En utilisant une configuration e-mail générale / Connect to Mail, vous pouvez importer et traiter les factures électroniques envoyées en pièces jointes par e-mail d'une manière prenant en charge la conformité (en anglais) légale et réglementaire. Pour configurer ceci, vous avez besoin de deux composants :
Configuration du traitement :
créée dans Configurations DocuWare > Traitement des documents. La configuration lit le XML intégré dans la facture électronique et retourne les valeurs extraites à la tâche d'importation pour remplir les champs d'index. Liez cette configuration de traitement à l'importation E-mail général.Importer la configuration :
Configurez-la dans Configuration DocuWare > E-mail général. La configuration connecte DocuWare à la boîte de réception, définit les champs d'index et définit l'armoire cible et les options de stockage. Les e-mails avec des factures électroniques jointes stockés dans cette configuration sont passés à la configuration de traitement liée.
Dans DocuWare Cloud et DocuWare sur site 7.13 et supérieure, une seule configuration d'importation E-Mail général / Connect to Mail peut être liée à plusieurs configurations de traitement de documents à l'aide de la fonction Options d'importation > Traitement automatique de documents > Sélection automatique. Une seule configuration d'importation est suffisante, même si vous maintenez plusieurs configurations de traitement de documents pour gérer les factures de différents fournisseurs.
Dans DocuWare sur site 7.12 et 7.11, vous devez créer une configuration E-Mail général / Connect to Mail par configuration de traitement et sélectionner la configuration de traitement manuellement dans la configuration d'importation.
E-mail général et Connect to Mail
Connect to Mail est le nom de licence qui permet la zone E-mail général dans DocuWare sur site. Indépendamment de la version de DocuWare, les termes suivants font tous référence à la même chose : une configuration pour l'importation automatique d'e-mails créée dans la section E-mail général de Configurations DocuWare :
Configuration de Connect to Mail
Configuration E-mail général
Configuration E-mail général / Connect to Mail
Configuration d'importation des e-mails
Formats XML pris en charge
Cet article se concentre sur les factures électroniques lisibles par machine et basées sur XML, y compris les formats XML uniquement et PDF avec XML intégré. Il ne couvre pas les factures envoyées en tant que pièces jointes ordinaires (par exemple, des PDF autonomes ou des JPEG).
Les configurations combinées de Traitement des documents et E-mail Général / Connect to Mail prennent en charge plusieurs formats courants de la facture électronique, par exemple :
ZUGFeRD : PDF/A-3 avec XML intégré (CII), utilisé principalement en Allemagne
Factur-X : PDF/A-3 avec XML intégré (CII et UBL), utilisé principalement en France
XRechnung : XML (CII et UBL)
Factures électroniques structurées avec PEPPOL : XML (UBL)
Que sont CII et UBL ?
Cross Industry Invoice (CII) et Universal Business Language (UBL) sont des normes officielles utilisées pour les factures électroniques. Par exemple, ZUGFeRD utilise CII. XRechnung prend en charge à la fois CII et UBL, bien qu'UBL soit plus courant. Le réseau PEPPOL utilise également la syntaxe UBL.
Service de transformation des factures électroniques DocuWare
Le service de transformation convertit les factures électroniques entrantes de leur format XML respectif régional en Universal Business Language (UBL). Le service de transformation est un service Java affiché dans le panneau Contrôle de service DocuWare (port 5050).
L'alignement du format XML simplifie l'extraction des données d'index dans DocuWare, car différents formats de facture électronique peuvent tous être traités en une seule configuration. Cependant, vous pourriez avoir besoin d'une configuration de traitement multiple pour couvrir l'émetteur de votre facture.
DocuWare Cloud : configuration de l'importation et de l'indexation des factures
1. Créez la configuration de traitement
Cet article ne couvre que les paramètres spécifiques à la facturation électronique. Pour obtenir des conseils généraux sur la création d'une configuration de traitement, consultez l'aide du Traitement de documents.
Allez dans Configurations DocuWare > Capture > Traitement des documents.
Créez une configuration en utilisant un exemple de facture électronique.
2. Liez les configurations de traitement et d'importation
Cet article couvre les paramètres spécifiques à la facturation électronique. Pour obtenir des conseils généraux sur la création d'une configuration E-mail général / Connect to Mail, voir l'article d'importation d'e-mails.
Allez dans Configurations DocuWare > > Capture > E-mail général.
Sélectionnez une configuration existante d'importation d'e-mails ou créez-en une nouvelle.
Cliquez sur le lien Plus d'options puis activez la case Traitement automatique des documents (pour l'indexation uniquement).
Liez une ou plusieurs configurations de traitement des documents en choisissant une option dans la liste déroulante - voir ci-dessous. Lorsque des e-mails avec des factures électroniques jointes sont stockés par cette importation, les pièces jointes sont traitées en fonction de la configuration de traitement liée. Si aucune configuration de traitement n'est disponible, l'interface utilisateur vous invitera à en créer une.
Sélectionnez une de ces options :Configuration spécifique : toutes les pièces jointes sont traitées avec la configuration sélectionnée.
Sélection automatique (configuration de traitement des documents) : les pièces jointes entrantes sont associées et traitées automatiquement avec la configuration de traitement de documents la plus appropriée. Gardez à l'esprit pour permettre la sélection automatique d'une configuration de traitement de documents à partir d'autres modules, l'option d'identification doit être activée au niveau de la configuration de traitement des documents.
Sélection automatique (combinaison de toutes les configurations) : toutes les configurations de traitement de documents et IDP disponibles sont évaluées ; la meilleure correspondance est sélectionnée pour chaque pièce jointe.
DocuWare sur site : configuration de l'importation et de l'indexation des factures
1. Créez la configuration de traitement
Cet article couvre les paramètres spécifiques à la facturation électronique. Pour obtenir des conseils généraux sur la création d'une configuration de traitement, consultez l'aide du Traitement de documents.
Allez dans Configurations DocuWare > Capture > Traitement des documents.
Créez une configuration en utilisant un exemple de facture électronique.
2. Liez les configurations de traitement et d'importation
Cet article couvre les paramètres spécifiques à la facturation électronique. Pour obtenir des conseils généraux sur la création d'une configuration E-mail général / Connect to Mail, voir l'article <d'importation d'e-mails.
Allez dans Configurations DocuWare > > Capture > E-mail général.
Sélectionnez une configuration existante d'importation d'e-mails ou créez-en une nouvelle.
Cliquez sur le lien Plus d'options. Les options disponibles diffèrent selon votre version de DocuWare :
DocuWare sur site 7.11+7.12 :
cochez la case Traitement automatique des documents et sélectionnez la configuration de traitement des documents créée à l'étape 1.
Les pièces jointes entrantes sont associées et traitées avec cette configuration.DocuWare sur site 7.13 et ultérieurs :
cochez la case Traitement automatique des documents (pour l'indexation seulement). Les pièces jointes entrantes sont associées et traitées avec la configuration de traitement de documents la plus appropriée.
Configuration spécifique : toutes les pièces jointes sont traitées avec la configuration sélectionnée.
Sélection automatique (configurations de traitement des documents) : les pièces jointes entrantes sont associées et traitées avec la configuration de traitement de documents la plus appropriée. Gardez à l'esprit pour permettre la sélection automatique d'une configuration de traitement de documents à partir d'autres modules, l'option d'identification doit être activée au niveau de la configuration de traitement des documents.
DocuWare Cloud + sur site : dépannage
Importation des e-mails avec plusieurs factures électroniques jointes
E-mail général / Connect to Mail ne peut traiter qu'une facture électronique jointe à la fois. Si un e-mail contient plusieurs pièces jointes, le comportement de stockage dépend de l'option sélectionnée dans la section Séparation :
Stocker l'e-mail et toutes les pièces jointes comme document attaché : avec cette option, les pièces jointes sont stockées automatiquement dans le bac par défaut pour indexation manuelle.
Stocker l'e-mail et les pièces jointes individuellement : avec cette option, chaque pièce jointe est envoyée individuellement à la configuration du traitement. Les valeurs d'index extraites sont retournées à la configuration d'importation E-mail général / Connect to Mail, et chaque pièce jointe est stockée comme un document séparé dans l'armoire ou le bac sélectionné.
Importation de PDF sans XML intégré
Les PDF qui n'incluent pas de facture électronique basée sur XML ne peuvent pas être traités avec une configuration de traitement des documents créée pour la facturation électronique. Il y a deux options pour gérer ces e-mails :
Créer une autre configuration de Traitement des documents pour stocker des PDF non-XML.
Pour DocuWare Cloud ou DocuWare sur site 7.13 vous pouvez sélectionner l'option Traitement automatique de documents > Sélection automatique (toutes les configurations de traitement de documents) dans la configuration E-mail général. La configuration appropriée est sélectionnée automatiquement.
Pour DocuWare sur site 7.11 + 7.12 : configurez une configuration spéciale E-mail général pour le PDF sans XML et liez la configuration du traitement à celui-ci.
Dans la configuration E-mail général / Connect to Mail, cochez la case Lorsque le traitement automatique n'est pas possible, appliquer les paramètres généraux d'indexation des e-mails. Dans ce cas, les paramètres d'indexation par défaut à partir de la configuration d'importation d'e-mail seront appliqués automatiquement au PDF : l'emplacement de stockage de l'armoire et les paramètres d'index. Le PDF joint n'est pas envoyé à la configuration du traitement.
Les pièces jointes qui ne peuvent pas être traitées avec l'une ou l'autre des options seront stockées dans le bac par défaut.
Lorsque le traitement des documents ne peut pas traiter une pièce jointe
Le traitement des documents ne peut pas détecter une configuration pour une facture électronique si
aucune configuration de traitement des documents ne correspond à la facture électronique
ouplusieurs configurations correspondent à la facture électronique
Ce qui se passe ensuite dépend de l'option Lorsque le traitement automatique n'est pas possible, appliquer les paramètres généraux d'indexation des e-mails dans la configuration d'importation de Connect to Mail :
Si activée : la facture électronique est stockée dans l'armoire ou dans le bac défini par la configuration E-mail général et les valeurs d'index de cette configuration sont appliquées au lieu de la configuration de traitement des documents.
Si cette option est désactivée : la facture électronique est acheminée vers le bac par défaut.
Dans les deux cas, un message est écrit dans le champ Statut du document indiquant la raison, comme « La récupération des champs d'indexation a échoué : l'identification a échoué. Aucune configuration correspondante n'a été trouvée. » ou « La récupération des champs d'indexation a échoué : l'identification a échoué. Plusieurs configurations correspondantes ont été trouvées. »
Limites actuelles
Il y a certaines limitations pour l'importation et le traitement des pièces jointes de facture via les configurations E-mail général.
Importation d'e-mails :
Le traitement fonctionne pour une facture électronique par pièce jointe dans un e-mail. Si plusieurs factures sont jointes à un seul e-mail, elles doivent être stockées individuellement.
Il n'est pas possible d'appliquer à un seul document le traitement automatique des documents une configuration e-mail général, ce qui signifie que vous ne pouvez pas indexer, par exemple, une partie des champs d'index d'un document avec traitement automatique des documents et l'autre partie (comme le corps de l'e-mail) avec la configuration e-mail général.
Les configurations E-mail général / Connect to Mail considèrent toujours la priorité suivante pour la gestion des valeurs d'index :
Entrées d'index en lecture seule prédéfinies de l'emplacement de stockage.
Valeurs d'index renvoyées par la configuration de traitement des documents.
Valeurs d'index telles que définies dans la configuration E-mail général.
Service de traitement : la taille maximale d'un document est de 10 Mo ; les limites de complexité XML s'appliquent.
Service de transformation : la taille maximale d'un document est de 10 Mo.
DocuWare : les champs de tableau ne peuvent stocker que jusqu'à 1 000 lignes (lignes de facture). Les grandes factures dépassant cette limite requièrent une gestion spéciale.
Types de champs de factures électroniques : DocuWare prend en charge tous les champs EN 16931 valides en CII et UBL, avec deux exceptions pour le format CII :
SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.SellerTradeParty.ID
SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.AdditionalReferencedDocument.TypeCode
Il est généralement recommandé de ne pas indexer ces types de champs dans une armoire. Même s'ils sont indexés, la facture électronique serait traitée normalement, mais ces champs spécifiques seraient vides.
Propriétés XML : lors du traitement des factures électroniques, les propriétés XML suivantes ont les valeurs maximales spécifiées :
Processing-XmlComplexity-MaxNestingDepth: 60
Processing-XmlComplexity-MaxElementCount: 100.000
Processing-XmlComplexity-MaxCharacterCount: 20.000.000