Importer et traiter les factures électroniques

DocuWare prend en charge diverses normes de facturation électronique à travers différents modules. Pour le traitement des e-mails, la fonctionnalité est disponible dans Connect to Outlook et Connect to Mail.

Pour traiter les factures électroniques et s'assurer que les factures électroniques reçues par e-mail sont conservées conformément à la norme GoBD, il est recommandé d'utiliser Connect to Mail. Cela garantit une gestion efficace des factures électroniques modernes.

De plus, DocuWare Import peut être utilisé pour traiter les factures électroniques.

DocuWare pour Outlook prend en charge la facturation électronique dans une version ultérieure.

Avec la version 7.13 de DocuWare, vous pouvez traiter plusieurs formats de factures électroniques à partir d'un seul emplacement de stockage. Il n'y a plus besoin de trier les factures dans des dossiers individuels pour chaque format. La fonction d'identification automatique sélectionnera la configuration de traitement correcte en fonction du format de la facture électronique. Cette fonctionnalité peut être utilisée avec Connect to Mail et DocuWare Import. Pour en savoir plus sur l'identification automatique des factures électroniques avec DocuWare version 7.13.

Comment configurer la facturation électronique dans DocuWare

Facturation électronique avec Connect to Mail

Pour traiter les factures électroniques avec Connect to Mail, configurez les deux éléments suivants dans DocuWare, toujours en utilisant la même armoire :

1. Traitement des documents : créer une configuration

• Allez dans Configuration de DocuWare > Traitement des documents.

• Créez une configuration en utilisant un exemple de document conforme au standard international UBL, tel que XRechnung ou PEPPOL.

• Téléchargez des exemples de documents à partir du site de documentation PEPPOL dans la zone Téléchargements > Exemples de fichiers.

• Pour utiliser l'identification automatique de la facture électronique avec DocuWare 7.13 et plus, sous l'onglet Source, activez la case à cocher Sélectionner la configuration automatiquement, qui révèle un nouvel onglet sous Traitement

• Allez dans l'onglet Traitement et cliquez sur l'onglet Identification récemment révélé

• Sous Identification, configurez les règles d'identification

2. Connect to Mail : configuration du lien utilisée pour le traitement des documents

• Allez à Configuration DocuWare > E-mail Général.

• Faites défiler vers le bas et cliquez sur Plus d'options

• Sélectionnez la configuration de traitement des documents créée à l'étape 1 pour l'option Traitement automatique des documents.

• Pour utiliser l'identification automatique de la facture électronique avec DocuWare 7.13 et ultérieur, sélectionnez Sélection automatique.

Si un e-mail avec une facture électronique jointe est stocké selon cette configuration, la facture électronique sera traitée comme définie dans la configuration.

Avec ces configurations, toutes les factures électroniques telles que ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X ou Peppol UBL dans les e-mails peuvent être traitées. Pour traiter d'autres normes de facture électronique, créez une configuration différente de traitement de documents en utilisant le standard respectif comme exemple de document et l'utiliser pour une configuration différente de Connect to Mail.

Le traitement des factures électroniques fonctionne pour une facture électronique par pièce jointe dans un e-mail. Si plusieurs factures sont jointes à un seul e-mail, elles doivent être stockées individuellement.

Lisez les détails techniques sur la facturation électronique avec Connect to Mail

Remarques :

• Le traitement fonctionne pour une facture électronique par pièce jointe dans un e-mail. Si plusieurs factures sont jointes à un seul e-mail, elles doivent être stockées individuellement.

• Les e-mails contenant des PDF qui n'incluent pas de facture électronique basée sur XML ne peuvent pas être traités avec la configuration créée pour la facturation électronique. Stockez ces factures sous forme de PDF en utilisant une autre configuration Connect to Mail et surveillez-les à travers un deuxième dossier si nécessaire.

Facturation électronique avec Connect to Outlook

Pour traiter les factures électroniques avec Connect to Outlook, configurez les deux éléments dans les paramètres DocuWare, toujours en utilisant la même armoire :

1. Traitement des documents : créer une configuration

• Allez dans Configuration de DocuWare > Traitement des documents.

• Créez une configuration avec un exemple de document de votre choix. Connect to Outlook traitera ensuite ce type spécifique de facture électronique à l'aide de cette configuration.

2. Connect to Outlook : configuration du lien pour le traitement des documents

• Allez à Configuration DocuWare > E-mail Outlook.

• Sélectionnez la configuration de traitement des documents créée à l'étape 1 pour l'option Traitement automatique des documents.

Si un e-mail avec une facture électronique jointe est stocké selon cette configuration, la facture électronique sera traitée comme définie si elle utilise la même syntaxe.

3. Connect to Outlook : créer un dossier de stockage manuel ou surveillé

• Dans Connect to Outlook, stockez des factures électroniques dans DocuWare en utilisant une méthode de stockage manuelle ou en surveillant un dossier avec la configuration appropriée.

Facturation électronique avec DocuWare Import

DocuWare Import peut stocker des factures électroniques en utilisant une configuration de traitement de documents :

1. Traitement des documents : créer une configuration

• Allez dans Configuration de DocuWare > Traitement des documents.

• Créez une configuration en utilisant un exemple de document de votre choix. DocuWare Desktop/Import traitera ensuite ce type spécifique de facture électronique à l'aide de cette configuration.

• Pour utiliser l'identification automatique de la facture électronique avec DocuWare 7.13 et plus, sous l'onglet Source, activez la case à cocher Sélectionner la configuration automatiquement, qui révèle un nouvel onglet sous Traitement

• Allez dans l'onglet Traitement et cliquez sur l'onglet Identification récemment révélé

• Sous Identification, configurez les règles d'identification

2. DocuWare Desktop : créer un dossier d'importation

• Dans DocuWare Desktop, créez un dossier d'importation comme d'habitude.

• Liez le dossier d'importation à une configuration de traitement de documents.

• Pour utiliser l'identification automatique de la facture électronique avec DocuWare 7.13 et ultérieur, ouvrez la liste déroulante Configuration et sélectionnez identification automatique.

Toutes les factures électroniques qui correspondent au type de configuration seront automatiquement enregistrées et traitées.