Si usa la configuración de Connect to Outlook, puede importar y procesar facturas electrónicas enviadas como archivos adjuntos de correo electrónico de manera que permita el cumplimiento legal y reglamentario. Para configurar esto, necesita dos componentes:
Configuración de procesamiento:
Creada en Configuraciones de DocuWare > Procesamiento de documentos. La configuración lee el XML incrustado en la factura electrónica y devuelve los valores extraídos al trabajo de importación para rellenar los campos de índice. Vincule esta configuración de procesamiento con la importación de Connect to Outlook.Configuración de importación:
Configurar en Configuraciones de DocuWare > E-mails desde Outlook. La configuración conecta DocuWare con el buzón de correo, define los campos de índice y establece el archivador de destino y las opciones de almacenamiento. Los correos electrónicos con facturas electrónicas adjuntas almacenadas por esta configuración se pasan a la configuración de procesamiento vinculada.
En todas las versiones in situ de DocuWare posteriores a 7.11, cree una configuración de Connect to Outlook por cada configuración de procesamiento y seleccione la configuración de procesamiento de documentos manualmente en la configuración de importación.
Formatos de XML compatibles
Este artículo se centra en las facturas electrónicas basadas en XML legibles por máquina, incluyendo formatos solo de XML y archivos PDF con XML incrustado. No cubre facturas enviadas como archivos adjuntos ordinarios de correo electrónico (por ejemplo, archivos PDF o JPEG independientes).
Las configuraciones combinadas de Procesamiento de documentos y E-mails desde Outlook admiten varios formatos comunes de factura electrónica, por ejemplo:
ZUGFeRD: PDF/A-3 con XML incrustado (CII), usado principalmente en Alemania
Factur-X: PDF/A-3 con XML incrustado (CII y UBL), usado principalmente en Francia
XRechnung: XML (CII y UBL)
Facturas electrónicas estructuradas con PEPPOL: XML (UBL)
¿Qué son CII y UBL?
Cross Industry Invoice (CII) y Universal Business Language (UBL) son estándares oficiales utilizados para las facturas electrónicas. Por ejemplo, ZUGFeRD utiliza CII. XRechnung admite tanto CII como UBL, aunque UBL es más común. La red PEPPOL también utiliza la sintaxis de UBL.
Servicio de transformación de facturas electrónicas de DocuWare
El Servicio de transformación convierte las facturas entrantes de su respectivo formato XML regional al Universal Business Language (UBL). El Servicio de transformación es un servicio Java que se muestra en el panel Control de servicio de DocuWare (puerto 5050).
La alineación del formato XML simplifica la extracción de los datos de índice en DocuWare, ya que distintos formatos de factura electrónica pueden procesarse en una sola configuración. Sin embargo, puede que necesite varias configuraciones de procesamiento para cubrir al emisor de sus facturas.
Configuración de la importación e indexación de facturas
1. Crear la configuración de procesamiento
Este artículo explica la configuración específica de la facturación electrónica. Para tener una idea mejor sobre cómo crear una configuración de procesamiento, consulte el artículo de la ayuda Procesamiento de documentos.
Vaya a Configuraciones de DocuWare > Capturar > Procesamiento de documentos.
Cree una configuración usando una factura electrónica de muestra.
2. Vincular las configuraciones de procesamiento e importación
Este artículo explica la configuración específica de la facturación electrónica. Para tener una idea general sobre cómo crear una configuración de Outlook, consulte la ayuda de Connect to Outlook.
Vaya a Configuraciones de DocuWare > Capturar > E-mails desde Outlook.
Seleccione una configuración existente de importación de correos electrónicos o cree una nueva del tipo Almacenamiento manual.
Haga clic en el enlace Más opciones y habilite la casilla de verificación Procesamiento automático de documentos.
Seleccione la configuración de procesamiento de documentos creada en el paso 1. Los archivos adjuntos entrantes se emparejan y procesan con esta configuración.
Configuración de sus ajustes cuando procese varios archivos adjuntos
Cuando un correo electrónico contiene varios archivos adjuntos y desea indexarlos con el procesamiento automático de documentos, tiene dos opciones:
1. Archivar el correo electrónico y los adjuntos de manera individual
Configure la importación usando la opción Archivar mensaje de correo electrónico y documentos de manera individual. DocuWare almacena cada archivo adjunto como un documento separado y procesa cada documento por separado. Se recomienda esta opción.
2. Archivar correo electrónico y todos los archivos adjuntos como un documento agrupado
Configure la importación usando la opción Archivar correo electrónico y todos los archivos adjuntoscomo un documento agrupado. DocuWare archiva el correo electrónico y todos los archivos adjuntos como un documento agrupado. El resultado dependerá de los formatos del archivo adjunto:
Se procesan varios archivos PDF o facturas electrónicas (PDF o XML):
El correo electrónico contiene más de un archivo procesable. «Procesable» significa un PDF o una factura electrónica (PDF o XML). Cuando varios archivos adjuntos coinciden con la configuración de procesamiento de documentos seleccionada, cada archivo adjunto se procesa secuencialmente. A continuación, el sistema selecciona el archivo adjunto con el mayor número de campos de índice rellenados. Los valores del índice del documento seleccionado se archivan en el documento agrupado, de acuerdo a la prioridad de fuente que se describe a continuación. Si no es posible procesar con la configuración de procesamiento de documentos seleccionada, se aplicará la indexación de E-mails desde Outlook.
Solo se procesa un archivo PDF o factura electrónica (PDF o XML):
DocuWare ejecuta la configuración seleccionada en el archivo adjunto procesable (archivo PDF o XML) y archiva e indexa el correo electrónico y todos los archivos adjuntos como un documento agrupado. DocuWare rellena estos campos por prioridad de fuente, como se describe a continuación. Si no es posible procesar con la configuración de procesamiento de documentos seleccionada, se aplicará la indexación de E-mails desde Outlook.
Todos los demás tipos de archivos adjuntos (que no sean PDF ni factura electrónica):
El correo electrónico no contiene ningún archivo procesable. El documento agrupado se archiva con los ajustes de configuración de E-mails desde Outlook.Prioridad de la fuente
Los valores extraídos se devuelven a Connect to Outlook y se aplican a los campos de índice. Si una fuente rellena previamente un campo, ese valor anula las fuentes de prioridad inferior. DocuWare rellena estos campos por prioridad de la fuente:
Indexación de valores predefinidos por la ubicación de almacenamiento (solo lectura), por ejemplo por el diálogo de almacenamiento del archivador
Indexación de valores leídos por procesamiento de documentos
Indexación de valores definidos en la configuración de E-mails desde Outlook
Importación de archivos PDF sin XML incrustado
Los archivos PDF que no incluyen una factura electrónica basada en XML no pueden procesarse con una configuración de procesamiento de documentos creada para la facturación electrónica. Para gestionar esos correos electrónicos, cree otra configuración de procesamiento de documentos para archivar archivos PDF que no incluyan XML. Luego, defina una configuración de Connect to Outlook dedicada para los archivos PDF sin XML y vincule la configuración de procesamiento a ella.
Limitaciones actuales
Hay algunas limitaciones a la hora de importar y procesar archivos adjuntos de facturas a través de las configuraciones de Connect to Outlook.
Importación de correos electrónicos:
El procesamiento funciona para una factura electrónica por adjunto de correo electrónico. Si se adjuntan varias facturas a un correo electrónico, estas deben archivarse individualmente.
No es posible aplicar tanto el procesamiento automático de documentos como una configuración de correo electrónico general a un documento, lo que significa que no puede indexar, por ejemplo, una parte de los campos de índice de un documento con procesamiento automático de documentos y la otra parte (como el cuerpo del correo) con la configuración de importación de Connect to Outlook.
Las configuraciones de Connect to Outlook siempre tienen en cuenta la siguiente prioridad al gestionar los valores del índice:
Entradas de índice de solo lectura predefinidas de la ubicación de almacenamiento.
Valores de índice devueltos de la configuración de Procesamiento de documentos.
Valores de índice tal y como se definen en la configuración de Connect to Outlook.
Servicio de procesamiento: El tamaño máximo del documento es de 10 MB; se aplican límites de complejidad de XML.
Servicio de transformación: El tamaño máximo del documento es de 10 MB.
DocuWare: Los campos de tabla solo pueden almacenar hasta 1000 filas (partidas de la factura). Las grandes facturas que superan este límite requieren una gestión especial.
Tipos de campos de facturas electrónicas: DocuWare admite todos los campos EN 16931 válidos en CII y UBL, con dos excepciones en el formato CII:
SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.SellerTradeParty.ID
SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.AdditionalReferencedDocument.TypeCode
Se recomienda por lo general no indexar estos tipos de campos en particular en un archivador. Incluso si se indexan, la factura electrónica se procesaría normalmente, pero esos campos específicos estarían vacíos.
Propiedades XML: Al procesar facturas electrónicas, las siguientes propiedades XML tienen los valores máximos especificados:
Processing-XmlComplexity-MaxNestingDepth: 60
Processing-XmlComplexity-MaxElementCount: 100 000
Processing-XmlComplexity-MaxCharacterCount: 20 000 000