Procesamiento de documentos - Fuente

Un documento de muestra sirve como plantilla para indicar al sistema dónde debe buscar la información que se va a extraer.

Si necesita crear un documento de muestra para el procesamiento de documentos, proceda del siguiente modo:

• Imprima un documento desde la aplicación de origen, por ejemplo Microsoft Word, utilizando el DocuWare Printer. Guarde este documento en su sistema de archivos.

• En la pestaña Origen, dentro de Documento de muestra, haga clic en «Sistema de archivos» y seleccione el documento creado con el DocuWare Printer.

Para las configuraciones de impresora se recomienda encarecidamente crear documentos de muestra. Los documentos impresos por otros medios distintos del DocuWare Printer pueden no permitir un reconocimiento de texto fiable.

Las distintas aplicaciones de Windows gestionan la impresión y las fuentes de manera diferente. A veces, las aplicaciones sustituyen las fuentes por versiones temporales durante la impresión. Esto puede provocar caracteres ocultos en el archivo digital que no resultan visibles en la copia impresa. Por ejemplo, Adobe Reader puede usar fuentes temporales para los PDF, lo que puede impedir que el DocuWare Printer extraiga la información de índice de forma fiable. En estos casos, el DocuWare Printer cambia al reconocimiento óptico de caracteres (OCR), pero la precisión se reduce.

Si tiene problemas con el reconocimiento de texto en documentos impresos a través del DocuWare Printer, puede instalar y utilizar en su lugar el controlador DocuWare Postscript Printer .

Selección de documentos de muestra para facturas electrónicas ZUGFeRD

Si importa facturas electrónicas conformes al estándar alemán ZUGFeRD (perfil: Basic), utilice como documento de muestra una factura PDF con metadatos integrados (en formato XML).

*Más información sobre PlanetPress:

Para preparar un archivo de metadatos desde PlanetPress para su importación en DocuWare, abra el flujo de trabajo de PlanetPress y proceda como se indica a continuación:

1. Defina los metadatos. Para más información, visite http://help.objectiflune.com/en/planetpress-workflow-user-guide/8.1/Default_CSH.html#/shared/Metadata-Explanation.html

2. Configure la exportación del documento, incluidos los metadatos, en forma de archivo PDF o PDI.
   Para más información, visite http://help.objectiflune.com/en/planetpress-workflow-user-guide/8.1/Default_CSH.html#/metadata-to-pdi-task-properties.html

Ejemplo de archivo de metadatos generado por PlanetPress

Al importar una factura electrónica, DocuWare lee los datos XML de la factura, los muestra como metadatos y los extrae durante la importación.

Entre otros, se admiten los siguientes estándares nacionales para facturas electrónicas:

• XRechnung (Alemania)
  De acuerdo con la Ley alemana de facturación electrónica y la Directiva 2014/55/UE, el estándar se aplica al intercambio de facturas con las autoridades federales alemanas.

• ZUGFeRD (Alemania)
  El estándar entrega el archivo XML integrado en un PDF que hace legibles los datos XML para el ojo humano.
  DocuWare admite ZUGFeRD 1.0-2.3.

• FacturX (Francia)
  Este estándar es la versión francesa del estándar ZUGFeRD, con el mismo contenido.

Contexto: para el intercambio de facturas electrónicas en la Unión Europea, la norma EN 16931 regula qué contenidos debe incluir una factura electrónica y qué modelo de datos resulta admisible para la facturación electrónica. Conforme a esta norma, los documentos de facturación electrónicos pueden enviarse como datos estructurados, por ejemplo, como archivos XML o como archivos PDF con datos XML integrados. DocuWare admite los dos modelos de datos previstos: las sintaxis XML UBL (Universal Business Language) y CII (UN/CEFACT/Cross Industry Invoice).

• FatturaPA (Italia)
  Además, DocuWare admite el estándar italiano FatturaPA, que no se ajusta a la norma EN 16931.
  En Italia es también un requisito legal firmar las facturas XML con una firma electrónica cualificada conforme al estándar PAdES, XAdES o CAdES.
  Con DocuWare versión 7.11, el visor admite los tres tipos de firma para facturas electrónicas italianas en FatturaPA al mostrar los documentos.

DocuWare muestra la factura en el visor con una representación legible, similar a una factura PDF, para que no tenga que lidiar con la representación codificada de los datos de factura en el caso de facturas electrónicas en formato XML puro.

• DIAN (Colombia)
  Este estándar lo prescribe la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia (DIAN). La factura suele constar de dos archivos (XML y PDF). El archivo PDF puede almacenarse por separado del archivo XML y, si es necesario, graparse o vincularse a este para que también se muestre en el visor.

Las configuraciones para facturas electrónicas se crean en la Configuración de DocuWare, dentro del área Procesamiento de documentos. Cada configuración se basa en un documento de muestra: un PDF con metadatos integrados (por ejemplo, conforme al estándar ZUGFeRD) o un archivo XML (por ejemplo, conforme al estándar XRechnung).

Los datos XML estructurados de su factura electrónica de muestra se presentan de forma que pueda asignarlos fácilmente a los campos de índice de DocuWare deseados. La forma exacta de asignar los datos depende de cada caso de uso.

DocuWare le permite almacenar sus facturas electrónicas de forma inalterable: se garantiza que las facturas electrónicas se conservan sin alteraciones, pueden mostrarse de forma legible para fines de auditoría y son rastreables e inequívocamente indexables. Esto se puede lograr, por ejemplo, indexando el número de documento/factura, el nombre del cliente/proveedor y el importe total.

En cualquier caso, debe tener en cuenta los requisitos de su autoridad fiscal nacional.

Estructura de la etiqueta

Si utiliza un comando, insértelo en una etiqueta con una estructura específica. Tenga en cuenta las siguientes reglas al crear una etiqueta.

1. Cada etiqueta debe comenzar con esta cadena de caracteres:
   <dwControl:

2. A continuación viene el comando sin espacios; por ejemplo, para dividir el documento:
   NewDocument

3. La etiqueta termina con los siguientes caracteres:
   />

La etiqueta completa para dividir un documento es, por tanto:
<dwControl:NewDocument/>

Atributo

La mayoría de los comandos deben especificarse con más detalle mediante atributos; por ejemplo, en el caso de SelectConfiguration debe indicar el nombre de la configuración. En este caso, amplíe la etiqueta de la siguiente manera:

1. Primero indique el atributo; en el ejemplo, al nombre le sigue un carácter real:
   <dwControl:SelectConfiguration name=

2. A continuación, introduzca el valor del atributo, en este caso el nombre de la configuración, entre comillas simples o dobles. Cierre la etiqueta con /> tal y como se describe arriba:
   <dwControl:SelectConfiguration name="Invoices"/>

Caracteres

Para los caracteres utilizados en las etiquetas, tenga en cuenta lo siguiente:

• La cadena «<dwControl:» no se permite dentro de los valores de los parámetros.

• No se permiten comillas simples dentro de comillas simples. Sí puede usar comillas dobles.

• No se permiten comillas dobles dentro de comillas dobles. Puede usar comillas simples.

Más información sobre DocuWare Control

Para los campos numéricos, la siguiente tabla contiene la abreviatura del idioma y los países/regiones asociados.

Defina el formato de fecha según el siguiente modelo. Fecha de ejemplo: 14 de marzo de 2017.

1. Año (por ejemplo, 2017)
   - y = 7
   - yy = 17
   - yyy = 017
   - yyyy = 2017

2. Mes (por ejemplo, marzo)
   - M = 3
   - MM = 03
   - MMMM = marzo

3. Día (por ejemplo, 14)
   - d = 4
   - dd = 14

Seleccionar la configuración: SelectConfiguration
Este comando omite el paso de identificación de la configuración del DocuWare Printer y selecciona y ejecuta directamente la configuración definida. Para definir la configuración, indique su nombre como valor. A partir de DocuWare 6.8 se permiten los siguientes comandos DocuWare Control adicionales para el documento: Field, FileCabinet, DocumentTray. El resto de comandos DocuWare Control se ignoran.
Etiqueta de ejemplo: <dwControl:SelectConfiguration name=''Rechnungen''/>

Seleccionar el archivador: FileCabinet
Este comando selecciona el archivador de destino para el documento. Para definir el archivador, indique su nombre como valor.
Etiqueta de ejemplo:
<dwControl:FileCabinet name="Invoices"/>

Seleccionar la bandeja: Basket o DocumentTray
Ambos comandos seleccionan una bandeja de destino para el documento. Para definir la bandeja, indique su nombre como valor.
Etiqueta de ejemplo:
<dwControl:DocumentTray name="Inbox"/>
Si en un documento se encuentran los comandos Basket o DocumentTray junto con FileCabinet, Basket o DocumentTray tienen prioridad.

Añadir formulario/papel de carta: Form
Este comando asocia un formulario o papel de carta al documento. El formulario o papel de carta debe estar en formato PDF. Puede definirlo de dos maneras:

• Indique la ruta dentro del sistema de archivos en el atributo path.
  <dwControl:Form path="C:\Forms\Letterhead.pdf"/>

• O bien, en el atributo configName, indique el nombre de la configuración de DocuWare Printer en la que se utiliza el formulario o papel de carta. Esta opción resulta útil, por ejemplo, cuando los usuarios no tienen acceso al sistema de archivos de la empresa.
  Etiqueta de ejemplo:
  <dwControl:Form configName="Letters" configForm="1"/>

Imprimir en una impresora real: Print
Este comando imprime el documento en una impresora real. Defina el dispositivo mediante el atributo device. Si no desea imprimir un formulario adjunto al documento, indíquelo con el atributo withoutForm.
Etiqueta de ejemplo:
<dwControl:Print device="My letter printer" withoutForm="false"/>
Si también debe imprimirse un documento adicional, como las condiciones generales de venta, puede definirlo con el atributo additionalFilePath.
<dwControl:Print device="My letter printer" additionalFilePath="C:\Terms\Conditions.pdf"/>

Firmar el documento: Sign
Este comando aplica una firma electrónica al documento. Para definir el certificado de firma, indique en configName el nombre de la configuración de DocuWare Printer en la que ha seleccionado el atributo del certificado de firma.
Etiqueta de ejemplo:
<dwControl:Form configName="Letters" configForm="1"/>

Dividir el documento: NewDocument
Este comando divide el documento. Para dividirlo en varios puntos, coloque el comando en cada una de las posiciones deseadas.
Etiqueta de ejemplo:
<dwControl:NewDocument/>

Escribir datos en un campo: Field
Este comando escribe datos en un , es decir, un campo de texto, un campo de palabra clave, un campo numérico o un campo de fecha. El campo se define en cada caso por su tipo, longitud y nombre.

• Campo de texto
  Etiqueta de ejemplo:
  <dwControl:Field dbName="Employee" type="Text" value="Mark Smith"/>

• Campo de memo
  Etiqueta de ejemplo:
  <dwControl:Field dbName="MEMO" type="Memo" value="This is text in the memo field."/>

• Campo de palabra clave
  Etiqueta de ejemplo:
  <dwControl:Field dbName="Remark" type="Keyword" value="one"/>
  Si necesita escribir varios valores en un campo de palabra clave, deberá utilizar varias etiquetas siguiendo este modelo; en el caso de una segunda etiqueta:
  <dwControl:Field dbName="Remark" type="Keyword" value="one"/>

• Campo numérico / campo decimal
  Caracteres como la coma, el punto o los dos puntos se interpretan de manera distinta según el idioma y la región. Por ello, debe definir el idioma y la región para que un valor se interprete correctamente. Si un documento debe almacenarse en la bandeja, también deberá indicar el número de decimales del valor.
  Etiqueta de ejemplo para campo numérico:
  <dwControl:Field dbName="Salary" type="Numeric" value="31.2" culture="en-US" decimalPlaces="2"/>
  Etiqueta de ejemplo para campo decimal:
  <dwControl:Field dbName="Salary" type="Decimal" value="31.2" culture="en-US" decimalPlaces="2"/>

• Campo de fecha
  Para que un valor se interprete correctamente debe definir el idioma y la región, igual que en el campo numérico. Además, debe definir el formato de fecha.
  Etiqueta de ejemplo:
  <dwControl:Field dbName="EmploymentDate" type="Date" value="2010-04-03" culture="en-US" format="yyyy-MM-dd"/>

Adjuntar el documento a un correo electrónico: Email
Este comando adjunta automáticamente el documento a un nuevo correo electrónico: durante el procesamiento, su cliente de correo se abre con el documento adjunto. Puede indicar ya el asunto, el contenido y el nombre del documento.
Etiqueta de ejemplo:
<dwControl:Email to="receiver@domain.com" subject="Invoice 321" attachmentName="invoice321" body="Dear customer,&#10; Please find enclosed our invoice no. 321. Would you please pay it.&#10;Best regards,&#10;The Company" newlineMarker="&#10;" />