Une tâche désigne une étape de workflow qui nécessite qu'un utilisateur individuel effectue une action. Pour incorporer une tâche au workflow, déplacez la tâche de la barre latérale gauche vers le diagramme de flux à droite par glisser-déposer. Cela ouvre une boîte de dialogue dans laquelle un assistant vous guide tout au long des étapes à suivre pour définir la tâche. Tout d'abord, dans l'étape Généralités, spécifiez les propriétés telles que le nom, la description et le comportement d'apposition du tampon, puis saisissez les notifications pour les collaborateurs et spécifiez les décisions à prendre au sein de la tâche. Enfin, indiquez les délais pour la tâche dans les niveaux d'escalade.
Généralités
Nom de la tâche
Le nom est affiché dans le nœud de la tâche dans la vue de l'organigramme.
Vous pouvez insérer les caractères suivants dans les noms des tâches : a-z, A-Z, 0-9, _ et l'espace. Si un caractère non valable est saisi, le cadre autour du champ de nom devient rouge et le bouton OK est désactivé.
Description de la tâche (facultative)
Si vous souhaitez décrire la tâche plus en détail (afin de la différencier d'une tâche similaire, par exemple), vous pouvez le faire ici. Cette description est alors affichée pour les utilisateurs s'ils cliquent sur une tâche de workflow dans Web Client.
Tampons : définissez ici si l'employé doit appliquer un tampon au document pour une décision (par exemple « approuvé » pour une facture).
Si des décisions sont prises à l'aide d'un formulaire, un tampon est automatiquement appliqué.
Activez cette option si une décision est prise dans un formulaire et si un tampon doit également être défini automatiquement pour prouver que le document a bien été traité.
Indiquez dans la zone inférieure les informations pour lesquelles un tampon est apposé et leur composition.
Notification
Vous pouvez informer automatiquement l'utilisateur de la nouvelle tâche par e-mail à partir d'ici.
Envoyer e-mail
Pour utiliser la fonction de notification par e-mail, activez d'abord cette option.
Sujet
Saisissez ici l'objet, par exemple « Une nouvelle tâche de processus de travail vous a été assignée. » Si vous souhaitez insérer une variable de processus de travail, cliquez sur Modifier.
Corps
Saisissez ici le texte à inclure dans le message électronique. Si vous souhaitez insérer une variable de processus de travail, cliquez sur Modifier.
Joindre un document à un e-mail
Activez cette option si vous souhaitez joindre un document de la tâche au corps de l'e-mail. Cette option est disponible que vous ayez ou non ajouté un lien vers le document dans l'objet.
Décisions
Lors de cette étape, définissez les décisions que l'utilisateur responsable doit prendre dans le cadre d'une tâche et la façon dont celles-ci doivent être prises. L'onglet dans la barre de navigation de l'assistant vous indique le nombre de décisions précédemment définies après le nom des « Décisions ». En dessous, la boîte de dialogue est divisée en deux : sur la gauche se trouve une barre latérale à deux colonnes répertoriant toutes les décisions et sur la droite une zone plus grande réservée aux paramètres. Dès que vous ajoutez une décision, les paramètres s'affichent dans la zone de droite.
Pour déplacer une décision dans une liste, placez le curseur de la souris sur la décision concernée dans la liste et cliquez sur la flèche double qui s'affiche.
Les zones dans lesquelles vous définissez les décisions plus en détail sont affichées sur la droite :
Généralités
En plus du nom, les paramètres généraux d'une décision comprennent :
Description : vous définissez ici les options disponibles pour les décisions que la personne en charge de la tâche doit prendre (accepter ou rejeter une facture entrante, par exemple). Cette description est alors affichée pour l'utilisateur s'il clique sur le bouton d'information de la décision en question dans Web Client.
Couleur : le paramètre de couleur s'applique à la sortie de la tâche dans l'organigramme.
Décision par défaut : La décision est affichée par défaut à l'éditeur de la tâche. Cela signifie qu'il n'est pas nécessaire de sélectionner à nouveau la décision à chaque fois.
Boîte de dialogue
La boîte de dialogue affichée à l'éditeur pour prendre une décision peut contenir les éléments suivants :
Champ
Tableau d'index
Lien
Description
Propriétés de l'élément de boîte de dialogue Champ
Si l'éditeur doit remplir un formulaire pour justifier une décision dans une boîte de dialogue (un centre de coûts, par exemple), spécifiez ici les champs de saisie qu'il faut proposer. Les options disponibles sont les suivantes : texte, nombre, décimale, date, date/heure, mot-clé, utilisateur, rôle, règle de substitution.
Nom de champ
Entrez ici le nom du champ comme il doit apparaître aux yeux de l'utilisateur dans la boîte de dialogue. Vous pouvez insérer les caractères suivants dans les noms de champs de boîte de dialogue : a-z, A-Z, 0-9, _ et l'espace. Il est possible de saisir des caractères supplémentaires.
Le nom doit être unique pour toutes les décisions d'une tâche.
Type
Votre choix de type de données indique les éléments de contrôle à afficher dans les tâches de workflow de Web Client, ainsi que les caractères à saisir.
Pour plus d'informations, reportez-vous au Tableau des types de données.
Pour agrandir la boîte de dialogue des paramétrages de champs, cliquez sur l'icône Modifier sur la droite. Les options disponibles varient en fonction du type de fichier : Voici quelques informations sur les paramètres les plus importants.
Protégé en écriture
Une spécification « protégé en écriture » peut être pertinente si l'utilisateur a besoin de savoir quel montant a été approuvé lors du traitement d'une facture par exemple.
Entrée prédéfinie
Vous définissez différents paramètres en fonction de la source. Consultez l'aperçu Sources pour plus de détails sur les sources disponibles à la sélection et les paramètres associés.
Liste de sélection
Sélectionnez une liste de sélection dans la liste déroulante. Les listes de sélection par défaut des armoires ne peuvent pas être utilisées.
Le Workflow Engine fonctionne indépendamment du système DocuWare. Il est donc nécessaire de créer des listes de sélection externes pour accéder aux données des armoires si les métadonnées d'index doivent être mises à disposition de l'utilisateur sous forme de listes de sélection.
Liste de sélection uniquement
Si cette option est activée, les utilisateurs ne pourront saisir que les valeurs de la liste de sélection.
Propriétés de l'élément boîte de dialogue Tableau d'index
L'option Tableau d'index n'est affichée que si au moins un tableau d'index a été configuré pour l'armoire liée au workflow : Configuration DocuWare > Armoires.
Dans la boîte de dialogue, le nom du tableau d'index est automatiquement repris comme nom de champ. Cliquez sur une colonne du tableau pour modifier les options suivantes en plus des propriétés décrites dans la section « Champ » :
Calculer la somme
Choisissez si la somme d'une colonne décimale doit être calculée et affichée en bas du formulaire de workflow. L'option de somme est utile, par exemple, pour les montants des factures, mais pas pour les numéros d'articles.
Remplir avec le bilan
Cette option n'est également disponible que pour les colonnes de type Décimal ou Numérique. La différence par rapport au montant total que vous avez défini dans l'option Montant total sera automatiquement saisie. Par exemple, « 300 » est saisi comme montant partiel dans la première des deux lignes d'une facture, et le montant total est « 1000 ». « 700 » est automatiquement inscrit sur la deuxième ligne.
Pré-remplissage de tableaux complets
Vous pouvez également préremplir des tableaux d'index complets avec des contenus de tableaux d'index issus de documents déjà stockés. Cela s'avère utile, par exemple, en comptabilité générale, lorsque les données similaires en provenance de documents archivés sont en permanence nécessaires pour la facturation récurrente.
Pour ce faire, commencez par sélectionner Tableau d'index prérempli avec les données d'un autre tableau d'index dans les propriétés de champ, puis choisissez soit d'ajouter les données préremplies aux données existantes dans le tableau, soit de remplacer les données existantes par les données préremplies. Spécifiez ensuite le tableau d'index source, qui peut se trouver dans la même armoire ou dans une autre. Vous spécifiez le document à partir duquel les données doivent être utilisées via une requête SQL. S'il existe plusieurs résultats, seul le premier est utilisé. Seules les colonnes disponibles sont affichées pour la sélection des colonnes du tableau de destination.
Les données du tableau inséré ne sont initialement visibles que par l'utilisateur de la tâche dans le Web Client. Ce n'est que lorsque l'utilisateur confirme en cliquant sur Appliquer que les données sont écrites dans l'archive. En revanche, les manipulations de tableaux avec une activité Assigner des données écrivent automatiquement les données dans l'armoire.
Vous pouvez ajouter des colonnes à un champ de table, même s'il existe des instances inactives. Les instances de workflow qui utilisent ce tableau d'index continueront de fonctionner. La nouvelle colonne est affichée dans l'interface utilisateur mais est désactivée. Pour les nouvelles instances, configurez de nouvelles colonnes, de façon qu'elles ne soient pas protégées en écriture et qu'elles aient les propriétés requises. Ces modifications ne sont appliquées qu'aux nouvelles instances de workflow. Les nouvelles colonnes ne sont pas affichées dans l'historique de workflow des instances existantes.
Propriétés de l'élément de boîte de dialogue Lien
Ajoutez des liens vers des programmes tiers, par exemple, dans la boîte de dialogue du workflow pour l'utilisateur. Vous pouvez également obtenir un lien directement à partir d'une source de données. À cette fin, les options suivantes sont disponibles sous Remplir l'adresse avec : Données d'index du document, Armoire, Variable du système de workflow, Variable globale du workflow, Entrée fixe et Connexion aux données locales (DocuWare Cloud)/Données externes (DocuWare sur site).
Propriétés de l'élément de boîte de dialogue Description
Dans les propriétés sous Entrée prédéfinie, saisissez un texte qui fournit à l'utilisateur des informations lui permettant de prendre sa décision. Dans les descriptions, vous avez également la possibilité d'utiliser des champs d'index, des liens, des variables système et des variables globales de workflow, entre autres, pour fournir des informations supplémentaires.
Validation
Les données saisies dans une tâche peuvent être validées avant que la tâche ne soit terminée. Par exemple, pour l'approbation d'une facture, il est possible de vérifier si la somme des montants partiels approuvés correspond au montant total d'une publication partagée terminée. Si la validation révèle que les valeurs ne correspondent pas, l'utilisateur recevra un message.
Saisissez une expression arithmétique. L'expression arithmétique peut utiliser des variables et valeurs des champs d'index et de workflow de la décision actuelle.
Elle s'applique lorsque l'utilisateur confirme la tâche. Si la validation renvoie une erreur, l'utilisateur recevra un message, que vous pouvez également indiquer ici.
Pour valider les saisies de l'utilisateur dans la boîte de dialogue Workflow, utilisez les éléments listés dans l'onglet Champs de workflow.
Assignation de données
Vous pouvez configurer ici les données provenant d'une source définie qui doivent être écrites vers une destination en particulier. Procédez de la même manière que pour l'assignation de données d'une tâche.
Assigner à
Cette étape permet de déterminer si la tâche doit être assignée à des utilisateurs, des rôles, des règles de substitution ou des variables et, le cas échéant, à quels utilisateurs, rôles, règles de substitution ou variables. Trois options sont à votre disposition pour ce faire :
Assignation d'une tâche
Pas de réattribution
Assigner par champ de workflow
Assigner directement à : Procédez de la manière habituelle pour assigner une tâche.
Niveaux d'escalade
Lors de cette étape, vous indiquez deux niveaux d'escalade pour une tâche à l'aide des paramètres de rappel et des paramètres de date d'échéance.
Lors du premier niveau d'escalade, la tâche est mise en surbrillance dans la liste de tâches et un rappel est envoyé par e-mail si nécessaire.
Le deuxième niveau d'escalade est atteint lorsqu'une période de temps précise s'est écoulée (délai d'expiration). Cette période peut être exprimée en minutes, en heures ou en jours.
Le temps de travail par défaut est défini du lundi au vendredi, de 8 heures à 17 heures. Vous pouvez également définir une réattribution automatique si ces niveaux d'escalade sont atteints. Par exemple, si une personne doit valider ou refuser une facture mais ne le fait pas au bout de trois jours ouvrables, la tâche est automatiquement réattribuée à un autre utilisateur et au chef de service.
Paramètres de rappel
Si une tâche atteint ce niveau, elle s'affiche avec un marqueur jaune dans la liste des tâches de workflow de Web Client. Le délai est défini par défaut sur trois jours ouvrables. Vous pouvez également indiquer que l'employé doit recevoir un rappel automatique par e-mail sur la tâche lorsqu'elle passe au premier niveau d'escalade.
Paramètres de date d'échéance
Une tâche en retard est signalée par un marqueur rouge dans la liste des tâches du workflow dans le Web Client.
La tâche peut également être redirigée pour être réassignée. La réassignation est effectuée en fonction des utilisateurs, rôles et règles de substitution. Vous pouvez également indiquer que l'employé doit recevoir un rappel automatique par e-mail informant que la date d'échéance de la tâche est dépassée lorsqu'elle passe au deuxième niveau d'escalade.
Si vous définissez l'heure de rappel d'une tâche en utilisant une variable dans les paramètres de rappel, la variable sélectionnée sera utilisée en tant que date de référence pour la date d'échéance. Si vous avez créé le paramètre « En retard après cinq jours ouvrables » par exemple, alors la date d'échéance est définie cinq jours après la date de rappel.
Réattribution automatique
Une tâche peut être réattribuée si l'employé responsable de la tâche est absent.
La réattribution automatique est disponible uniquement si la tâche est associée à une règle de substitution. La tâche est alors attribuée à l'employé suivant dans la série des remplaçants. Si la tâche est attribuée à un rôle et que l'utilisateur qui a sélectionné la tâche (et empêche ainsi les autres utilisateurs de la traiter) a le statut « Absent », la tâche est alors de nouveau accessible à tous les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué.
Vous définissez les règles de substitution dans DocuWare Administration.
La réattribution automatique d'une tâche est indiquée dans l'historique du workflow.
Vous indiquez les jours et les heures qui constituent les heures de travail générales pour l'organisation dans la configuration DocuWare sous Paramètres de l'organisation > Généralités > Heure et langue.