Gestion des configurations

Le chapitre suivant explique comment créer et modifier des configurations de workflow.

Démarrage de Workflow Designer

Workflow Designer utilise la connexion active de DocuWare Desktop Apps pour votre système DocuWare (à partir de DocuWare Version 6.9). Ainsi, au démarrage de Workflow Designer, vous devez procéder différemment si la connexion est déjà active ou non.

1. Si la connexion est déjà active : Ouvrez le menu démarrer de Windows et cliquez sur Tous les programmes > DocuWare Workflow Designer ou cliquez deux fois sur l'icône Workflow Designer de votre bureau. Workflow Designer se lance.

2. S'il n'y a aucune connexion active : Ouvrez d'abord le menu de la barre d'état de DocuWare Desktop Apps et cliquez sur Modifier les connexions, puis sur Établir une connexion par défaut dans la nouvelle boîte de dialogue. Sinon, ouvrez le menu principal du client DocuWare et cliquez sur Connecter Desktop Apps. Lancez ensuite Workflow Designer comme décrit au point 1.

Page d'accueil : Aperçu

La page d'accueil du Workflow Designer, Vue d'ensemble, est le point de départ de la création et de la modification des configurations de workflow. Elle est divisée en trois zones : La zone supérieure contient la barre de navigation et le menu. Tous les workflows créés sont répertoriés dans un tableau au centre. La zone inférieure fournit des informations détaillées sur chaque flux de travail sélectionné dans la liste ci-dessus.

Barre de navigation

Les onglets de la barre de navigation permettent de passer de la vue d'ensemble de tous les flux de travail aux diagrammes de flux de travail individuels. La page d'aperçu est toujours affichée dans un onglet distinct. La page d'un flux de travail individuel n'est affichée avec un onglet que si elle a été ouverte, soit en double-cliquant sur son entrée dans la liste, soit en la sélectionnant dans la liste et en cliquant sur Modifier. Le nombre qui suit le nom du flux de travail indique combien de tâches sont répertoriées dans l'onglet.

Utilisez la fonction Publier pour mettre le workflow à la disposition des utilisateurs autorisés.

Liste et détails du flux de travail

Si vous sélectionnez un flux de travail dans la liste des flux de travail en haut, ses détails s'affichent dans la zone ci-dessous. Les détails les plus importants concernant le flux de travail concerné sont présentés dans une liste à gauche. Au centre se trouve un tableau avec deux modes entre lesquels vous pouvez basculer à l'aide d'un onglet : Versions et Instances actives. Le mode Versions est affiché par défaut. Un aperçu miniature du flux de travail sélectionné est affiché à droite.

• Versions : Toutes les versions d'une configuration de flux de travail qui ont été sauvegardées sont répertoriées dans cet onglet. Cette liste constitue une sorte d'historique du développement du flux de travail.
  Une copie de la version peut être utile si, par exemple, vous avez développé et publié un flux de travail, mais qu'il ne fonctionne pas comme vous le souhaiteriez.
  Le mode lecture peut être utile si, par exemple, vous souhaitez vérifier comment le processus a été configuré à un moment antérieur. Le mode lecture sera alors affiché sur l'onglet de la vue d'ensemble du flux de travail. Seule la version actuelle du flux de travail sera ouverte en mode édition.

• Instances actives : Cet onglet affiche toutes les instances actives d'une configuration de flux de travail et vous permet de savoir quelle activité est en cours d'édition.

Autorisations

Il existe deux autorisations pour la configuration de workflow : Concepteur et Contrôleur.

• Concepteur
  Le concepteur est autorisé à modifier, supprimer et publier des configurations de workflow, retirer les publications et déboguer le processus pour en corriger les erreurs.
  Pour la fonction Créer un workflow et Copier, vous avez besoin du droit fonctionnel Concevoir des workflows, disponible dans Configuration DocuWare > Administration des utilisateurs dans Utilisateur x > Profils de fonction.

• Contrôleur
  Dans le Workflow Designer, le contrôleur peut ouvrir en lecture seule la version de workflow, en cliquant deux fois dessus. Les versions de workflow précédentes peuvent être ouvertes dans la liste des versions à partir du menu contextuel de la version concernée.
  Dans DocuWare Client, les contrôleurs ont une liste de tâches particulières pour les workflows pour lesquels ils disposent de l'autorisation de contrôleur. La liste a exactement le même nom que le workflow. Elle se trouve sous Tâches > Surveiller les tâches.
  Dans DocuWare Client, le contrôleur voit l'intégralité des tâches des utilisateurs auxquels sont attribuées des tâches dans une instance de worklow. Autrement dit, si une tâche est attribuée à plusieurs utilisateurs, celle-ci apparaît plusieurs fois. En effet, c'est la seule façon pour le contrôleur d'attribuer une tâche d'un utilisateur à un autre. Le contrôleur voit également si une tâche est passée au statut Lu dans la liste des tâches de workflow d'un utilisateur, c'est-à-dire si la tâche est en cours de traitement. Si un document est supprimé d'un workflow, la tâche elle-même sera automatiquement supprimée du workflow. En outre, un contrôleur peut mettre un terme à une instance de workflow en sélectionnant Arrêter le workflow dans le menu contextuel de la version de workflow concernée. Ce sera noté dans l'historique de workflow.

L'utilisateur qui a créé le workflow dispose des autorisations de Concepteur et Contrôleur par défaut.

Exportation et importation de workflow

Si, par exemple, vous utilisez un workflow dans un département qui, s'il est modifié, convient également à un autre secteur disposant de sa propre armoire électronique, transférez le workflow vers cette armoire et adaptez-le.

L'armoire électronique sélectionnée peut appartenir à votre organisation ou se trouver dans un autre système. L'importation est possible en tant que nouveau workflow ou que nouvelle version. Pour une importation, la source et les armoires électroniques sélectionnées doivent impérativement correspondre.

Vous devez disposer de droits d'Administrateur d'organisation pour l'exportation de workflow. Lors de l'exportation, tous les workflows du système actuel sont exportés vers le fichier WorkflowExport_<organization name>_<current date>.wfe.

1. Dans l'aperçu de Workflow Designer, sélectionnez le workflow que vous souhaitez exporter, cliquez sur Exporter et enregistrez-le dans le système de fichiers.

2. Pour importer le workflow dans une autre système, commencez par basculer la connexion Desktop Apps.

3. Redémarrez ensuite Workflow Designer. Dans l'aperçu, cliquez sur Importer et sélectionnez le workflow dans le système de fichiers. Confirmez votre saisie en cliquant sur OK.
   Avant l'importation proprement dite, le système vérifie que les champs de l'armoire source utilisés dans le workflow sont également présents dans l'armoire sélectionnée. Pour ce faire, le système compare le nom de la base de données et le type de données du champ. Si tous les champs requis se trouvent dans l'armoire choisie, l'importation est terminée et le workflow est ouvert et présente la même mise en page et avec toutes les activités, variables et configuration de la liste des tâches. Les endroits où la configuration du workflow doit être vérifiée, ajustée ou recréée sont mis en évidence et répertoriés.
   Pour que la configuration fonctionne, tous les données et paramètres provenant de sources externes doivent être vérifiés manuellement et modifiés si nécessaire, qu'ils soient présents à l'identique ou non dans le système cible. Les configurations et les paramètres incluent d'autres armoires et leurs champs, des listes de sélection, les bases de données et les tableaux et colonnes externes, les services Web, les utilisateurs, les rôles, les règles de substitution, les configurations de formulaires et les zones de remplissage.

4. Vous publiez le workflow importé et vérifié.

Création d'une configuration de workflow

Cliquez sur Nouveau dans la barre d'outils de la page Aperçu pour créer un workflow. La boîte de dialogue Créer un workflow qui apparaît comporte deux pages : Général et Déclencheur.

Généralités

Nom

Saisissez ici un nom unique utilisé une seule fois pour le workflow. Le nom est affiché dans le workflow ainsi que dans la liste des tâches du Web Client pour l'onglet du workflow.

Description (facultative)

La description n'est visible que dans le Workflow Designer.

Armoire

Chaque workflow doit être assigné à une armoire DocuWare.

Utilisateur de workflow

Nom de l'utilisateur

Indiquez ici un utilisateur DocuWare avec lequel les activités automatiques seront effectuées, par exemple l'administrateur de l'organisation. Assurez-vous que l'utilisateur dispose de tous les droits d'accès nécessaires à l'armoire et aux documents.

Mot de passe

Le mot de passe de l'utilisateur enregistré ici est demandé pour des raisons de sécurité en quittant la boîte de dialogue après avoir confirmé avec OK. Le mot de passe n'est pas enregistré.

Déclencheurs

Il existe deux types de déclencheurs pour lancer un workflow :

• les événements liés aux documents, c'est-à-dire le dépôt d'un nouveau document et/ou la modification des données d'index

• selon une programmation avec certaines conditions pour les données d'index

Une instance de workflow est générée chaque fois qu'un workflow est exécuté. Par exemple, si vous stockez dix documents avec les mêmes conditions de déclenchement, dix instances seront lancées. Dès qu'un workflow s'achève, l'instance est également terminée. Les instances en cours d'exécution ne sont pas concernées par les changements apportés à une configuration de workflow.

Événements basés sur des documents : si un workflow doit être exécuté sur la base d'événements basés sur des documents, définissez les conditions correspondantes ici.

Pour qu'un workflow soit exécuté, un événement particulier doit d'abord se produire. Il peut s'agir par exemple du stockage d'un nouveau document dans l'archive documentaire et/ou de la modification de données d'index d'un document existant. De plus, un document doit avoir certaines valeurs d'index pour que les conditions de déclenchement soient réunies.

Démarrer un nouveau workflow

Activez une ou deux activités de démarrage qui déclenchent le workflow :

• Pour les nouveaux documents
  Un workflow est lancé à chaque nouveau document stocké.

• Si les entrées d'index pour le document ont été modifiées
  À chaque fois qu'une entrée d'index est modifiée pour le document, un workflow est lancé.

En outre, vous pouvez lier le déclenchement du workflow à la condition que le document ait été créé par un formulaire de fusion. Toutefois, cela n'est possible que si au moins l'une des deux conditions précédentes est également remplie, à savoir le stockage d'un document ou la modification des données d'index.
Un workflow est par exemple lancé lorsqu'un document qui a été créé avec DocuWare Forms avec un formulaire de fusion avec des zones de remplissage et en tant que PDF interactif est stocké. Toutes les configurations et tous les formulaires de fusion DocuWare Forms pour lesquels l'utilisateur connecté possède l'autorisation Utiliser s'affichent. En activant cette option, vous créez la base des zones d'insertion à afficher au cours de l'assignation des données. Seules les zones d'insertion vides peuvent être remplies.

En fonction de la sélection, vous pouvez soit afficher un paramètre de condition supplémentaire, soit les deux.

Si toutes/une des conditions suivantes sont remplies avant modification de l'index :
Si toutes/une des conditions de déclenchement suivantes sont remplies après modification de l'index :

1. Choisissez un champ d'index ou un champ système à gauche.

2. Choisissez un opérateur au milieu.

3. À droite, choisissez une valeur dans la liste déroulante fournie ou saisissez-la directement dans le champ.

Programmation : Si un workflow doit être exécuté selon une certaine programmation par rapport à certaines données d'index, définissez-le ici.

Un workflow peut être exécuté :

• chaque jour ou certains jours spécifiques

• chaque semaine ou certaines semaines spécifiques

• chaque mois ou certains mois spécifiques

Chacune des options offre différents paramètres supplémentaires.

En outre, définissez les conditions que doivent remplir les données d'index afin que le workflow soit exécuté selon la programmation définie ci-dessus.

Les instances de workflow peuvent démarrer pour 100 documents au maximum par démarrage programmé uniquement afin de garantir les performances optimales du système DocuWare. Vous pouvez modifier ce nombre en ouvrant le fichier
C:\Program Files (x86)\DocuWare\Background Process Server\DocuWare.BackgroundProcessService.LongLiving.GenericProcess.x86.exe.config
et en remplaçant la valeur (100) par la ligne suivante :
<add key="ScheduledWorkflowMaxDocumentCount" value="100" />

Enregistrement des paramètres et poursuite de la modification de la configuration de workflow

Cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres. La page de workflow avec la vue du diagramme de flux s'ouvre. Vous pouvez y modifier le workflow.

Modification de la configuration de workflow

Le chapitre suivant explique comment modifier une configuration de workflow, puis définir et compiler les étapes individuelles d'un workflow.

Vue du diagramme de flux de workflow

La vue de diagramme de flux d'un workflow fournit toutes les fonctions nécessaires à sa modification. La barre de navigation se situe dans la partie supérieure. Dans la barre latérale de gauche, vous pouvez voir les onglets Activités, Variables et Validations. La grande zone de droite affiche l'organigramme du workflow.

La conception d'un workflow s'effectue en faisant glisser et en déposant les activités depuis le volet gauche dans la vue de l'organigramme.

Astuces pour le test : dans la boîte de dialogue Entrer les valeurs de sortie, vous pouvez y indiquer les valeurs d'index qui doivent être présentes au lancement du test du workflow, c'est-à-dire les données d'index test à utiliser pour simuler la présence d'un document. En outre, cette liste contient toutes les variables existantes, dans la mesure où elles sont présentes.

Si vous enregistrez et fermez le document avec OK, une nouvelle zone apparaît sous le diagramme de flux du test. Vous pouvez contrôler le test à l'aide des différentes sorties du workflow sur la gauche. Sur la droite, vous apercevez un tableau consignant les tâches du workflow.

Validation automatique

Lorsque vous concevez un processus de travail, les étapes individuelles sont automatiquement validées. S'il y a des erreurs, le résultat s'affiche dans la barre d'outils de gauche sous Validations.

Structuration des listes de tâches dans le DocuWare Client

Indiquez ici la structure de la liste des tâches de workflow dans DocuWare Client.

Les fonctions dont vous disposez dans la liste de tâches de workflow dépendent essentiellement des paramètres de la liste de résultats de l'armoire. Ces paramètres sont hérités par la liste de tâches du workflow.

Pour pouvoir contrôler d'autres fonctions pour la liste de tâches, vous devez d'abord les activer pour la liste de résultats de l'armoire correspondante dans la Configuration DocuWare sous Armoires > Boîtes de dialogue > Résultat > Liste de résultats.

Dans le Workflow Designer, vous pouvez ensuite sélectionner la liste de résultats dont les fonctions sont héritées dans les paramètres de la liste de tâches de chaque workflow. Il vous suffit de passer la souris sur le lien pour voir quelles fonctions ont été activées pour la liste de résultats sélectionnée. Si nécessaire, vous pouvez en outre y activer des fonctions de workflow spécifiques pour la liste de tâches.

La boîte de dialogue Tâches Workflow est divisée en deux zones : Toutes les données sont compilées dans une liste tabulaire située en haut de la page. Un aperçu des en-têtes de colonne de la liste de tâches est affiché en bas.

Variables système et variables globales

Dans le workflow, vous utilisez les variables système et les variables globales. Vous définissez vous-même les variables globales, tandis que les variables système sont définies.

Variables système

Les variables système sont des paramètres définis automatiquement par le système DocuWare et mis à jour en fonction de la variable.
Exemples : Le « dernier utilisateur de la décision » est automatiquement l'utilisateur ayant pris la dernière décision. L'« URL du document » ou le « GUID de l'organisation » sont des variables système qui restent inchangées.

Variables globales

Les variables globales sont des espaces réservés à des valeurs spécifiques dans l'ensemble du workflow.
Exemple : Si le numéro de client a été saisi dans le formulaire de tâche de workflow pour une facture, le nom du client sera lu depuis une base de données externe et affecté à une variable globale de workflow. Le nom peut alors être réutilisé dans une autre étape du workflow.
Les variables globales peuvent également être affichées dans Web Client dans la liste de tâches.

Pour créer des variables globales, ouvrez une configuration de workflow existante, puis cliquez sur Variables dans la barre latérale de gauche.

Donnez à la variable un nom unique qui facilite son identification lors de la configuration du workflow, par exemple « Numéro de commande »

Dans la liste déroulante, sélectionnez le type de variable :

• Texte : La longueur maximale du texte est de 255 caractères.

• Nombre entier ou Nombre décimal : Pour un nombre décimal, précisez également le nombre de décimales.

• Date ou DateTime : Choisissez cette option pour une variable de type date.

• Mot clé : Plusieurs valeurs peuvent être enregistrées dans cette variable, par exemple plusieurs numéros de commande. Cependant, il n'est pas possible de sélectionner des valeurs individuelles dans cette variable lors de l'affectation, contrairement à l'utilisateur, au rôle et à la règle de substitution, qui peuvent être utilisés comme des variables de liste.

• Utilisateur d'un groupe, Rôle, et Règle de substitution : Rôle et Règle de substitution comprennent plusieurs valeurs : les utilisateurs. La variable Utilisateur d'un groupe peut comprendre une ou plusieurs valeurs.
  Pour ces trois variables, l'option Liste des variables est disponible. Si elle est activée, les utilisateurs individuels peuvent être sélectionnés dans la liste correspondante lors d'une étape ultérieure.

Vous pouvez modifier une variable dans la liste des variables, même si elles sont déjà utilisées dans le workflow. La variable n'a pas à être supprimée d'abord des différentes configurations. Lorsque le nom de la variable est modifié, il est automatiquement remplacé, quels que soient les événements dans le workflow, notamment dans les commandes SQL libres comme les affectations de données.

Les traits d'union peuvent être saisis, mais ils sont automatiquement stockés en interne sous la forme d'un double caractère de soulignement. Lorsque la variable globale est sélectionnée, elle est affichée dans la liste avec un double caractère de soulignement.