DocuWare prend en charge diverses normes de facturation électronique à travers différents modules. Pour le traitement des e-mails, la fonctionnalité est disponible dans Connect to Outlook et Connect to Mail.
Pour traiter les factures électroniques et garantir un stockage conforme à GoBD des factures électroniques reçues par e-mail, l’utilisation de Connect to Mail est recommandée. Cela garantit un traitement efficace des factures électroniques modernes.
De plus, DocuWare Import peut être utilisé pour traiter les factures électroniques.
DocuWare pour Outlook prendra en charge la facturation électronique dans une version ultérieure.
Comment configurer la facturation électronique dans DocuWare
Facturation électronique avec Connect to Mail
Pour traiter les factures électroniques avec Connect to Mail, configurez les deux éléments suivants dans DocuWare, en utilisant toujours le même classeur :
1. Traitement des documents : créer une configuration
Accédez à Configuration > traitement des documents DocuWare.
Créez une configuration à l’aide d’un modèle de document conforme à la norme internationale UBL, telle que XRechnung ou PEPPOL.
Téléchargez des exemples de documents à partir du PEPPOL documentation website dans la zone Téléchargements > fichiers d’exemple.
2. Connect to Mail : configuration du lien utilisé pour le traitement des documents
Accédez à la configuration de DocuWare > e-mail général.
Sélectionnez la configuration de traitement de document créée à l’étape 1 pour l’option Traitement automatique de document.
Si un e-mail avec une e-facture jointe est stocké selon cette configuration, l’e-facture sera traitée comme défini dans la configuration.
Grâce à ces configurations, toutes les factures électroniques telles que ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X ou Peppol UBL dans les e-mails peuvent être traitées. Pour traiter d’autres normes de facturation électronique, créez une autre configuration de traitement de documents en utilisant la norme respective comme exemple de document et utilisez-la pour une autre configuration de connexion au courrier.
Le traitement des factures électroniques fonctionne pour une seule facture électronique par pièce jointe à un e-mail. Si plusieurs factures sont jointes à un seul e-mail, elles doivent être stockées individuellement.
En savoir technical details sur la facturation électronique avec Connect to Mail
Notes:
Le traitement fonctionne pour une facture électronique par pièce jointe à un e-mail. Si plusieurs factures sont jointes à un seul e-mail, elles doivent être stockées individuellement.
Les e-mails contenant des PDF qui n’incluent pas de facture électronique XML ne peuvent pas être traités avec la configuration créée pour la facturation électronique. Stockez ces factures au format PDF à l’aide d’une autre configuration de connexion à Mail et surveillez-les via un deuxième dossier si nécessaire.
Facturation électronique avec Connect to Outlook
Pour traiter les factures électroniques avec Connect to Outlook, configurez deux éléments dans les paramètres DocuWare, toujours à l’aide du même classeur :
1. Traitement des documents : créer une configuration
Accédez à Configuration > traitement des documents DocuWare.
Créez une configuration avec un exemple de document de votre choix. Connect to Outlook traitera ensuite ce type spécifique de facture électronique à l’aide de cette configuration.
2. Connect to Outlook : configuration du lien pour le traitement des documents
Accédez à la configuration de DocuWare > à la messagerie Outlook.
Sélectionnez la configuration Traitement des documents – créée à l’étape 1 – Traitement automatique des documents.
Si un e-mail avec une e-facture jointe est stocké selon cette configuration, l’e-facture sera traitée comme définie, à condition qu’elle utilise la même syntaxe.
3. Connect to Outlook : créez un stockage manuel ou un dossier surveillé
Dans Connect to Outlook, stockez les factures électroniques dans DocuWare à l’aide d’une méthode de stockage manuel ou en surveillant un dossier avec la configuration appropriée.
Facturation électronique avec DocuWare Import
DocuWare Import peut stocker des factures électroniques à l’aide d’une configuration de traitement de documents :
1. Traitement des documents : créer une configuration
Accédez à Configuration DocuWare > Traitement des documents.
Créez une configuration à l’aide d’un exemple de document de votre choix. DocuWare Desktop/Import traitera ensuite ce type spécifique de facture électronique à l’aide de cette configuration.
2. DocuWare Desktop : Créer un dossier d’importation
Dans DocuWare Desktop, créez un dossier d’importation comme d’habitude.
Liez le dossier d’importation à une configuration de traitement de document.
Toutes les e-factures qui correspondent au type de configuration seront automatiquement stockées et traitées.