Un activador determina cuándo debe iniciarse un flujo de trabajo.
Para configurar el activador de un flujo de trabajo, vaya a Configuraciones de DocuWare > Colaboración > Workflow Designer. Haga clic en el botón Nuevo flujo de trabajo o en Editar uno existente para abrir el lienzo del flujo de trabajo.
Se añade un activador automáticamente para un nuevo flujo de trabajo: .png)
Configurar un activador
Existen dos tipos de activadores:
Evento de documento: El flujo de trabajo se inicia cuando se almacena un nuevo documento en un archivador o cuando se modifican los datos de índice de un documento ya archivado.
Programación: Se almacena un nuevo documento o se modifican valores de índice específicos del documento activador. Además, el flujo de trabajo se ejecuta según una programación.
1. Activador por evento de documento
Existen tres tipos disponibles para el activador Evento de documento:
Evento de documento > Nuevo documento
Ejemplo: Se almacena una nueva factura en un archivador, lo que activa un flujo de trabajo.
Evento de documento > Cambios en el índice
Ejemplo: El valor de índice del estado de una factura archivada se cambia de "Nuevo" a "Aprobado".
Opcionalmente, puede definir criterios específicos para el documento antes de que se modifique el índice.
Ejemplo: Solo las facturas de proveedores conocidos se marcan para su procesamiento inmediato. Si la factura es de un nuevo proveedor, se activa un flujo de trabajo para comprobaciones adicionales.
Evento de documento > Nuevo documento o cambios en el índice
Ejemplo: Un documento activa un flujo de trabajo si se trata de una nueva factura o de una factura existente cuyo estado se ha actualizado de "Nuevo" a "Aprobado".
Más información sobre cómo filtrar documentos con criterios de índice (en inglés).
Además, puede vincular el activador de evento de documento a la condición de que el documento del flujo de trabajo se haya creado mediante un formulario de fusión. Consulte el recuadro siguiente para obtener más información sobre el formulario de fusión como activador:
Formulario de fusión como activador
Para utilizar un formulario de fusión como activador, deben cumplirse las siguientes condiciones:
Se cumple uno de los activadores anteriores, como añadir un documento o modificar datos de índice.
El formulario es un formulario de fusión con áreas de relleno y está almacenado como PDF rellenable en un archivador.
Al habilitar esta opción, permite que las áreas de relleno se muestren durante la acción Asignar datos (en inglés).
Solo se pueden rellenar las áreas de relleno vacías.
Ejemplo: Tras firmar el contrato, un nuevo empleado introduce los datos maestros en un formulario de fusión y lo envía. La dirección de correo electrónico se configura posteriormente durante la incorporación y se introduce automáticamente en el formulario a través de un flujo de trabajo.
Nota: Cuando crea un flujo de trabajo con un formulario de fusión, necesitará el permiso Uso para la configuración del formulario de fusión. De lo contrario, la configuración del formulario de fusión no será visible en Workflow Designer.
Asigne el permiso Uso en Configuraciones de DocuWare > Captura > Formularios.
2. Activador por programación
Para un activador por programación se aplican las mismas reglas que para el evento de documento. Sin embargo, en lugar de activarse inmediatamente cuando se almacena un nuevo documento o se modifican los datos de índice, el flujo de trabajo se inicia solo cuando se cumplen condiciones de tiempo adicionales.
Existen tres opciones de tiempo para un activador por programación:
Diariamente o en días específicos
Semanalmente o en semanas específicas
Mensualmente o en meses específicos
Salidas
En la sección Salidas de un activador, puede enrutar documentos a diferentes actividades dentro de un flujo de trabajo y vincular el enrutamiento a una condición.
Por ejemplo, puede querer que una factura con un importe superior a 10.000 sea aprobada por el jefe del departamento, mientras que las demás facturas se aprueban a nivel de jefe de equipo.