DocuWare es compatible con varios estándares de facturación electrónica a través de diferentes módulos. Para el procesamiento de correo electrónico, la funcionalidad está disponible en Connect to Outlook y Connect to Mail.
Para procesar facturas electrónicas y garantizar el almacenamiento de facturas electrónicas recibidas por correo electrónico conforme a la ley, se recomienda el uso de Connect to Mail. Esto garantiza un manejo eficiente de las facturas electrónicas modernas.
Además, DocuWare Import se puede utilizar para procesar facturas electrónicas.
DocuWare para Outlook será compatible con la facturación electrónica en una versión futura.
Con la versión 7.13 de DocuWare, puede procesar varios formatos de facturas electrónicas en una única ubicación de almacenamiento. Ya no será necesario ordenar manualmente las facturas en carpetas individuales para cada formato. La función de identificación automática seleccionará la configuración de procesamiento correcta según el formato de la factura electrónica. Esta función puede usarse con Connect to Mail y DocuWare Import. Obtenga más información sobre la identificación de facturas electrónicas con la versión 7.13 de DocuWare.
Cómo configurar la facturación electrónica en DocuWare
Facturación electrónica con Connect to Mail
Para procesar facturas electrónicas con Connect to Mail, configure los siguientes dos elementos en DocuWare, utilizando siempre el mismo archivador:
1. Procesamiento de documentos: crear una configuración
Vaya a Configuración de DocuWare > Procesamiento de documentos.
Cree una configuración utilizando un documento de muestra que cumpla con el estándar UBL internacional, como XRechnung o PEPPOL.
Descargue documentos de muestra del sitio web de documentación PEPPOL en el área Descargas > Archivos de ejemplo.
Para utilizar la identificación automática de facturas electrónicas con DocuWare 7.13 y posterior, en la pestaña Fuente, active la casilla Seleccionar la configuración automáticamente, que revela una nueva pestaña en Procesando
Vaya a la pestaña Procesando y haga clic en la pestaña Identificación recién revelada
En Identificación, configure las reglas de identificación
2. Connect to Mail: configuración de enlace usada para el procesamiento de documentos
Vaya a Configuración de DocuWare > Correo electrónico general.
Desplácese hasta la parte inferior y haga clic en Más opciones
Seleccione la configuración de procesamiento de documentos creada en el paso 1 para la opción Procesamiento automático de documentos.
Para utilizar la identificación automática de facturas electrónicas con DocuWare 7.13 y posterior, seleccione Selección automática.
Si un correo electrónico con una factura electrónica adjunta se almacena de acuerdo con esta configuración, la factura electrónica se procesará como se define en la configuración.
Con estos ajustes, se pueden procesar todas las facturas electrónicas, como ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X o Peppol UBL dentro de los correos electrónicos. Para procesar otros estándares de factura electrónica, cree una configuración de procesamiento de documentos diferente utilizando el estándar correspondiente como documento de muestra y úselo para una configuración de Connect to Mail diferente.
El procesamiento de facturas electrónicas funciona para una factura electrónica por correo electrónico. Si se adjuntan varias facturas a un correo electrónico, estas deben almacenarse individualmente.
Consulte los detalles técnicos sobre facturación electrónica con Connect to Mail
Notas:
El procesamiento funciona para una factura electrónica por correo electrónico. Si se adjuntan varias facturas a un correo electrónico, estas deben almacenarse individualmente.
Los correos electrónicos que contengan archivos PDF que no incluyan una factura electrónica basada en XML no pueden procesarse con la configuración creada para la facturación electrónica. Guarde estas facturas como PDF usando otra configuración de Connect to Mail y supervíselas a través de una segunda carpeta si es necesario.
Facturación electrónica con Connect to Outlook
Para procesar facturas electrónicas con Connect to Outlook, configure dos elementos en la configuración de DocuWare, utilizando siempre el mismo archivador:
1. Procesamiento de documentos: crear una configuración
Vaya a Configuración de DocuWare > Procesamiento de documentos.
Cree una configuración con un documento de muestra de su elección. Connect to Outlook procesará este tipo de factura electrónica específico usando esta configuración.
2. Connect to Outlook: configuración de enlace para el procesamiento de documentos
Vaya a Configuración de DocuWare > E-mails desde Outlook.
Seleccione la configuración de procesamiento de documentos creada en el paso 1 para Procesamiento automático de documentos.
Si un correo electrónico con una factura electrónica adjunta se almacena de acuerdo con esta configuración, la factura electrónica se procesará según se defina, siempre que utilice la misma sintaxis.
3. Connect to Outlook: crear un archivado manual o una carpeta de supervisión
En Connect to Outlook, almacene facturas electrónicas en DocuWare utilizando un método de almacenamiento manual o supervisando una carpeta con la configuración apropiada.
Facturación electrónica con DocuWare Import
DocuWare Import puede almacenar facturas electrónicas usando una configuración de procesamiento de documentos:
1. Procesamiento de documentos: crear una configuración
Vaya a Configuración de DocuWare > Procesamiento de documentos.
Cree una configuración usando un documento de muestra de su elección. DocuWare Desktop/Import procesará este tipo de factura electrónica específico usando esta configuración.
Para utilizar la identificación automática de facturas electrónicas con DocuWare 7.13 y posterior, en la pestaña Fuente, active la casilla Seleccionar la configuración automáticamente, que revela una nueva pestaña en Procesando
Vaya a la pestaña Procesando y haga clic en la pestaña Identificación recién revelada
En Identificación, configure las reglas de identificación
2. DocuWare Desktop: crear carpeta de importación
En DocuWare Desktop, cree una carpeta de importación como de costumbre.
Vincule la carpeta de importación a una configuración de procesamiento de documentos.
Para utilizar la identificación automática de facturas electrónicas con DocuWare 7.13 y posterior, abra el menú desplegable Configuración y seleccione Identificación automática.
Todas las facturas electrónicas que coincidan con el tipo de configuración se almacenarán y procesarán automáticamente.
Límites conocidos para facturación electrónica con DocuWare
Al procesar facturas electrónicas, las siguientes propiedades XML tienen los valores máximos especificados:
Processing-XmlComplexity-MaxNestingDepth: 60
Processing-XmlComplexity-MaxElementCount: 100 000
Processing-XmlComplexity-MaxCharacterCount: 20 000 000