los importes parciales.
Pasos de configuración: Método - Decision - Comportamiento
Más información sobre configurar una tarea.
Condición
Una condición es una decisión automática basada en reglas. Enruta el documento en el flujo de trabajo según un conjunto de condiciones.
Ejemplo: El importe de una factura se comprueba automáticamente y se enruta en función de la suma.
Pasos de configuración: Salidas - Errores
Más información sobre las condiciones.
Asignar datos
La actividad Asignar datos se utiliza para modificar automáticamente los datos de índice de los documentos almacenados en DocuWare.
Ejemplo: En cuanto se aprueba una factura, el campo de índice Número de orden de compra se completa con el número de orden de compra correspondiente del ERP.
Pasos de configuración: Asignación de datos - Errores
Más información sobre Asignar datos (en inglés).
Servicio web
Utilice un servicio web REST o SOAP para intercambiar datos en DocuWare con plataformas externas como un ERP o CRM.
Ejemplo: Una vez que se ha aprobado una factura en DocuWare, el estado de la factura se marca como "lista para pagar" en el software de contabilidad.
Pasos de configuración: Método - Errores
Próximamente habrá más información disponible.
Esperar evento
Esta actividad hace que el flujo de trabajo espere documentos o cambios de índice de un documento almacenado en cualquier archivador de DocuWare.
Ejemplo: El flujo de trabajo de facturas entrantes no avanza al flujo de trabajo de pago hasta que se haya almacenado el albarán correspondiente a la factura.
Paso de configuración: Método
Retraso
Establezca un tiempo de espera fijo antes de que se ejecute la siguiente actividad. Los retrasos garantizan que se cumplan todos los requisitos previos antes de que el documento avance al siguiente paso. En la actividad Retraso se especifica el número de días, horas o minutos necesarios, ya sea a través del cuadro de diálogo o mediante una variable de tipo fecha/hora. El tiempo de espera máximo es de 365 días.
Ejemplo 1: Inserte un campo con el que sus empleados puedan establecer tareas del flujo de trabajo como reenvíos.
Ejemplo 2: Si ejecuta un servicio web para una comprobación, puede activar su repetición al día siguiente si, por ejemplo, el resultado es negativo.
Ejemplo 3: Retrase un flujo de trabajo, por ejemplo, para esperar una respuesta de un sistema externo.
Pasos de configuración: Tipo - Tiempo de espera.