En utilisant une configuration Connect to Outlook, vous pouvez importer et traiter les factures électroniques envoyées en pièces jointes par e-mail d'une manière prenant en charge la conformité légale et réglementaire. Pour configurer ceci, vous avez besoin de deux composants :
Configuration du traitement :
créée dans Configurations DocuWare > Traitement des documents. La configuration lit le XML intégré dans la facture électronique et retourne les valeurs extraites à la tâche d'importation pour remplir les champs d'index. Liez cette configuration de traitement à l'importation Connect to Outlook.Importer la configuration :
Configurez-la dans Configurations DocuWare > E-Mails depuis Outlook. La configuration connecte DocuWare à la boîte de réception, définit les champs d'index et définit l'armoire cible et les options de stockage. Les e-mails avec des factures électroniques jointes stockés dans cette configuration sont passés à la configuration de traitement liée.
Dans DocuWare sur site après la version 7.11, créez une configuration Connect to Outlook par configuration de traitement et sélectionner la configuration de traitement des documents manuellement dans la configuration d'importation.
Formats XML pris en charge
Cet article se concentre sur les factures électroniques lisibles par machine et basées sur XML, y compris les formats XML uniquement et PDF avec XML intégré. Il ne couvre pas les factures envoyées en tant que pièces jointes ordinaires (par exemple, des PDF autonomes ou des JPEG).
Les configurations combinées de Traitement des documents et E-Mails depuis Outlook prennent en charge plusieurs formats courants de la facture électronique, par exemple :
ZUGFeRD : PDF/A-3 avec XML intégré (CII), utilisé principalement en Allemagne
Factur-X : PDF/A-3 avec XML intégré (CII et UBL), utilisé principalement en France
XRechnung : XML (CII et UBL)
Factures électroniques structurées avec PEPPOL : XML (UBL)
Que sont CII et UBL ?
Cross Industry Invoice (CII) et Universal Business Language (UBL) sont des normes officielles utilisées pour les factures électroniques. Par exemple, ZUGFeRD utilise CII. XRechnung prend en charge à la fois CII et UBL, bien qu'UBL soit plus courant. Le réseau PEPPOL utilise également la syntaxe UBL.
Service de transformation des factures électroniques DocuWare
Le service de transformation convertit les factures électroniques entrantes de leur format XML respectif régional en Universal Business Language (UBL). Le service de transformation est un service Java affiché dans le panneau Contrôle de service DocuWare (port 5050).
L'alignement du format XML simplifie l'extraction des données d'index dans DocuWare, car différents formats de facture électronique peuvent tous être traités en une seule configuration. Cependant, vous pourriez avoir besoin d'une configuration de traitement multiple pour couvrir l'émetteur de votre facture.
Configuration de l'importation et de l'indexation des factures
1. Créez la configuration de traitement
Cet article couvre les paramètres spécifiques à la facturation électronique. Pour obtenir des conseils généraux sur la création d'une configuration de traitement, consultez l'aide du Traitement de documents.
Allez dans Configurations DocuWare > Capture > Traitement des documents.
Créez une configuration en utilisant un exemple de facture électronique.
2. Liez les configurations de traitement et d'importation
Cet article couvre les paramètres spécifiques à la facturation électronique. Pour obtenir des conseils généraux sur la création d'une configuration Outlook, consultez l'aide de Connect to Outlook.
Allez dans Configurations DocuWare > Capture > E-mails depuis Outlook.
Sélectionnez une configuration existante d'importation d'e-mails ou créez-en une nouvelle de type Stockage manuel.
Cliquez sur le lien Plus d'options et cochez la case Traitement automatique des documents.
Sélectionnez la configuration de traitement des documents créée à l'étape 1. Les pièces jointes entrantes sont associées et traitées avec cette configuration.
Paramétrage de votre configuration lorsque vous traitez plusieurs pièces jointes
Lorsqu'un e-mail contient plusieurs pièces jointes et que vous voulez les indexer avec le traitement automatique des documents, vous avez deux options :
1. Stocker l'e-mail et les pièces jointes séparément
Configurez l'importation en utilisant l'option Stocker l'e-mail et les pièces jointes individuellement. DocuWare stocke chaque pièce jointe comme un document séparé et traite chaque document séparément. Cette option est recommandée.
2. Stockage de l'e-mail et de toutes les pièces jointes en tant que document attaché
Configurez l'importation en utilisant l'option Stocker l'e-mail et les pièces jointes en tant que document rattaché. DocuWare enregistre l'e-mail et toutes les pièces jointes sous la forme d'un seul document attaché. Le résultat dépend des formats des pièces jointes :
Plusieurs fichiers PDF ou factures électroniques (PDF ou XML) sont traités :
L'e-mail contient plus d'un fichier pouvant être traité. « Pouvant être traité » signifie un fichier PDF ou une facture électronique (PDF ou XML). Lorsque plusieurs pièces jointes correspondent à la configuration de traitement des documents sélectionnée, chaque pièce jointe est traitée de manière séquentielle. Le système sélectionne ensuite la pièce jointe avec le plus grand nombre de champs d'index remplis. Les valeurs d'index du document sélectionné sont stockées dans le document attaché selon la priorité de la source décrite ci-dessous. Si le traitement avec la configuration de traitement des documents sélectionnée n'est pas possible, l'indexation des E-Mails depuis Outlook s'appliquera.
Un seul fichier PDF ou facture électronique (PDF ou XML) est traité :
DocuWare exécute la configuration sélectionnée sur la pièce jointe (fichier PDF ou XML) et stocke et indexe l'e-mail et toutes les pièces jointes en un seul document attaché. DocuWare remplit ces champs par priorité de source, comme décrit ci-dessous : Si le traitement avec la configuration de traitement des documents sélectionnée n'est pas possible, l'indexation des E-Mails depuis Outlook s'appliquera.
Tous les autres types de pièces jointes (pas un fichier PDF ou une facture électronique) :
l'e-mail ne contient pas de fichier traitable. Le document attaché est stocké dans les paramètres de configuration d'E-Mails depuis Outlook.Priorité des sources
Les valeurs extraites sont retournées à Connect to Outlook et appliquées aux champs d'index. Si un champ est prérempli par une source, cette valeur remplace les sources de priorité inférieure. DocuWare remplit ces champs par priorité de source :
Indexation des valeurs prédéfinies par l'emplacement de stockage (lecture seule), par exemple par le dialogue de stockage de l'armoire
Indexation des valeurs lues à partir du traitement des documents
Indexation de valeurs telles que définies dans la configuration E-Mails depuis Outlook
Importation de PDF sans XML intégré
Les PDF qui n'incluent pas de facture électronique basée sur XML ne peuvent pas être traités avec une configuration de traitement des documents créée pour la facturation électronique. Pour gérer ces e-mails, créez une autre configuration de Traitement des documents pour stocker des PDF non-XML. Ensuite, configurez une configuration Connect to Outlook dédiée pour les PDF sans XML et liez la configuration de traitement à celle-ci.
Limites actuelles
Il y a certaines limitations pour l'importation et le traitement des pièces jointes de facture via les configurations Connect to Outlook.
Importation d'e-mails :
Le traitement fonctionne pour une facture électronique par pièce jointe dans un e-mail. Si plusieurs factures sont jointes à un seul e-mail, elles doivent être stockées individuellement.
Il n'est pas possible d'appliquer à un seul document le traitement automatique des documents une configuration e-mail général, ce qui signifie que vous ne pouvez pas indexer, par exemple, une partie des champs d'index d'un document avec traitement automatique des documents et l'autre partie (comme le corps de l'e-mail) avec la configuration Connect to Outlook.
Les configurations Connect to Outlook considèrent toujours la priorité suivante pour la gestion des valeurs d'index :
Entrées d'index en lecture seule prédéfinies de l'emplacement de stockage.
Valeurs d'index renvoyées par la configuration de traitement des documents.
Valeurs d'index telles que définies dans la configuration Connect to Outlook.
Service de traitement : la taille maximale d'un document est de 10 Mo ; les limites de complexité XML s'appliquent.
Service de transformation : la taille maximale d'un document est de 10 Mo.
DocuWare : les champs de tableau ne peuvent stocker que jusqu'à 1 000 lignes (lignes de facture). Les grandes factures dépassant cette limite requièrent une gestion spéciale.
Types de champs de factures électroniques : DocuWare prend en charge tous les champs EN 16931 valides en CII et UBL, avec deux exceptions pour le format CII :
SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.SellerTradeParty.ID
SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.AdditionalReferencedDocument.TypeCode
Il est généralement recommandé de ne pas indexer ces types de champs dans une armoire. Même s'ils sont indexés, la facture électronique serait traitée normalement, mais ces champs spécifiques seraient vides.
Propriétés XML : lors du traitement des factures électroniques, les propriétés XML suivantes ont les valeurs maximales spécifiées :
Processing-XmlComplexity-MaxNestingDepth: 60
Processing-XmlComplexity-MaxElementCount: 100.000
Processing-XmlComplexity-MaxCharacterCount: 20.000.000